Методы и формы формирование умения планировать деятельность. Планирование в деятельности педагога

ПЛАНИРОВАТЬ СВОИ ДЕЙСТВИЯ

Цель: формирование умения планировать свои действия.

Возраст: 8-10 лет.

Форма проведения : групповая.

Для формирования данного умения необходимо использовать упражнения, побуждающие обучаемо­го ребенка изменять свою позицию. Изменяя пози­цию (т. е. рассматривая ситуацию как бы с точки зрения другого участника деятельности), ребенок учится выделять те связи и отношения между эле­ментами ситуации, которые обычно воспринимают­ся нерасчлененно. Благодаря соотнесению разных точек зрения должна сняться свойственная детям этого возраста «центрация» на отдельных сторо­нах решаемой задачи. Для того чтобы вызвать из­менение позиции, обучение делится на два этапа. На первом (предварительном) этапе дети реально действуют вдвоем. Различие их позиций (точек зрения) проявляется в практических действиях и не осознается детьми. На втором («основном) этапе ребенку предлагают продолжать в одиночку реше­ние задачи, которую раньше он делил с партнером. При этом теперь от ребенка требуется выполнять как те операции, которые числились за ним пре­жде, так и те, которыми занимался партнер. Само по себе выполнение операций за другого еще не обеспечивает принятие позиции другого. Однако я данном обучении принятие позиции достигается благодаря организации специальной игры, по хо­ду которой ребенка побуждают брать на себя роль партнера. Учитель предлагает: «Давай теперь Ле­ше (называется имя партнера по первому этапу) дадим отдохнуть, а ты сам будешь действовать и за себя, и за него». Далее, уже в процессе вы­полнения, учитель спрашивает: «Кто ты сейчас? Сережа? А теперь Леша, да?» я т. д. Такая орга­низация обучения обеспечивает ребенку «двойную позицию» (одну из разновидностей условно-динами­ческой). Обучение происходит на следующем ди­дактическом материале.

Материал: игровое поле представляет собой лист бумаги с нанесенными на нем кружками. Два край­них кружка (один из которых обращен к одному из играющих, другой - к другому) отмечены звез­дочками. Кружки соединяются линиями (дорож­ками). На исходный кружок перед началом игры ставится фишка.

Ход игры : Играющие по очереди передвигают фишку. За одни ход фишка мажет «шагнуть» на любой кружок, соединенный дорожкой с тем, на котором она стояла до этого. Выигрывает тот, на чьей звездочке в итоге оказывается фишка. Чтобы выиграть» нужно заранее проделать в уме возмож­ные ходы и определить, какая из дорожек позволит провести фишку к «своей» звездочке, не упуская из виду при этом, что противник будет оказывать противодействие. Сначала дети просто трениру­ются в игре на разных полях. Затем в качестве противника выступает учитель, и, наконец, в по­следней серии ребенок действует «один за двоих». В таком условии игры «за двоих» сами практичес­кие действия ребенка вскрывают структуру игры (определяемую наличием у партнеров противореча­щих друг другу целей). Это и позволяет детям ус­пешно переходить к предварительной ориентировке в задании во внутреннем плане, планировать свои действия в уме. Действие, первоначально выступа­ющее для ребенка как некое нерасчлененное целое, теперь четко разделяется на отдельные последова­тельные операции (ходы).

анна русова
Планирование в деятельности педагога

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра »

Профессия педагога одна из тех профессий, в деятельности которой предусматривается огромное количество планирования : календарное, тематическое, планирование непосредственно образовательной и свободной деятельностей и т . д. И не важно, когда Вы приобретали данную профессию - в прошлом веке или в данный момент - планирование остаётся приоритетной деятельностью педагога . Он должен грамотно, компетентно, чётко знать какова будет его деятельность «здесь и сейчас» , завтра, через полгода,. А ещё и с учётом ФГОС!

Начать свою статью хочу с математического определения планирования .

Планирование - это функция , одним из аргументов которой является время.

Каким точным является данное определение. У нас педагогов год летит за годом и в нашей «деятельности-функции » хочется передать малышам огромный багаж знаний, но времени, как правило, не хватает.

Федеральный государственный образовательный стандарт (ФГОС) - совокупность обязательных требований к образованию определенного уровня и (или) к профессии, специальности и направлению подготовки, утвержденных федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.

До 2000 года, применялись государственные требования к минимуму содержания уровню подготовки выпускника по каждой ступени образования и специальности. Т. е. если мы рассмотрим так называемый «Паспорт профессии «Педагог » , то увидим там те требования, с которым должны будут ознакомить абитуриента в учебном заведении и которые будут предъявлены будущему специалисту-выпускнику в его профессиональной деятельности . Одним из таких требованием и будет являться умение в учебно- воспитательной работе. Т. к. планирование деятельности - это навык Вашей эффективности, Вашей компетентности. Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека.

Планирование - оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов, связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем.

Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов :

Постановка цели и задач;

Составление программы действий (проектирования) ;

Вариантное составление программы (вариантное проектирование) ;

Выявление необходимых ресурсов и их источников;

Определение непосредственных исполнителей и доведение планов до них ;

Фиксация результатов планирования в материальном виде , например, в виде проекта, модели, плана , карты боевых действий, приказа в письменной форме, диагностики и т. п.

Возможно, Вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время , вызывает некоторое напряжение. Конечно, бумажной работы у нас педагогов хватает с лихвой . Но, научившись планировать свою профессиональную деятельность , Вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если Вы не освоите эту науку. Каждое совершаемое Вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой . Да, Вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Научившись планировать , Вы станете хозяином времени и самое главное - будете видеть и будете удовлетворенны результатами своей деятельности . Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящую деятельность педагога , направленную на воспитанников, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности , который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы. Правильно спланированная работа педагога являются залогом успешного выполнения поставленных цели и задач в учебно-воспитательном процессе с детьми, а так же представляют собой инструмент самоорганизации. Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

«Планирование деятельности – это карта вашего дня»

Психологи утверждают : Решив составить эффективный план действий , человек, не привыкший к этому, потратит час и более рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана , а действовать по наитию : «что помню, то и делаю» . Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую деятельность , жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности , экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность , вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра , не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут Вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности Вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц Вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

«Планирование деятельности

учит правильно определять приоритеты»

Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

«Планирование деятельности программирует ум человека»

Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано Ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Т. о. для обеспечения нормальной, полноценной, эффективной деятельности «педагог-ребёнок » необходимо постоянно планировать деятельность . Планирование в деятельности педагога - это процесс разработки планов работы с детьми , последующего контроля за ходом реализации планов , развития и функционирования детского коллектива в целом. Объектами планирования будут служить следующие единицы : наши воспитанники, их динамика в развитии, их достижения и неудачи, наша компетентность и квалифицированность,.

Для того чтобы план был эффективен , необходимо в нем отразить следующее :

1. оценка внешней среды;

2. оценка возможностей с учётом благоприятных и неблагоприятных факторов воздействия внешней среды;

3. определение и формулирование целей;

4. определение текущих оперативных задач, соответствующих целям;

5. методы анализа и контроля за выполнением плана , обеспечивая обратную связь со следующим циклом планирования .

Существуют следующие формы организации планирования :

1. «Сверху-вниз» - это планирование , когда руководством определяются основные цели деятельности учебного заведения/ возрастной группы и механизмы их достижения, а затем доводятся до персонала с целью выполнения плана . Недостатком такого планирования является то , что руководство не всегда может увидеть и учесть потенциальные возможности низовых звеньев.

2. «Снизу-вверх» - здесь каждый сотрудник анализирует свою текущую работу, находит резервы для ее совершенствования и подает руководству своего подразделения предложения о работе в будущем периоде, т. е. идёт корректировка плана действий с учётом всех составляющих (уровень развития детей, квалифицированность педагога , потенциал детского и взрослого коллектива в целом и т. д.).

3. «Смешанное планирование » - руководство разрабатывает основные показатели деятельности в учебном периоде и передает их в подразделения. Там анализируются возможности выполнения поставленных задач, разрабатываются программы достижения целей и после корректировки информация передается в методический центр, где она сводится в единый черновой план , который после рассмотрения и доработки в соответствии с пожеланиями обеих сторон согласуется и утверждается. Каждое подразделение самостоятельно определяет форму планирования , но «смешанный тип» зачастую более успешен, т. к. руководитель определяет те цели, которые необходимо достичь, а подразделения их корректируют в зависимости от возможностей, следовательно, учтены «желания и возможности» .

Рассмотрим принципы планирования :

1. Непрерывность - планирование должно распространяться как на длительную перспективу, так и на более короткие сроки.

2. Научность - планирование должно осуществляться на научной основе, т. е. опираться на достоверную информацию, выполняться научно обоснованными методами.

3. Гибкость - планы должны корректироваться в соответствии с изменениями в окружающей среде.

4. Точность.

5. Приоритетность - это подчиненность всех программ и планов стратегической цели развития учебного заведения.

6. Принцип участия (по И. Ансоффу) - означает, что каждый сотрудник предприятия должен участвовать в построении планов предприятия , кого непосредственно затрагивает данный план .

Методы планирования :

1. программно-целевой - планирование , в основе которого лежит разработка комплексных программ, ориентированных на достижение поставленных целей;

2. балансовый метод - составление различных видов балансов (оснащение) ;

3. нормативный метод – в образовательном учреждение, как и во многих других, в процессе планирования применяется целая система норм и нормативов;

4. математическое моделирование – предполагает использование в процессе планирования различных математических моделей, которые представляют собой формализованное описание исследуемого процесса (объекта) в виде математических зависимостей и отношений.

5. метод прогнозирования - совокупность приемов и способов, позволяющих на основе изучения внутренних закономерностей развития объекта и его внешних связей вывести суждение (прогноз) определенной достоверности о будущем состоянии объекта прогнозирования.

6. интуитивные методы основываются на интуитивно-логическом мышлении. Они используются, когда невозможно учесть влияние многих факторов из-за значительной сложности объекта или объект слишком прост и не требует проведения трудоемких расчетов.

Виды планирования :

1. Оперативное (ОП) - содержит план на смену , неделю, декаду.

Этапы ОП :

Объемное планирование – это распределение выполняемых работ по возрастам и плановым периодам с учетом нагрузки оборудования и площадей. Для эффективного распределения сопоставляются необходимые и имеющиеся ресурсы учреждения.

Календарное планирование - это определение сроков выпуска детей с определённым уровнем знаний, уточнение заданий каждого возрастного периода детства, а при необходимости и корректировка.

Оперативно-производственное планирование – это окончательное уточнение программы производства и организация ее выполнения. При необходимости вносится корректировка в графики работ.

2. Текущее - от месяца до года, с распределением по кварталам и месяцам.

3. Среднесрочное - от года до 5 лет.

4. Долгосрочное - от 5 лет, нацеленные на решение отдельных самостоятельных проблем стратегии фирмы.

5. Стратегическое - долговременный план , охватывающий период 10-15 и более лет.

В педагогической деятельности имеет место быть каждое из данных видов планирования с одной только разницей - название планирования . Терминология в педагогике немного отличается от общей, но смысл процесса планирования от этого не меняется. Учитесь грамотно и компетентно планировать свою деятельность и деятельность всего Вашего коллектива (педагог-ребёнок , педагог- педагог , педагог-родитель и т . д., и это облегчит Ваш трудовой день. Конечно, придется попросить помощь в освоении такого тяжёлого труда, но научившись планировать , Вы будете грамотно распределять свои ресурсы, которые в нашей профессии так важны, потому что мы работаем с человеческими душами.

Освоив планирование недели , переходите к следующему этапу - начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило : «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его ». После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок : три месяца, полгода и год.

Спасибо за внимание. Удачи всем в педагогической деятельности .

Статья составлена на основе следующих материалов :

1. Педагогика . Сластёнин В. А., Исаев И. Ф., Шиянов Е. Н.

2. Психология и педагогика . Радугин А. А.

3. Российская педагогическая энциклопедия . Давыдов В. В.

4. Социальная педагогика . Мудрик А. В.

интернет ресурсы :

1. http://samorealizacia.com/planirovanie/

2. https://ru.wikipedia.org/wiki

3. http://koi.tspu.ru/koi_books/klemasheva/

Ирина Еремина
Индивидуализация детей дошкольного возраста. Формирование способности планирования самостоятельной деятельности у дошкольников

1. Индивидуализация детей дошкольного возраста .

(Умение детей планировать свою самостоятельную деятельность .)

2. C 1 января 2014г. вступил в силу приказ Мин. Обр. науки Российской Федерации, «Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования ».

3. Изучив данный стандарт, мы отметили, что большое внимание уделено развитию индивидуализации дошкольников . Это отражено в следующих пунктах, которые вы видите на экране. Хочется отметить пункт

4. 3.2.5. ФГОС, в котором определены условия для поддержки индивидуальности и инициативы детей (они отображены на слайде) .

5. Изучая проблему , мы поставили перед собой определенные задачи, представленные на слайде.

6. Как результат своей деятельности , нам хочется увидеть умение детей дошкольного возраста , применять самостоятельно , усвоенные знания по программе детского сада.

7. Умение организовать самостоятельную деятельность раскрывается и конкретизируется в комплексе организационных (или общих) и специальных умений. Организационные умения имеют широкую сферу применения, используются в процессе выполнения всех видов самостоятельной деятельности и подразделяются на умение ребенка определить цель деятельности , спланировать , реализовать намеченное, умение осуществить самоконтроль и самооценку . Все организационные умения тесно связаны между собой и в своем единстве образуют способ выполнения деятельности .

8. Практика показала, что в процессе занятий, воспитатель учит детей ставить цель , планировать , выполнять контрольно-корректировочные действия. Но в этом случае общие способы действий формируются в ходе реализации содержания конкретного занятия и не осознаются детьми как обязательные компоненты любой деятельности . Сформированные специальные умения также большей частью не переносятся в самостоятельную деятельность .

Результаты обследования детей методом наблюдения показали, что в свободное от занятий время деятельность большинства старших дошкольников отличалась бедностью содержания и малой результативностью. Активность детей часто выражалась в отдельных бесцельных действиях (беспорядочный бег по группе, хаотичные удары по металлофону и пр.) . Подражая друг другу, или реагируя на шум, крики, дети легко «отходили» от первоначальной цели, переключались на другие виды деятельности , не завершая начатого.

9. Во избежание этого, должно помочь руководство взрослого, направленное на расширение у детей необходимых знаний , актуализацию их личного опыта, создание положительного эмоционального настроя, на побуждение к целесообразной полезной занятости.

10. Работа воспитателя, не ограничивается 1,5 часовым образовательным циклом. 1-1,5 часа - это только работа с детьми по тематическому проекту. Для того, чтобы он осуществился, необходимо еще многое сделать и до и после работы в центрах.

«ПЛАНИРОВАНИЕ »

11. 12. С момента выбора темы и планирования видов деятельности вместе с детьми , педагог и помощник воспитателя, продумывают возможные виды деятельности по реализации темы (проекта) в центрах : какими интересными и важными видами деятельности дополнить работу в центрах; какие материалы можно предложить детям в центрах активности, ориентируясь на их интересы, возрастные и индивидуальные потребности , возможности, оценивая ресурсы детского сада, родителей и социального окружения; какие индивидуальные задания можно подобрать; что подготовить на завтра.

13. Внимания требует подготовка материалов для центров активности : материалы должны частично обновляться каждый день.

14. Во время работы детей в центрах активности воспитатель может :

а) работать в одном из центров;

15. б) переходить от центра к центру, оказывая помощь и поддержку детям там, где это требуется;

в) переходить от центра к центру, наблюдая за деятельностью детей , в том числе и за способами решения возникающих затруднений, конфликтов, за распределением обязанностей между всеми членами команды;

г) наблюдать за конкретным ребенком.

16. Работу по подготовке детей к самоорганизации разных видов деятельности целесообразно проводить на занятиях в качестве их составной части, направленных : на развитие желания и умения самостоятельно лепить , рисовать, конструировать, на активизацию художественно-речевой, 17. двигательной, музыкальной деятельности , умения самостоятельно организовывать различные игры. Осуществляются эти занятия не реже двух раз в месяц, а содержание умений, формируемых в процессе их проведения, должно соответствовать программным требованиям.

18. Дневной цикл деятельности ребенка выглядит примерно так - «План - дело - оценка » (содержание деятельности детей соответствует возрастам ).

Утром, по мере прихода в группу, ребенок самостоятельно включается в игры .

19. 5- 7 лет - Вместе с воспитателем работает с календарем, информационным листком . Участвует в групповых делах - дежурство, помощь в раскладывании материалов в центрах, уход за растениями и животными.

20. 4-5 лет - Во время утреннего сбора, ребенок участвует в играх и упражнениях, обмене новостями, выборе темы, планировании , сам принимает решение, в каком центре он сегодня будет работать, что именно в этом центре предполагает сделать, какие материалы ему понадобятся, кого он хочет видеть в своей команде (партнером, помощником, как будут распределены обязанности в совместной работе в центре, какого результата ребенок предполагает достичь.

21. 2-4 года - Дети младшего возраста могут передвигаться из центра в центр или играть в одном из них, или общаться здесь же в группе со свободными взрослыми.

22. После выбора центра и планирования работы приходит время собственно выполнения плана - «Дело» , т. е. работа в центре.

23. Так как центры могут быть выбраны самые разные, степень самостоятельности ребенка будет определена его готовностью к самостоятельной работе , качеством плана , наличием дружелюбных сверстников, готовых оказать помощь и поддержку.

24. Спланированная работа может быть не закончена за один день (например, постройка дворца - дело длительное) . В этом случае, ребенок может продолжить работу в последующие дни. Партнеры и помощники могут меняться в зависимости от желания самих детей . Более того, сам инициатор постройки дворца в какое-то время может утратить интерес к его изготовлению. В этом случае воспитатель не требует его обязательного присутствия - всегда найдутся те, кому эта работа интересна.

«Оценка» .

25. Оценка осуществляется ребенком и воспитателем с точки зрения плана , выбранного ребенком : «что хотел сделать, и что получилось. Что помогло, что понравилось, что было самым простым в работе, что вызвало трудности, каких умений недостаточно, чему еще хочет научиться, что может посоветовать другим детям, если они завтра пойдут в этот центр, какие проекты других детей понравились .

В случае, если ребенок длительное время выбирает один и тот же центр, взрослым необходимо оценить суть его деятельности - есть ли в ней движение вперед, освоение новых способов действий , приобретение новых знаний.

Если есть - все в порядке. Если динамики нет, и ребенок выбирает этот центр только потому, что ему там проще всего, задача взрослых найти ненасильственные способы продвижения ребенка .

26. Например, ребенок выбирает все время катание кукол в коляске. Воспитатель вносит новые задания в этот центр - покормить куклу, сводить к врачу, уложить спать, рассказать сказку и т. п.

Это может служить примером индивидуальной коррекционно-развивающей работы.

27. Дневной план деятельности воспитателя выглядит следующим образом «Планирую - наблюдаю - анализирую»

В свободное от занятий время рекомендуется акцентировать внимание детей на необходимости определенной последовательности организационных действий. Для этого можно использовать серии картинок, на которых зафиксированы осуществляемые в определенном порядке основные (ключевые) организационные действия.

28. Как можно помочь дошкольнику чувствовать себя более уверенно в общении, в организации досуга, в решении поставленной перед ним задачи? Инструментом организации знаний и деятельности ребёнка может быть план (план обобщённого действия) . Одним из таких планов является алгоритм .

Важным моментом в организации учебно-воспитательной работы с детьми является поэтапное знакомство с различными видами планов .

29. В начале, педагог увлекает воспитанников, мотивирует детей на практическую деятельность . Так на занятиях может появиться сказочный человечек. Например, мы используем : «Мистера Успех» , «Деда Всеведа» , «Любознайкина» . Они включают детей в процесс , играют с ними, рассказывают детям о своей жизни по плану и без него , учат детей составлять свой личный план и выполнять различные задания.

30. На занятиях детям предлагаются готовые образцы планов , происходит обучение детей чтению рисуночного или написанного плана . После составления которых проходит закрепление материала на практике.

31. Дети учатся составлять описательные рассказы об объекте, придумывать сказки, используя план рассказа , самостоятельно и по подгруппам сочинять сказки, составлять собственные планы действия /разговора по телефону, приёма гостей, сюжетно-ролевой игры, движения от дома до детского сада… и т. д. /.

В конце занятия педагог ставит задачи для размышления :

32. Что у нас было хорошо? Что удалось? Что не получилось? Почему?

33. Анализ : В ходе работы воспитатель получает огромное количество информационного материала : (ПО КАКИМ НАПРАВЛЕНИЯМ, ВЫ МОЖЕТЕ ПРОЧИТАТЬ НА СЛАЙДЕ.)

Из всего вышесказанного можно сделать Вывод.

34. Обучение основам планирования в детском саду , является важным моментом в развитии индивидуализации детей дошкольного возраста . Обучение планированию нужно начинать от простого - к сложному. Т. е. сначала надо научить детей планировать какой-то один вид деятельности (аппликацию, лепку, сюжетно ролевую игру и т. д., а потом переходить к планированию своей деятельности в течение дня .

35. В младшем и среднем возрасте , можно использовать прием планирования дня под руководством воспитателя.

36. В старшей группе, можно привлечь родителей к составлению дня ребенка в детском саду. Но предварительно, их необходимо познакомить с правилами планирования .

37. В подготовительной группе, дети, пройдя все стадии подготовки к планированию , могут самостоятельно спланировать свой день в детском саду.

38. В конце хочется предложить вам схему для оформления сценария совместной деятельности , которую вы можете прочитать на слайде.

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.

Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность - на неделю, месяц, год и даже несколько лет. Этот курс нашего онлайн-тренинга будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация

Процесс планирования

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

1. Этап постановки целей (задач)
2. Этап составления плана по достижению намеченного
3. Этап вариантного проектирования
4. Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
5. Этап определения исполнительных лиц и брифинг
6. Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)

Виды планирования

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По обязательности

• Директивное планирование - подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
• Индикативное планирование - антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.

По срокам достижения целей

• Краткосрочное (текущее) планирование - рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
• Среднесрочное планирование - рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
• Долгосрочное (перспективное) планирование - рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.

• Стратегическое планирование - в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
• Тактическое планирование - чаще всего является так же - долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
• Оперативно-календарное планирование - завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
• Бизнес-планирование - служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

• Общее планирование - охватывает все детали контекста.
• Частичное планирование - охватывает некоторые детали контекста.

По объектам планирования

• Целевое планирование - подразумевает определение требуемых для достижения целей.
• Планирование средств - подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
• Программное планирование - подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
• Планирование действий - подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.

По глубине

• Агрегированное планирование - происходит с учётом общих параметров.
• Детальное планирование - происходит с учётом всех деталей и особенностей.

По координации планов во времени

• Последовательное планирование - подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
• Одновременное планирование - подразумевает единовременный непродолжительный этап.

По учёту изменения данных

• Жёсткое планирование - подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
• Гибкое планирование - подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.

По очерёдности

• Упорядоченное планирование - подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
• Скользящее планирование - подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
• Внеочередное планирование - подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов - показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе - это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать - зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

Для чего нужно планирование?

Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.

Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.

Конкретизация цели

Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек - если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.

Чёткий план действий

Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.

Действие, а не мысли о действии

Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО - кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым - третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки - начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.

Возможность маневрирования

Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать - это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.

Высокая вероятность успеха

И, пожалуй, самое важное преимущество планирования - это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план - через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование - это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.

Методики планирования

ABC планирование

Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

• Категория A - самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
• Категория B - важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
• Категория C - дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.

Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда .

Принцип Эйзенхауэра

Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.

Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:

• Категория A - самые срочные и важные дела.
• Категория B - срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
• Категория C - не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать - поручить их выполнение кому-то ещё.
• Категория D - не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.

Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда .

Правило Парето

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

• 20% действий = 80% результата
• 80% действий = 20 результата
• 20% людей владеют 80% всего капитала
• 80% людей владеют 20% всего капитала
• 20% клиентов приносят 80% дохода
• 80% клиентов приносят 20% дохода
• И т.д.

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день - это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать .

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

• 8:00-8:30 - проснулся, размялся, умылся
• 8:30-9:00 - попил чай, включил компьютер, проверил почту
• 9:00-9:30 - зашёл в социальную сеть
• 9:30 - 10:00 - подготовил документы по работе
• И т.д.

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

• На бумаге - в блокноте, тетради, записной книжке
• Используя гаджет - мобильный телефон, электронную книгу, планшет
• Используя диктофон
• Используя специальное ПО на компьютере
• Онлайн - специальные интернет-приложения
• Диаграмма Ганта (см. ниже)

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте .

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось - это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели - проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Техника SMART

Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.

Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.

• Specific - цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
• Measurable - цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
• Attainable - цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
• Relevant - цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
• Time-bounded - цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».

Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано .

Список целей и задач

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».

Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты - наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.

Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.

Принципы планирования

• Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
• Не старайтесь всё запомнить - ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
• Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
• По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
• Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
• Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
• Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
• Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
• Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд - бросьте это занятие.
• Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми - эффективными.
• Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
• Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
• Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
• Не останавливайтесь на достигнутом - добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное - это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.

Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Оксана Клименко Ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту, руководитель направления «Управление проектами» компании Just Consulting , г. Москва
Журнал «Новый менеджмент », № 11 за 2007 год

Что нужно делать для того, чтобы свой самый ценный ресурс — время — использовать оптимально? Как научиться планировать качественно и точно следовать намеченному? Какие навыки необходимы для успешного выполнения ежедневных планов?

Начнем с примера. Новый день руководитель компании встречает с надеждой успеть сделать все запланированное на сегодня, а если получится, то хорошо еще бы пару встреч в расписание втиснуть и позвонить важному партнеру, с которым давно собирался поговорить, да все никак не получалось. С таким оптимистичным настроем руководитель/топ-менеджер отправляется на работу. Он приходит в офис, погружается в дела и вскоре ловит себя на мысли, что сделать все задуманное сегодня будет весьма проблематично. Возникают срочные вопросы, требующие немедленных решений, и план меняется до неузнаваемости. Снежный ком дел превращается в лавину, времени катастрофически не хватает, и под конец рабочего дня руководитель, недовольный собой, переносит все, что не успел сделать сегодня, на завтра.

Бытует мнение, что если план не выполняется на сто процентов, то мы работаем неэффективно. Это один из весьма распространенных мифов о планировании, и, конечно же, он, как и все мифы, не претендует на достоверность. Прежде всего, нужно понять, что план — это не догма , а постоянно изменяющийся управленческий инструмент. Согласитесь, при резкой смене погоды, мы тоже порой испытываем отрицательные эмоции: то слишком жарко, то осень с дождями и ветром пришла не вовремя, то снег растаял раньше, чем нужно… Но погода все равно будет меняться — независимо от нашего настроения. И надо воспринимать это как данность. Так и с планированием. Чем спокойнее мы будем реагировать на необходимость постоянной корректировки планов и скорее признаем аксиомой то, что план в процессе исполнения меняется всегда , тем успешнее сможем его реализовать.

Классифицируйте все дела, которыми занимаетесь

Есть много способов эффективного планирования, о них написаны книги, статьи, по ним разработаны специализированные тренинги и семинары. Всему этому можно и нужно учиться. Известны также разные типы планирования, среди которых наиболее распространенные — стратегическое, тактическое и оперативное или текущее. Мы остановимся только на нескольких моментах оперативного планирования, заслуживающих отдельного внимания. Потому что именно ежедневные нагрузки и перегрузки в расписании руководителя вызывают наибольшее напряжение. Как этого избежать? Рассмотрим несколько классификаций, которые помогут руководителю более осознанно и четко осуществлять ежедневное планирование.

Один из способов планирования — по времени рабочего дня:

• утро (что нужно сделать в самом начале рабочего дня);
• день (задачи на первую и особенно вторую половину дня);
• вечер (вопросы, которые можно решить под конец или даже по окончании рабочего дня).

То есть все предстоящие на завтра дела группируются в три блока в зависимости от вашего личностного типа («жаворонок» вы или «сова»). Задачи, требующие значительных усилий, лучше решать тогда, когда ваша работоспособность самая высокая.

Следующий способ — по видам деятельности:

• письма;
• работа с документами;
• совещательная деятельность внутри компании (рабочие встречи, собрания и др.);
• совещательная деятельность вне компании (встречи и переговоры с партнерами, поставщиками, клиентами и др.).

Воспользовавшись такой классификацией при определении объема работы на следующий день, вы сможете, во-первых, оценить, дел какого типа получилось больше всего, и во-вторых — скорректировать их таким образом, чтобы устранить однообразие. В идеале, руководителю нужно выделить определенные часы на работу с письмами и другими документами и отметить их в рабочем расписании.

Можно также сортировать ежедневные дела по областям менеджмента:

• финансы;
• сбыт;
• производство;
• маркетинг;
• управление персоналом и т.д.

Перечень составляется в соответствии с видом бизнеса компании. Он (перечень) должен быть достаточно полным, чтобы ничего не забыть и все учесть. Что даст такое планирование? Во-первых, все предстоящие дела (проведение встреч и участие в них, составление и анализ документов) можно четко соотнести с областью управления и конкретными людьми, которые этими делами занимаются и отвечают за их выполнение. А это, в свою очередь, позволяет ставить задачи своим подчиненным — (скажем, подготовить необходимую информацию для встречи). Во-вторых, по истечении месяца можно будет, например, проанализировать, какой области уделяется достаточно внимания, а какой — меньше, и узнать причины. И, наконец, такой анализ позволит в будущем более равномерно и целенаправленно планировать свою работу.

С учетом того, что любой процесс проходит определенные стадии, можно выделить еще один вид классификации ежедневных дел — по стадиям процесса :

• инициирование (все дела, которые нужно начать, то есть инициировать);
• планирование (мероприятия, находящиеся в стадии разработки и требующие составления планов);
• исполнение (дела, которые реализуются сейчас);
• анализ (работа с документами, отчетами, а также решение других задач мыслительного характера);
• контроль (мероприятия, цель которых — проверка работы тех или иных подразделений и сотрудников, наблюдение за выполнением проектов и др.);
• завершение (дела, которые нужно закончить).

Теперь надо выбрать две классификации, наиболее для вас удобные и понятные, которые смогут стать для вас наиболее эффективными инструментами планирования рабочего дня.

Для примера рассмотрим сортирование дел по областям менеджмента и по стадиям процесса.

Составляем таблицу (см. ниже). В первую колонку вписываем стадии процесса, в первую строку — области менеджмента. В ячейках на пересечении располагаем предстоящие дела. Удобно также применять различные маркеры, отмечая мероприятия определенными буквами и цветами. Можно обозначать буквами желательное время дня: У — утро, Д — день, В – вечер. Можно разным цветом выделить приоритетность (красный — очень важно, желтый — важно, зеленый — менее важно).

Важно заполнять такую матрицу постепенно в течение дня, по мере возникновения задач. В готовом виде матрицу дел можно передать своему помощнику для внесения корректировок в расписание на следующий день или делать это самостоятельно. Таким образом, вместо хаотичного списка дел у вас получится структурированная таблица, удобная и наглядная. Останется только соотнести их с определенными днями и часами.

Возможно, вы выберете для себя два других вида классификации, более подходящих именно вам. В любом случае, планирование сразу в двух плоскостях дает гораздо больший эффект, чем составление обычного длинного списка дел, которые с трудом можно втиснуть в рабочие часы.

Совершенствуйте и развивайте навыки планирования

Не секрет, что для успешного планирования требуются определенные навыки. Это сосредоточение на главном, выстраивание логических цепочек, расстановка приоритетов гибкость мышления, работа с большим объемом информации, системное видение целостной картины и т.д. Если в течение дня в расписании происходят изменения, пригодится умение быстро и легко переключаться с одной темы на другую, подчас никак не связанную с предыдущей. В малых и средних компаниях можно наблюдать такую картину. Руководитель работает с документами, сосредоточив все свое внимание на отчете, содержащем важные финансовые показатели за определенный период. И вдруг в кабинет заходит, например, начальник отдела и, как в известной отечественной комедии, воздев руки к небу, взывает: «Шеф! Все пропало!». После чего, с трудом сдерживая волнение, говорит о том, что работа на грани провала, что изменить что-либо практически невозможно и что вся надежда на руководителя. Приходится за несколько секунд переключиться с отчета на отдел, проанализировать ситуацию и быстро принять эффективное управленческое решение.

Можно ли развивать в себе навыки текущего планирования, которые помогут справляться с непредвиденными изменениями планов? Приведем ряд простых упражнений, цель которых — научиться эффективно планировать и ориентироваться в процессе выполнения намеченных на день дел. Каждое из них занимает по времени несколько минут (можно выполнять их, например, в перерывах между сложными заданиями), и при более-менее регулярной тренировке вы сможете значительно повыситьсвою эффективность в сфере планирования задач.

Упражнение «Мишень». Это упражнение развивает способность концентрировать внимание на одном важном деле. На листе бумаги нарисуйте большую мишень — как в тире. Расположите дела предстоящего дня в произвольном порядке в кругах мишени, оставив точку в центре свободной. Более отдаленные по времени дела можно расположить на листе вне области мишени. Чем больше разных дел и мероприятий вы вспомните, тем лучше. Теперь смотрите в центр мишени и сосредоточьте внимание на каком-то одном деле. Удерживайте внимание на нем одну минуту. Затем переведите взгляд на другие записи, имеющиеся на листе, как будто вы наблюдаете со стороны, дав себе тем самым небольшой отдых. Снова смотрите в центр мишени, сконцентрировавшись на каком-то другом деле, тоже одну минуту. Таким образом, чередуя концентрацию внимания на одном с просмотром многих других дел, можно хорошо натренироваться в умении выделять главное и отбрасывать второстепенное, что позволит при планировании быстрее определять первостепенные и наиболее важные задачи.

Упражнение «Переключение телевизора». Эту простую и хорошо всем знакомую процедуру в психологическом контексте называют «синдромом кнопки». Мысленно представьте себе, что у вас в руках пульт от телевизора. Попробуйте «переключать» мысли с одной темы на другую — при каждом нажатии на кнопку воображаемого пульта. Выбирайте тот темп переключения, который вам удобен. Вначале можно это делать медленно, потом постепенно ускорять. Как вариант — можно чередовать длительность обдумывания дел. Главное — чтобы «кнопка на пульте» означала для Вас сигнал к переключению с темы на тему. Таким образом вы научитесь быстро переводить внимание с одного вопроса на другой, не застревая в одной теме надолго.

Упражнение «Свяжи слова». Творческие задания требуют от исполнителя гибкости мышления. Привычка мыслить стандартно — не лучший помощник для выработки оптимального решения и едва ли поможет добиться желаемых результатов. Креатив и спонтанность — столь же значимые составляющие эффективного мыслительного процесса, как логичность, и системность. Развивать такие навыки можно с помощью игры. Задание следующее: в паре слов, совершенно не связанных между собой, нужно найти нечто общее. Вначале можно составить список из пар слов (5-6 пар), затем, поочередно в каждой стараться находить общее. Например, «крокодил» и «линейка». Что между ними общего? Как вариант, — то, что они оба могут быть зеленого цвета. Такая тренировка развивает гибкость мышления и помогает успешно находить оптимальные варианты решения задач за минимальное время.

Упражнение «Дерево». Часто для того, чтобы правильно расставить приоритеты, нужно спланировать все дела по принципу важности или фундаментальности: основательные, на базе которых выполняются все остальные, и небольшие, но тоже необходимые. Нарисуйте на листе бумаги дерево — от корней до листьев. И распределите задачи следующим образом: корни — базовые, основные приоритетные дела; ствол — стратегические направления развития; ветви — мероприятия по областям менеджмента или отдельным направления бизнеса; листья — конкретные задачи.

Получив наглядное изображение информации, приступайте к дальнейшей работе — вносите уточнения, отбирайте персонал для работы по отдельным направлениям, для выполнения конкретных заданий и т.д.

Планируйте ежедневно, постоянно, развивайте свои навыки, совершенствуйте умения, изобретайте новые методы и способы. Пусть процесс планирования станет для вас позитивным и креативным занятием. Успехов вам в планировании и в бизнесе!