Что необходимо для улучшения рабочего места. Удобное рабочее место: как улучшить рабочее пространство

Некоторые люди утверждают, что хорошо работают в высоко-стрессовом окружении. Я не один из них. Когда я расслаблен, моя производительность наиболее высока. Если передо мной стоят задачи, которые меня вдохновляют, я также ощущаю тягу к тому, чтобы завершить работу, однако в данном случае желание работать обусловлено любовью, а не страхом.

За прошлый год я изменил свой домашний офис так, чтобы лучше его релаксифицировать (я знаю, что нет такого слова «релаксифицировать», но оно должно быть). Я наслаждаюсь временем, проведённым в своём рабочем пространстве и я могу работать продуктивно очень долго не теряя человеческий облик.

В то время, когда вы продумываете своё рабочее пространство, существует правило №1: «Если чувствуете, что что-то правильно для вас, это и есть правильно». Это правило основное, а вот мои своеобразные советы - вторичны.

С этой мыслью в голове я предлагаю вам 10 советов, как сделать более расслабленную атмосферу на вашем рабочем месте.

1. Сделайте рабочее место более привлекательным для себя

Когда я иду по обычному офисному зданию, в основном, я вижу ужасно стерильные рабочие места. It doesn’t look remotely human. Людей наняли здесь работать или… ассимилироваться?

Должно ли профессиональное рабочее место быть стерильным морем бежевого и серого? Помните, где вы работаете, там также и проводите часть жизни. На протяжении вашей жизни определённое время вы будете проживать внутри вашего рабочего пространства и имеет смысл добавить немного визуальной привлекательности.

Когда вы впервые за день смотрите на рабочее место, вы должны получать положительный заряд от этого. Каждый день. По-настоящему, это должно быть ваше любимое место во всём здании, доме или институте. Если вы сейчас на рабочем месте, пожалуйста, отойдите от него на минуту, а потом войдите в него заново, внимательно прислушиваясь к своим чувствам. Какую самую первую эмоцию вы заметили? Чувствуете ли вы стресс? Разбиты? Устали? Накатила апатия? Сконцентрировались? Успокоились? Насколько часто вас посещает это состояние во время работы?

Теперь выберите эмоцию, которую хотите почувствовать и экспериментируйте с различным визуальными элементами, чтобы увидеть, как они изменяют ваши чувства. Попробуйте новые аксессуары, фотографии, плакаты, зеркала, цветы, безделушки, игрушки, статуи, картины, кристаллы, и всякое такое. Если у вас есть достаточная степень контроля, вы можете подстраивать освещение рабочего места, чтобы создать правильное настроение. Я знаю программиста, который работает в совершенно тёмной комнате без окон и ему это нравится.

2. Разберите беспорядок

Один взгляд на беспорядочное рабочее место и вы понимаете, что человек, работающий за ним, находится в состоянии стресса, подавленности и неорганизованности. Несколько лет назад я читал о памятке, которая рекомендовала большинству менеджеров не продвигать человека с неряшливым рабочим столом на позиции, требующие ответственности. Там говорилось, что раз вы не можете организовать своё физическое пространство, то вы, вероятно, не компетентны для определённого положения и вам нельзя доверять. А если случаются сокращения, то вы можете себе представить, кто наиболее очевидно под него попадёт.

Но даже больше вредных воздействий эффект неряшливого стола оказывает на вашу сосредоточенность. Сложно чувствовать себя сконцентрированным, когда вы окружёны незаконченными заданиями, которые постоянно напоминают вам о том, что вы ещё с ними не разделались. В идеале только один лист бумаги, относящийся к текущей задаче, должен быть прямо у вас в руках. Остальное надо хранить в ящиках стола, на полках и в коробках. Многие люди отмечают существенное улучшение их продуктивности, когда пробуют этот подход.

3. Добавьте цветы

Цветы это очень хороший способ добавить жизни в безжизненное рабочее пространство. Используйте только живые, кислородо-производящие цветы, а не лишённые жизни подделки. Поливайте их, чтобы они были здоровы. Через какое-то время вы обнаружите, что ваши цветы начинают резонировать с вами и становиться вашим отражением. Умирающие цветы - мёртвая карьера. Искусственные цветы - казаться успешным, но быть пустым внутри. Здоровые цветы - успешная карьера. Много цветов - изобилие. Станьте ближе к природе, добавив немного цветов на рабочий стол и вы обнаружите, что наслаждаетесь окружающим пространством гораздо больше.

Сейчас у меня в офисе три горшка. Два из них, это «счастливый бамбук». Действительно ли они счастливые? С тех пор, как я их купил в прошлом году, мой доход вырос примерно в 100 раз. Поэтому, как знать? Позади них я поставил небольшое зеркало, которое удваивает видимое пространство не используя при этом дополнительно места. Может быть это ещё и удачу мою удваивает.

4. Пахнуть должно хорошо

В штате австралийского дантиста Пэдди Ланда есть сотрудники, ежедневно выпекающие свежие кексы для пациентов. Подумайте, как пахнет обычно офис такого зубного врача. Теперь представьте себя идущим через такой офис, окружённым запахом свежих черничных кексов. Это, как говорят, наряду с другими улучшениями, позволяет Ланду увеличивать выручку в десять раз. Я не советую вам устанавливать какую-нибудь «Мега-Печь» на рабочий стол - есть множество способов сделать запах лучше, нежели запах чистящих средств.

Совсем недавно я читал, что определённые запахи имеют измеримый эффект на производительность труда. Если я правильно помню, то лимон и лаванда производят наибольшее положительное действие.

Лично мне нравятся ароматические свечи, и особенно на пъедестальчиках 3 на 6 дюймов. Они не только наполняют мой кабинет хорошим запахом, но и добавляют визуальной привлекательности своим полноцветием. Мне больше всего нравятся ванильный и лимонный запахи. У меня в офисе одновременно стоит почти дюжина ароматических свечей. Я обнаружил, что за хорошие свечи можно заплатить. Я не эксперт по свечам, но заметил, что дешёвые сгорают неровно, становясь уродливыми, догорая и не дают достаточно плотного запаха.

Время от времени я поджигаю Таитянские ванильные ароматические палочки, но использую их очень скупо, так как они способны провонять всё здание. Я жгу их прямо под открытым окном, которое разбавляет запах и не даёт комнате стать задымлённой.

Если вы не любите свечи, то есть другие способы улучшить запах в офисе. Вы можете достать распылитель и заполнить его ароматическим эфирным маслом, а также просто использовать нарезанный лимон. Но будьте осторожны с искусственными освежителями воздуха, есть сообщения о том, что они подвергают ваше здоровье риску.

5. Включите расслабляющую музыку

Поэкспериментируйте с различными видами музыки, чтобы посмотреть, какой эффект оказывает она на уровень вашего стресса и продуктивность. Используйте наушники, чтобы не досаждать другим.

Мне больше всего нравится полное молчание, когда я делаю определённую работу, но, когда я занят каждодневными задачами, я люблю послушать музыку. Я использую бесплатный проигрыватель WinAmp и слушаю потоковую музыку с Digitally Imported. После годового прослушивания бесплатных потоков DI, я наконец-то купил подписку (60 долларов в год). Эта подписка позволяет мне получать потоки в лучшем качестве, более устойчиво (без задержек и рассоединений так часто), а также без рекламы. Мои любимые потоки это «Vocal Trance» и «New Age».

6. Найдите приличный стул

Вероятнее всего, вы используете свой стул гораздо чаще, чем какой-то другой объект рабочего пространства., поэтому обдумайте инвестиции в хороший. Сегодня настолько богатый выбор всяких чудес, на которых вы можете сидеть, включая кресла для сидения на коленях, шары и многое другое. Зайдите в мебельный магазин и найдите что-нибудь, подходящее лично вам. Если ваша компания не хочет давать вам приличный стул, подумайте, как купить его самостоятельно.

У меня нет сверх-дорогого стула (я думаю, он стоит около 200 долларов), но лично для меня он удобен. Он держит мой позвоночник и я могу сидеть на нём часами без боли и дискомфорта. Я пересмотрел дюжины разных стульев перед тем, как выбрать этот. Ему около 10 лет, поэтому, возможно, самое время мне начать всматриваться, не найди ли я кресло получше. Я слышал действительно хорошие отзывы об офисных креслах Aeron. С другой стороны прикольно бы было купить трон.

7. Поставьте портативный вентилятор

Даже с хорошим кондиционером вы можете испытывать желание включить вентилятор. Для лучшей циркуляции воздуха, например. Используйте маленький портативный вентилятор, чтобы повысить комфортность там, где вы это хотите.

Сегодня в Лас Вегасе жарко - 105 по Фаренгейту, а на этой неделе было, похоже, 110. Средняя температура летом может превышать 120 градусов. Переносной вентилятор это хорошее дополнение к моему рабочему месту. Очень хороши вентиляторы марки Vornado.

8. Добавьте фонтанчик

Если вы находите звуки бегущей воды успокаивающими, рассмотрите возможность установки фонтанчика на рабочий стол. Самый простой можно найти на 20 долларов.

В прошлом году я поставил в углу моего домашнего офиса фонтан в виде подсвеченного сада камней. Я включил его в ту же розетку, в которую включаю компьютерное оборудование, так что он включается тогда же, когда включается оно. В среднем, он работает около восьми часов в день и я добавляю воду каждые три дня. Когда я слышу, что воды почти не осталось, я вспоминаю, что надо ещё и цветы полить.

9. Персонализируйте своё рабочее место

Выглядит ли ваше рабочее место так, как будто за ним работает автомат, или оно включает в себя элементы, которые делают его уникально вашим? Помните, что ваше рабочее пространство это жизненное пространство для большой части вашего дня, поэтому сделайте его жизненным, а не просто рабочим. Хорошим способом достичь этого является добавление предметов, в которых есть эмоциональный смысл для вас.

Фотографии - очень простой способ персонализировать ваше пространство. У меня несколько обычных семейных фотографий в офисе и обязательная свадебная картина, но есть ещё одно особенное для меня фото, сделанное моим (покойным) дедушкой, когда мы с моей женой впервые встретились.

10. Установите непрерываемые периоды

Договоритесь о промежутках времени каждый день, когда вы выключаете все внешние коммуникации и заматываетесь в кокон концентрации. Повесьте табличку «Не беспокоить», выключите телефон и аську, перестаньте проверять даже почту. Используйте это время для работы над задачами, которые доставляют вам наибольший стресс и требуют наивысшей концентрации. Проще расслабиться и сфокусироваться, когда вы знаете, что никто вас не прервёт.

Некоторые виды работ, понятно, требуют большей концентрации, чем другие. Программист нуждается в большом её количестве, а секретарь скорее всего в исчезающе малом. Определите, насколько вы надо быть производительным и сделайте что-нибудь, чтобы быть таковым.

Когда мне действительно нужно сконцентрироваться, я запираю дверь в офис. Моя семья иногда возражает против такого затворничества, но с двумя детьми в доме на летних каникулах я нахожу необходимым расширить некоторые границы, чтобы сделать работу. Я совсем не дружелюбный и всепрощающий, когда меня прерывают во время написания статей, так что по большому счёту это для их же безопасности.

Теперь сделайте это!

Выберите время, чтобы осмотреть ваше рабочее пространство и сделать немного изменений в нём, которые захочется. Как сделать ваше рабочее место ещё более расслабляющим, жизненным и привлекательным? Если денег впритык, установите бюджет на то, сколько вы можете потратить на то, чтобы релаксифицировать рабочее пространство. Может быть вы сможете добиться того, что ваш наниматель заплатит за что-то их этого, особенно, если ему захочется увеличить вашу производительность.

Что, если ваш работодатель не разрешает вам сделать то, что вы хотите? Некоторые изменения, возможно, придётся обсудить ввиду их побочных эффектов. Вашим коллегам может не понравиться запах жасмина, исходящий с вашего рабочего стола. А если ваш работодатель - огроподобный болван и не разрешает поставить цветок или фотографию, что ж… Я рекомендую вам найти другого нанимателя. Ваша работа должна поддерживать предпочитаемый вами образ жизни, а не плющить его.

Подумайте, какие места вас больше всего расслабляют. Что в них такого, почему вы чувствуете себя лучше, находясь там. Какие виды, звуки и запахи? Как вы можете изменить своё рабочее пространство, чтобы сделать его таким же по ощущениям? Может быть вам не удастся продублировать ваши ощущения в совершенстве, но вы всегда можете подойти достаточно близко. Если у вас нет времени для того, чтобы закончить переделку рабочего места, просто делайте небольшие изменения каждую неделю. Добавьте фотографию. Поставьте горшок с цветами. Разгребите завалы на столе. Релаксифируйте и наслаждайтесь.

Toyota знают во всем мире. Японское чудо знаменито тем, что за короткий срок компания превратилась в автомобильного гиганта с чистой прибылью, исчисляемой миллиардами долларов. В чем секрет успеха и можно ли его повторить в современных условиях.

После окончания Второй мировой войны экономика Японии оказалась в весьма плачевном состоянии. Большинство предприятий были закрыты. , безработица, отсутствие необходимых товаров, резкое снижение уровня жизни японцев требовали немедленного проведения серьезных реформ и восстановления промышленности.

Неважно шли дела и в японской компании по производству автомобилей – объемы сборки упали до минимума. Но в 50-х годах прошлого века ситуация резко изменилась: за какое-то десятилетие, будто по мановению волшебной палочки, гадкий утенок превратился в прекрасного лебедя. О Toyota заговорили как о японском чуде, ведь за короткий срок она стала автомобильным гигантом с ежегодной чистой в несколько миллиардов долларов.

Но никакого волшебства здесь не было, просто в компании были разработаны абсолютно новые принципы работы, благодаря которым она стала крупнейшим автомобильным производителем в мире.

Японцы создали самое совершенное оружие – идеальную методику организации производственного процесса. Ее главный принцип основывается на философии бережливого производства и называется Toyota Production System (TPS ) . Казалось бы, сотрудники компании должны были бы бережно хранить секрет своего успеха, чтобы им не воспользовались конкуренты. Но они, наоборот, всячески популяризуют свою методику TPSи даже предлагают услуги желающим овладеть ею. Кроме того, они открыли технологический полигон, где можно ознакомиться с секретами TPS «изнутри».

И все же никому не удается полностью постичь и воспроизвести уникальные принципы Toyota и сравниться с ней по эффективности. По словам ее руководителей, никто не формулировал их специально. Они сложились внутри компании сами по себе, самостоятельно, они были заложены внутри каждого работника, и понять их и проникнуться ими людям со стороны невероятно сложно.

Японский секрет

Составляющая японской философии бережливого производства – система 5 S (или 5С). Благодаря этой системе сотрудникам компании удалось оптимизировать производственный процесс, а значит, и сделать свой труд более эффективным. Суть системы 5S – в правильной организации рабочего места .

«Организация рабочего места» – звучит сухо и невыразительно. Казалось бы, каких таких больших успехов можно добиться, если всего лишь держать свое рабочее место в порядке?! Это так скучно, как и «Копейка рубль бережет». Наверняка имеется какой-то другой секрет, о котором предпочитают умалчивать!

Мы хотим получить волшебный совет, как быстро стать успешными и богатыми, а нам предлагают углубиться в нудные принципы , один из которых – правильная организация своего рабочего места. Точно так же, как, заболев, мы ищем волшебную таблетку, которая мгновенно сделает нас здоровыми. И не хотим ничего слышать о , который у многих ассоциируется с ботаниками и .

Тем не менее, японская система 5Sстала необычайно популярной во многих странах мира, и это говорит о том, что она работает! Ее совсем не обязательно применять исключительно на производстве – она прекрасно подходит и для .

В чем же ее суть?

Само название «система 5S» говорит о том, что она состоит из пяти правил, название каждого из которых начинается на букву S (в русском языке – С). По-японски они звучат следующим образом: Сэири, Сэитон, Сэисо, Сэикэцу, Сицуке . На английском языке так: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain . А на русском так: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование .

Остановимся на каждом из них подробнее.

Сортировка

Все предметы, находящиеся на , нужно разделить на три категории. В первую нужно включить вещи, которые всегда должны быть под рукой, потому что без них мы просто не сможем работать, - это будут всегда необходимые вещи .

И в третью категорию попадут вещи, которые неизвестно как оказались на нашем столе и непонятно что там делают, потому что для работы они нам совершенно не нужны. Это просто ненужные вещи .

Соблюдение порядка

Теперь мы должны разложить необходимые вещи и вещи, нужные иногда, так, чтобы было максимально удобно ими пользоваться: чтобы мы не тратили время на их поиск, а могли найти каждую из них быстро и едва ли не с закрытыми глазами и при этом случайно себя не травмировать. И здесь японцы предлагают исходить из 4-х критериев:

Нужная вещь должна лежать на видном месте;
Она должна лежать так, чтобы до нее можно было легко дотянуться, не вставая со своего рабочего места;
Вещь, необходимая для работы, может использоваться на расстоянии, потому что она не предназначена для того, чтобы ее брали в руки, - например, тот же монитор. Если рабочий процесс предполагает параллельную работу с компьютером, то он должен стоять так, чтобы мы периодически не пересаживались в поисках удобного положения, а заняли его сразу;
Необходимые предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было не только быстро взять, но и так же быстро вернуть на свое прежнее место после того, как они станут не нужны. В противном случае к концу дня наш стол будет загроможден лишними предметами, мешающими отыскать нужную вещь.

Во-первых , его нужно разбить на зоны. Каждая из них будет предназначена для определенной группы предметов: например, все документы займут одну зону, канцелярские принадлежности – другую, компьютерная техника – третью и т. д.

Во-вторых , в течение рабочего дня предметы таки имеют свойство «расползаться» по столу и «прятаться» так, что мы долго не можем их найти. Поэтому не ленимся возвращать их на свое место – лучше это делать в конце рабочего дня. Это займет каких-нибудь пять минут, а сэкономим мы намного больше.

Стандартизация

Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками.

На предприятиях предлагается закрепить эти стандарты нормативными документами, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник. Если же система 5S используется в личных , то ее выполнение зависит от самодисциплины и сильного желания повысить эффективность своей работы.

Стоит сказать, что ни один нормативный документ не заставит человека работать , пока он сам внутренне не проникнется необходимостью оптимизировать свой труд. Очевидно, что японцев не нужно было заставлять и уговаривать: им свойственно стремление к порядку, и они привыкли , отвечая не только за себя, но и за остальных ее членов. Они не только сами стараются работать хорошо, но присматривают и помогают другим сотрудникам. И в результате команда работает быстро и слаженно.

Совершенствование

Совершенствование предполагает доведение всех действий до автоматизма – они должны стать необходимой , когда не нужно будет контролировать их напоминать себе о том, что нужно навести порядок на рабочем столе.

Казалось бы, ничего нового японцы не придумали. Ознакомившись с их «секретами», мы испытываем разочарование: нам кажется, что над нами просто посмеялись. Ведь о том, что каждая вещь должна иметь свое место, мы знаем с детства и этому же учим своих детей. Но очевидно, что знать – мало. Секрет в том, чтобы никогда не отступать от этих правил. Однако практика показывает, что нет ничего сложнее, чем соблюдать простые правила. У японцев это получается так, как ни у кого больше!

кандидат психологических наук

Как оупенспейс влияет на сотрудников

Если по содержанию рабочий процесс связан с рутинными действиями и последовательным выполнением инструкции, то оупенспейс - вполне удачное решение, так как позволяет контролировать действия работников и, что важнее, заставляет постоянно ощущать контроль, даже если реально его в данный момент нет.

Если рабочий процесс включает в себя хоть какие-то креативные элементы, то оупенспейс оказывается «неврозогенным». Дело в том, что любой произвольный выбор, любое самостоятельное принятие решения - это в известной степени стресс (даже девушка, выбирающая, какие серёжки надеть, его испытывает). В оупенспейсе этот стресс многократно увеличивается: человек проецирует свои эмоции на всех тех, кто может его в эту минуту видеть.
В результате он оказывается вовлечён в переживания агрессии, стыда, вины и пр. Это запускает иррациональные конфликты в коллективе и одновременно очень снижает темп работника. Поэтому оупенспейс может быть хорош для коллектива телефонисток, бухгалтеров, операционистов, но неудачен для коллектива редакции, программистов.

Исправить положение практически невозможно. Чтобы сгладить негативное воздействие оупенспейса, можно, во-первых, настроить загородок, чтобы хотя бы часть рабочего места не просматривалась. Чем больше рабочее место отгорожено, тем лучше. В идеале спейс получается практически не оупен. Во-вторых, можно создать сложную корпоративную культуру, чтобы у каждого работника было очень большое число прав. Если человек чувствует себя очень защищённым (много неукоснительно соблюдающихся прав и абсолютный минимум запретов, всё однозначно интерпретируется и прописано на бумаге), то у него понижается чувствительность к открытому пространству. Но я не видела полностью удавшихся решений этого типа. Обычно 10–15 % сотрудников расслабляются и начинают работать почти так же эффективно, как при кабинетном размещении, а остальные не верят в свою защищённость и постоянно нарушают правила.

Анастасия Панибратова

архитектор

Как улучшить своё рабочее место

Оупенспейс, в отличие от отдельного кабинета, не даёт полной свободы в оформлении рабочего места. Счастье тому, чей босс потрудился над проектом рабочего пространства вместе с профессиональным дизайнером интерьеров и позаботился о комфорте своих сотрудников. Однако в таком оупенспейсе будут строже следить за внешним единообразием. Никто не запретит вам поставить на стол фотографию или пару игрушек (которые я не приветствую), но в остальном придётся принять заданные условия. В спонтанно оформленных оупенспейсах больше возможностей для индивидуального творчества, поскольку смена мебели или растений не нарушит стилистический хаос, царящий в этом пространстве.

Если вам некомфортно на рабочем месте, то прежде всего обратите внимание на то, на чём вы сидите. Удобное кресло - это основа продуктивности и хорошего самочувствия. Кресло должно подходить вам по высоте, по ширине и глубине сиденья. Угол между спинкой и сиденьем должен быть чуть больше 90 градусов, а сама спинка изогнута, чтобы обеспечивать хорошую поддержку спине и пояснице. В хорошем кресле должны регулироваться не только высота и наклон спинки, высота и длина подлокотников и расстояние между ними, но и глубина и высота поддержи поясницы. Материалы сиденья и спинки должны быть упругими, воздухопроницаемыми и легко чиститься. И, конечно, совершенно необходимо, чтобы кресло, в котором проводишь 8–10 часов в день, доставляло эстетическое удовольствие. Тем, кто ценит здоровый образ жизни, советую попробовать последнее достижение разработчиков офисной мебели - кресло, позволяющее тренировать мышцы во время сидения. Кроме того, подставка под ноги может оказаться неожиданно эффективным и элегантным решением проблемы дискомфорта.

Второй столп, на котором зиждется комфорт сотрудника, - большой устойчивый письменный стол. Если вы не носите микроюбки, то лучше пользоваться столом на четырёх ножках, а не на сплошных опорах. Если пространство офиса не позволяет каждому сотруднику разместить просторный стол для личного пользования, можно объединиться с дружественным коллегой. Ножек будет меньше, а места для ног - больше.

Бывает, что причина дискомфорта не в неверно подобранной мебели, а в большом количестве людей вокруг

Правильно подобранный монитор сохранит вам зрение, убережёт от головных болей и позволит оптимизировать рабочий процесс. Лучше выбирать широкоформатный монитор с диагональю 23–24 дюйма. В этом случае вся площадь экрана помещается в поле зрения - при условии, что монитор находится на расстоянии 30–40 сантиметров от глаз. Экран ноутбука обычно ближе к глазам, поэтому экрана диагональю 15–17 дюймов достаточно. Более комфортными считаются экраны с матовым покрытием. Для офисных работников лучше выбирать мониторы с матрицами PVA или S-PVA. У них широкий угол обзора, отличная цветопередача, и они меньше утомляют глаза при длительной работе. Обычно более дорогие мониторы более комфортны, но если вам неудобно работать на Retina, стоит прислушаться к себе. Удобно иметь на рабочем столе не один, а два монитора - например, подключить дополнительный дисплей к ноутбуку. В этом случае можно размещать информационные блоки на разных экранах. Стойка монитора - это не просто приспособление, позволяющее поддерживать монитор в вертикальной плоскости. С её помощью можно тонко регулировать положение экрана в зависимости от комфортного положения тела в данный момент. Если приходится работать с большими текстами, в том числе программным кодом, пригодится функция поворота экрана на 90 градусов.

Бывает, что причина дискомфорта не в неверно подобранной мебели, а в большом количестве людей вокруг. Если чувствуете, что устали от общества коллег, попробуйте обособить своё рабочее пространство. Установите небольшие перегородки по сторонам стола: они не создают ощущения замкнутого пространства, но мешают любознательным соседям изучать происходящее на экране вашего монитора. С помощью штор и мягких перегородок можно придумывать разнообразные варианты зонирования пространства и быстро реагировать на изменения отношений в коллективе. Великолепно помогают смягчить урбанистический ландшафт офиса растения, которые можно расставить на полу между столами или разместить на тумбочках, зонирующих офис, или даже на рабочем столе. Особо забывчивые могут заказать горшки с автоматическим поливом. Если нужно сосредоточенно поработать в тишине, спасут звуконепроницаемые строительные наушники. Только объясните коллегам и начальнику, для чего вам нужен столь экстравагантный аксессуар.

О важности окружения, в котором мы работаем, и советует, как изменить свое рабочее место, пока оно не изменило вас.

Мало что влияет на продуктивность так же сильно, как наше окружение. При этом лишь немногие выделяют время на то, чтобы критически оценить свое рабочее место и внести коррективы. Вместо этого мы принимаем все как есть.

Мы приходим в один и тот же офис, кофейню или коворкинг и пытаемся настроить себя на продуктивную работу. Но в независимости от того, где вы находитесь, существуют простые и быстрые способы заставить ваше рабочее место работать на вас.

Источник: Medium

Почему окружение имеет значение

Исследования доказывают, что часто наши привычки на рабочем месте, причем и положительные, и отрицательные, вызваны каким-либо внешним триггером, среди которых все чаще выделяют условия на рабочем месте. Мы посещаем одни и те же места, сидим за одним и тем же столом и постоянно находимся под влиянием одних и тех же факторов.

Звучит неплохо, ведь так? Создайте вокруг себя подходящие условия, и вы будете автоматически входить в состояние потока. Но, к сожалению, не все так просто.

В процессе эволюции мозг человека приучился держать нас в безопасности, даже если мы этого не осознаем. Если мы оказываемся под угрозой, нужно принимать решения быстро, для чего наш мозг использует технику под названием «тонкое разделение». Ее суть в том, что выбирается один небольшой элемент реальности, который затем обобщается и определяет, какую модель поведения выбрать.

Таким образом, различные триггеры и внешние факторы на рабочем месте влияют на вас даже на уровне подсознательных суждений и действий.

Не верите? Вот лишь некоторые научно доказанные факты о том, насколько мощное влияние на наши мысли и действия оказывает окружение:

Студенты, которым дали в руки чашку горячего кофе и через несколько секунд попросили оценить незнакомого человека, были более склонны описывать его как теплого и дружелюбного, чем студенты, которым давали холодный кофе.
Люди сильнее чувствовали конкуренцию, если в поле зрения находился портфель или даже изображение портфеля на стене. Этот эффект наблюдался, даже если человек не мог вспомнить, что видел этот портфель.
Если вы общаетесь с человеком, часто использующим в своей речи такие слова, как «вниз», «подавленный», «низкий», «бессмысленный» и «разочарованный», скорее всего, вы будете чувствовать что-то подобное.
Даже слабый запах чистящей жидкости делает людей более чистоплотными, чем обычно.

Так как создать окружение, которое заставит нас чувствовать себя так, как нам нужно в течение всего рабочего дня – мотивированными, продуктивными и креативными?

Победите мешающие факторы, пока они не победили вас

Нейропсихологи из Принстонского университета обнаружили зависимость между продуктивностью людей порядком на рабочем столе. Результаты показали, что беспорядок на рабочем месте отвлекает внимание, что снижает производительность и повышает уровень стресса.

Физический беспорядок влияет на мозг примерно так же, как многозадачность : перегружает органы чувств, вызывает стресс и мешает мыслить творчески.

Однако дело не только в том, чтобы просто избавиться от лишних вещей вокруг. Мы не создаем беспорядок только из-за лени или неорганизованности – отказ от разбросанных вещей в буквальном смысле доставляет нам боль.

Исследователи из Йельского университета недавно выявили , что две области мозга, ответственные за болевые ощущения, активируются при отказе от личных вещей, с которыми мы чувствуем связь.

Те же самые участки мозга активируются, когда мы чувствуем физическую боль от пореза бумагой или от чересчур горячего кофе.

Ваш мозг одинаково реагирует на потерю какой-либо из личных вещей и на физическую боль.

Как можно снизить уровень стресса из-за отвлекающих факторов?

Используйте ограничители. Подписчики в твиттере, открытые вкладки в браузере, блокноты, журналы – задание себе жестких рамок и самоконтроль позволят не отвлекаться на новые факторы.
Используйте небольшие пространства для хранения. Согласно закону Паркинсона , мы заполняем делами все свободное время, и то же самое можно сказать о беспорядке. Меньше места – меньше возможностей для его захламления.
Каждый месяц устраивайте ревизию окружающего пространства. Уделяйте время на уборку, сортировку и избавление от ненужного хлама каждый месяц.
Заведите привычку ежедневно прибирать рабочее место. Генеральный директор Crew Микаэл советует прибираться на рабочем месте в конце каждого дня, чтобы утром ничего не отвлекало вас от выполнения важных дел.

Ищите места, которые вас вдохновляют

Мы не без причины чувствуем вдохновение в просторных помещениях и прилив сил, сидя у окна. Помимо дозы витамина D, архитектура может сильно влиять на продуктивность.

Возможно, у вас нет права выбрать себе рабочее место, но есть несколько простых приемов: найдите место с естественным освещением из окна , выходите на свежий воздух, если чувствуете падение продуктивности, или просто найдите новые места.

Новое окружение действительно может привести вас к новым идеям. А еще приятнее то, что, согласно исследованиям, вырабатывать новые привычки на новом месте легче .

Используйте разные места для разных мыслительных задач

Мы знаем, что разные места по-разному на нас влияют. Так почему бы не использовать это в своих интересах?

Наш мозг обожает привычки , и если мы сможем создать ассоциации между определенными местами и определенными свойствами разума, это поможет нам повысить работоспособность. Такой прием называется «ассоциация задач» - то есть мы оказываемся в каком-то месте, и мозг понимает, что сейчас мы будем заниматься определенным видом работы.

Писатель Грегори Чиотти дает отличный пример того, как он приводит себя в состояние работоспособности, просто меняя используемое устройство. Он рассказывает, как приучил свой мозг к тому, что за настольным компьютером он занимается осмысленным письмом – например, написанием статей. Ноутбук предназначен для более поверхностной работы, к примеру, проверки электронной почти или личной переписки. Наконец, планшет используется только для чтения.

Источник: sparringmind.com/changing-habits

Это настолько мощная техника, что ее даже использовали для лечения бессонницы. Людям, страдающим от нее, сказали приходить в спальню только в том случае, если они чувствовали усталость. Если за установленный промежуток времени заснуть не удавалось, люди должны были уйти из спальни и переключиться на другую задачу до тех пор, пока усталость не появлялась снова.

Если вам удастся приучиться себя заниматься определенными видами деятельности в определенных местах, вы сможете настраивать свой разум на определенный лад, просто физически находясь где-либо.

Еще один человек, взявший на вооружение такой подход – писатель и художник Остин Клион, у которого в кабинете два стола – «аналоговый» с бумагой, ручками и маркерами и «цифровой» с ноутбуком и планшетом. Для создания идей и «игры» используется только аналоговый стол, в то время как для оформления, редактирования и публикации – цифровой.

Настройте себя на успех

Мы можем считать, что сила воли и самоконтроль позволяют нам справляться даже с самыми тяжелыми задачами, но глубоко внутри мы все ленивы. Но это не на 100% наша вина. Наш мозг приучен любой ценой сохранять энергию и принимает подсознательные решения исключительно в зависимости от того, насколько простой или сложной является задача.

Так что если вы хотите создать рабочее место, которое будет способствовать продуктивности, сосредоточьтесь на том, чтобы вам было проще заниматься тем, чем вы хотите заниматься, и сложнее заниматься тем, чем не хотите.

Профессор Стэнфорда и психолог Б. Дж. Фогг называет это «дизайном для ленивых».

Иногда достаточно просто отключить телефон и положить его в ящик стола, чтобы каждый раз при желании проверить сообщения вам приходилось пройти через долгий процесс, а временами нужно выключать даже телевизор и прятать его в шкафу.

Недавно я начал использовать еще один прием – в конце каждого дня закрывать все вкладки в браузере, кроме самых важных. На следующий день проще всего продолжить работу над тем, что осталось с предыдущего дня.

Конечно, не я первый стал это делать. Известно, что еще Хэмингуэй часто прерывался на середине предложения, чтобы на следующий день не ломать голову, с чего начать.

Следите за своими ощущениями

Помимо физического окружения и ментальных ассоциаций с ним существуют некоторые дополнительные вещи, которые тоже можно контролировать.

Мы уже писали о силе музыки и о том, как найти правильную композицию для какой-либо задачи, но важно помнить, что некоторые звуки могут крайне негативно сказываться на вашей продуктивности.

Исследования доказывают, что обрывочная речь – небольшие части разговоров, которые вы слышите – может оказывать отрицательное влияние на способность концентрироваться.

В ходе одного метаанализа были рассмотрены 242 исследования о влиянии шума на производительность. Оказалось , что при выполнении умственной работы – той, где требовалось внимание, нужно было читать и обрабатывать текст или числовые данные – обрывочная речь влияла на продуктивность сильнее, чем непрерывный разговор (даже при небольшом изменении громкости и ритма) и шум, не связанный с речью.

Плохие новости для тех из нас, что работают в офисах или коворкингах.

Однако есть и варианты. Если у вас нет возможности перебраться в тихое место, могут помочь вернуть концентрацию наушники с системой шумоподавления и музыка, которая перекроет речь.

Когда в процессе работы борются природа и привычки, почти всегда верх одерживают последние. Правила, которые мы сформировали, и триггеры, которыми мы окружили себя, оказывают огромное влияние на качество и производительность нашей работы.

Но если подойти к выбору и обустройству рабочего места с умом, можно сделать так, что переходить в состояние потока получится быстрее и чаще.

Разговоры коллег, звонки, шум, неудобное рабочее место, хаос в кабинете, беспорядок на собственном же столе могут мгновенно вывести из равновесия и усугубить ситуацию. О том, как эффективно разобраться с раздражителями на работе, читательницам «Единственной» рассказывает Марина Маковий.

Марина - известная украинская бизнес-леди и генеральный директор Международного кадрового портала HeadHunter Украина (hh.ua).

Шумные коллеги

Для начала попроси окружающих вести себя тише. Люди обычно реагируют на такие просьбы, и на какое-то время это сработает. Другой способ не слышать разговоры - наушники с шумоподавлением. Ну и третий способ (самый радикальный) - поменять рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать удаленно.

Звонки чужих телефонов

Чужие рингтоны - еще один раздражитель в офисном пространстве . Переведи свой телефон в беззвучный режим и предложи коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводи в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если ты работаешь в маленькой команде. В большом отделе актуально предложить сделать это коллегам, которые сидят рядом.

Неудачное рабочее место

Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно - каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает тебя как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.

Организуй рабочее пространство

Идеальное рабочее место - то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у тебя на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше. Если рабочий стол захламлен - убери с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протри столешницу. Разбери все, что лежало на столе: все ненужные документы отправь в мусорную корзину, нужные - помести в соответствующие папки (и тоже убери со стола). Если будешь держать на столе чашки, ложки и тарелки, репутация неряхи тебе обеспечена.

Планирование и стикеры

Если часто приходится запоминать и записывать разные вещи, кроме блокнота установи рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько секций — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» - и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все дела всегда будут перед глазами.

Свет, стул, стол и корзина для мусора

Свет - это очень важно. Хорошо, если в кабинете есть большие светлые окна. Во-первых, солнечный свет настраивает биоритмы, избавляя от ненужной сонливости и усталости в течение дня. Во-вторых, способствует выработке серотонина - особого гормона, который отвечает за хорошее настроение. Депрессия сильнее поражает именно тех, кто сидит в глубине офиса или в полуподвальных помещениях, вдали от естественного освещения.

Лампа должна находиться слева, если ты правша, или справа, если ты левша. Когда света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируй на нем яркость, а заодно высоту и наклон.

Стул должен быть максимально удобным и с мягкой поверхностью. Желательно наличие подлокотников: они должны располагаться так, чтобы ты могла сгибать локти под углом 90 градусов. Высоту стула необходимо отрегулировать так, чтобы бедра были параллельны полу, ступни стояли на полу.

Высота стола зависит от вашего роста. Важно, чтобы в сидячем положении расстояние между коленями и крышкой стола было около 20 см.

Держи возле рабочего стола корзину для мусора и отправляй туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе.

Система хранения

Если ты часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой - заводи папки для каждого вида документов, подписывай их и сортируй так, как угодно: можно по дате, а можно по теме, например, по одному контрагенту. Главное, чтобы ты всегда знала, как найти те или иные счета. Все документы, которыми редко пользуешься, убери подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держи под рукой.

Делай резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляй их на сервер компании или в облачное хранилище. Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные.

Музыка одним помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если ты в первой категории — помни о тех, кто во второй. Если в помещении, где работаешь, есть кто-то еще, — слушай музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.

Зеленые растения - это всегда хорошо. Важно лишь определиться: сколько времени ты сможешь уделять уходу за ними. Наиболее неприхотливые цветы - филодендрон, спатифиллум, драцена, кротон. Отличный вариант - разбить «сад» с травами: мятой, лавандой, розмарином, тимьяном. И глаз радует, и аромат приятный, расслабляющий.

Если личная работа требует энергии, а офис оформлен в серых угрюмых тонах, добавь вокруг себя несколько пятен теплых оттенков. Можно положить жёлтый коврик под мышку или повесить картину в оранжевых тонах.

Если ты работаешь из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы. Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Напоследок: если ты много лет работаешь за столом, который завален так, что тебя за ним не видно, а с продуктивностью у тебя при этом все в порядке - расслабься и работай в таком же режиме и дальше.