Планирование рабочего дня тайм менеджмент. Самые эффективные способы тайм менеджмента

Если Вам постоянно не хватает времени, то, скорее всего, Вы просто нерационально его тратите и не уделяете должного внимания его планированию. Научитесь управлять своим временем правильно при помощи специализированных компьютерных программ и онлайн-сервисов.

Темпы развития современного мира за последние сто лет всё ускоряются... Соответственно и ритм жизни обычного человека всё возрастает. Многие из нас большую часть дня работают, потом прибегают домой, кое-как управляются с повседневными домашними хлопотами и ложатся спать, чтобы на следующий день опять повторить всё сначала...

Хорошо ещё, если на выходных у получается выделить хоть какое-то время на занятия любимым хобби или просто полноценный отдых. Многим из нас и этого не удаётся, поскольку выходные посвящаются решением бытовых вопросов. То есть, мы наблюдаем тотальную нехватку времени!

Однако, если взглянуть с другой стороны и проанализировать хотя бы пару своих будничных дней (а лучше недель), то окажется, что большую часть времени мы тратим не на выполнение заданий босса, не на дорогу с работы/на работу и даже не на домашние хлопоты, а на различные, бессмысленные по своей сути, дела!

Бесполезные разговоры в "курилке", просмотры соцсетей или просто бесцельное сидение на месте - вот всё то, что отнимает у нас драгоценное время, которое мы могли бы потратить с пользой для дела или своего организма!

Если Вы постоянно ощущаете нехватку времени и серьёзно решили что-то с этим делать, предлагаю Вам научиться рациональному тайм-менеджменту с использованием современных компьютерных технологий!

Немного о теории тайм-менеджмента

История отечественного тайм-менеджмента начинается в 20-х годах прошлого века, когда в условиях новой экономической политики появилось понятие "научная организация труда" (НОТ). Её главной целью ставилась оптимизация рабочего дня трудящихся с максимальной пользой для производства и минимальными нагрузками на человека.

За всё время развития НОТ было выработано много различных схем и принципов, однако, практически все они сводятся к тому, что все дела и временные затраты на их выполнение нужно тщательно планировать. Общий алгоритм такого планирования можно представить в виде пошаговой схемы:

Исходя из этой схемы, перед тем как взяться за какое-то дело, следует вначале проанализировать все возможные пути его успешного завершения. Затем определить цели и разбить весь процесс реализации задуманного на небольшие задачи. Только тщательно всё распланировав и выбрав наиболее удачный алгоритм действий, можно приступать к выполнению работы.

Важным моментом является также итоговый контроль выполнения поставленных задач. Благодаря контролю Вы можете проанализировать свои временные затраты и, возможно, в будущем при выполнении схожей работы ещё больше оптимизировать свои трудозатраты.

На сегодняшний день существует довольно много методик управления временем. Однако, по сути, все они сводятся к одной из трёх основных, которые различаются по принципам подхода: "Матрице Эйзенхауэра", технике "Хронометраж" или методу "Помидора". Предлагаю рассмотреть каждую из методик и выбрать программы для их реализации.

Данная методика планирования получила своё название в честь американского президента и известного военного деятеля Дуайта Эйзенхауэра, который умел довольно успешно распоряжаться своим временем.

В основе Матрицы лежит принцип, сформулированный итальянским социологом конца XIX века Вильфредо Парето, о том, что лишь 20% всех усилий дают 80% результата (также известен как принцип 20/80). Эйзенхауэр немного пересмотрел принцип Парето и сделал его более утилитарным, сортируя свои дела в поле подобного графика по степени их срочности и важности:

Матрица представляет собой обычную систему координат, где по горизонтали у нас отображается важность дел, а по вертикали их срочность. Пересечение этих двух осей делит плоскость листа на 4 части, различные по уровню приоритетности:

1. Важные и срочные дела . В эту категорию попадают те задачи, которые требуют как можно скорейшего решения и являются важными в Вашей области деятельности. Например, сюда можно отнести такие дела как звонки клиентам, завершение текущих проектов и т.п.
2. Важные, но не срочные дела . В данном разделе у Вас будут числиться дела, которые важны для Вашей работы вообще, но их исполнение не является срочным. Например, это могут быть регулярно повторяющиеся или запланированные на недалёкое будущее задачи.
3. Не важные, но срочные дела . Здесь у Вас могут быть дела второстепенной важности, которые практически никак не касаются Вашей работы или не влияют на её результат, но требуют нашей скорейшей реакции. Например, нужно поздравить с Днём Рождения коллегу, встретить внезапно приехавшую в гости тётю из Бобруйска или по дороге домой купить хлеба.
4. Не важные и не срочные дела . Самый обширный раздел занятий, которые никак не влияют на результаты нашей работы, не являются срочными, но "пожирают" львиную долю нашего времени. Это и бессмысленные разговоры, и бессистемное блуждание по Интернету, и бесполезные компьютерные игры и ещё масса дел, которые нам так хочется делать, но толку от них мало.

Таким образом, используя принцип бритвы Оккама, Вы можете определить только самые важные и срочные задачи, которые принесут реальную пользу для дела, которым Вы занимаетесь. Остальные занятия, которые не являются срочными и важными Вы научитесь со временем ограничивать, соответственно, получая в своё распоряжение больше времени для продуктивной деятельности.

Если Вы решили воспользоваться данным методом планирования, то Вам в этом может помочь программа под названием Хронометр :

Данная программа не требует установки, поэтому может запускаться с любого носителя, но на некоторых системах (например, на Windows XP) она не может автоматически создать базу данных. Если Вы столкнётесь с такой проблемой, просто создайте пустой текстовый документ и переименуйте его с заменой расширения с txt на sqlite. Или просто скачайте готовый файл с нашего сайта . Укажите скачанный файл в качестве базы данных программы и всё заработает.

Когда программа запустится Вы сможете создать свой первый список дел и задачи к нему. Обратите внимание, что каждую задачу можно пометить как важную и/или срочную, а также задать ей сроки исполнения. Это нужно для того, чтобы Хронометр смог автоматически рассортировать все задания в виде матрицы Эйзенхауэра:

Как видим, представление матрицы здесь немного не такое, как мы рассмотрели выше, но принцип тот же. Просто поменяны местами оси координат. Взглянув на матрицу, Вы сможете быстро определиться с приоритетами и завершить важные и срочные дела как можно скорее, чтобы заняться не важными и не срочными:)

Хронометраж

Если Вы любите делать всё обстоятельно и последовательно, возможно Вам подойдёт методика под названием "Хронометраж". Эта методика получила известность в СССР в 70-х годах благодаря книге Д. Гранина «Эта странная жизнь».

В основе "Хронометража" лежит принцип фиксирования всех выполняемых человеком действий на протяжении некоторого срока (оптимально - две недели). По завершении каждого дня человек должен проводить текущий анализ проделанной работы и выявлять те действия, которые отбирают время, но не несут практической пользы.

По завершении двухнедельного наблюдения делается общий анализ. В результате мы имеем две выгоды. Во-первых, получаем полную информацию о том, на что тратится наше время, выявляем его основных "пожирателей" и видим, на чём можно его сэкономить. Во-вторых, за срок наблюдений мы учимся самодисциплине и вырабатываем правильное чувство рабочего ритма.

Записывать свои действия Вы можете любыми удобными Вам способами: на бумаге, в текстовом документе на ПК, в записной книжке телефона или даже при помощи диктофона. Однако, если у Вас есть доступ к Интернету, лучше всего это делать при помощи специальных сервисов, вроде Time-Master.ru

Данный сервис являет собой своеобразный онлайн-органайзер, в который Вы можете записывать любые свои уже выполненные действия и задачи, которые ещё только предстоит завершить.

По умолчанию открыта вкладка "Рабочий день", куда Вы можете вносить все текущие действия (по терминологии сервиса - "События") и задачи. Для внесения Вы можете использовать вкладку "Расписание" (все данные вводятся с помощью всплывающего окошка как на скриншоте выше) или воспользоваться упрощённым видом ввода во вкладке "Дневник".

Помимо текущего дня, Вы можете также планировать цели на более длительные периоды времени при помощи вкладки "Календарь" (на месяц или на неделю). Контролировать же выполненные действия удобно при помощи вкладок "Задачи" и "Дневник":

Сервис довольно мощный и функциональный, поэтому, если решите его использовать, желательно ознакомьтесь с презентацией, которая будет Вам показана Вам после регистрации. Иначе Вы рискуете лишиться возможности использовать многие полезные возможности!

Метод помидора

Для самых же нетерпеливых и тех, кто на дух не переносит нудное планирование, существует ещё одна технология тайм-менеджмента - метод помидора (или "помодоро", если использовать оригинальную терминологию)!

Своё название метод получил в честь кухонного таймера в виде одноимённого овоща (такие были популярны в 80-х годах в Европе и Америке). А придумал его тогдашний студент итальянского университета Франческо Чирилло.

Суть метода в том, что Вы формулируете для себя текущую задачу ("помидор") и ставите таймер на 25 минут. За это время Вы должны успеть выполнить поставленное задание. После выполнения одного "помидора" у Вас есть короткий перерыв в 3 - 5 минут, а после выполнения 4-х - длинный в 15 - 30 мин.

Метод помидора при всей его простоте позволяет тому, кто его использует, максимально самодисциплинироваться. Ведь 25 минут - не так уж и много, а уложиться в срок нужно обязательно:)

В силу простоты реализации существует довольно много программ и сервисов, использующих для тайм-менеджмента именно данный метод. Правда, большинство из них англоязычные. Однако, есть и русские. Предлагаю рассмотреть некоторые из их.

Pomodoro для Windows

Для ПК существует небольшая бесплатная программа под названием Tomighty :

Это разработка итальянских программистов, но она почти полностью русифицирована и довольно проста в использовании.

После её установки и запуска в трее появляется небольшая иконка в виде помидора, которую можно нажать левой кнопкой мыши для запуска таймера или правой для доступа к контекстному меню с настройками.

Кстати, о настройках. В первой вкладке Вы можете изменять промежутки времени заданные по умолчанию, а во второй рекомендую снять опцию "Скрывать окно автоматически" и активировать возможность перетаскивания окошка таймера ("Allow dragging the window around"). Теперь всё готово и Вы можете открывать основное окошко и запускать сам таймер:

Tomighty будет отображаться поверх всех окон и оповещать Вас о событиях начала и конца задачи звуками. В процессе же работы таймер будет тикать. Если Вас это раздражает, просто отключите эту опцию в настройках на вкладке "Звуки".

По завершению одного "помидора" программа предложит Вам сделать перерыв - соглашайтесь:) Отдохните 5 минут и снова за работу. Когда сделаете 4 задачи, сделайте длинную паузу в полчаса, после чего таймер снова начнёт отсчёт следующих 4-х "помидоров".

Pomodoro для Android

В силу мобильности системы Андроид, под неё существует больше всего различных таймеров. Просто зайдите не Google.Play и введите в поисковой строке слово "Pomodoro", чтобы убедиться в этом.

Увы, из-за того, что у меня на телефоне старая версия Android, мне удалось протестировать только два приложения подобного толка (и оба англоязычные). И лучшим из них я бы назвал Simple Pomodoro :

После запуска приложения мы попадаем на экран с таймером. Если тапнуть по нему, то Ваше устройство перейдёт в режим блокировки и на нём во весь экран отобразится обратный отсчёт промежутка времени в 25 минут. Если Вы нажмёте кнопку "Назад", то сможете либо отключить таймер, либо переключить его в фон, чтобы выполнять другие действия.

Помимо основного экрана с таймером Simple Pomodoro имеет ещё два экрана: планировщик задач (свайп вправо с экрана по умолчанию) и статистика (свайп влево). В режиме планировщика Вы можете не только создавать задачи в приложении, но и импортировать их из Календаря Гугла!

Как и во всех подобных программах, в Simple Pomodoro имеются настройки, которые доступны в меню на экране статистики или по нажатию системной кнопки "Меню":

В этих настройках Вы можете изменить временные интервалы выполнения задачи и отдыха, задать звуки, параметры блокировки и иные параметры.

Pomodoro онлайн

Если Ваша работа связана с компьютером и у Вас есть постоянный доступ к Интернету, то идеальным выбором для тайм-менеджмента по помидору будет русскоязычный сервис "Помидорка" :

Данный сервис является не просто таймером, который можно включать когда захочется, а именно ориентированным на решение конкретных задач инструментом! Чтобы воспользоваться "Помидоркой" после регистрации нужно перейти в раздел "Задачи" и поставить перед собой хотя бы одну цель, а затем отправить её на выполнение и перейти в раздел "Таймер":

Новосозданная задача должна появиться в списке и, чтобы запустить таймер для неё, Вам будет достаточно нажать на кнопку "Play". В режиме запущенного таймера у Вас есть возможность поставить паузу или выполнить текущее задание досрочно, чего нет у многих аналогов. Контролировать же свою результативность Вы можете в разделе "Статистика".

Если Вам нужно изменить стандартные интервалы таймера, Вы можете это сделать по ссылке "Настроить помидорку" в левом нижнем углу страницы.

Следует сказать, что сервис "Помидорка" довольно молодой и активно развивается, поэтому в скором времени может обзавестись какими-либо дополнительными функциями, которые есть у крупных англоязычных аналогов (например, синхронизацией дел с Календарём Гугла или импорт/экспорт списков задач и статистики).

Так что вполне возможно, что мы получим в своё распоряжение достойный отечественный ответ "забугорным помидорам", который будет полностью бесплатным (по крайней мере так заявляет автор)!

Выводы

Завершить же нашу сегодняшнюю статью хотелось бы одним анекдотом:

Сколько нужно психологов, чтобы поменять лампочку?
- Достаточно одного, если лампочка готова меняться!

Аналогичная ситуация с тайм-менеджментом. Если Вы всерьёз решили заняться упорядочиванием растрат собственного времени, то не важно, какую методику или программу Вы выберете для этого - Вы в любом случае достигнете успеха.

Однако, если особого желания самодисциплинироваться нет, то на чём бы Вы ни остановили свой выбор, толку от этого не будет. Поэтому, перед тем как искать чудо-программу для тайм-менеджмента задайте себе вопрос, а готовы ли Вы меняться. Если ответ будет положительным, тогда - вперёд! Желаю Вам максимально рационально и с пользой проводить всё своё время!

P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

В чем суть?

• Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
• Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
• Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
• Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
• Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
• После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я . Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

1. Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
2. Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
3. Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
4. Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
5. Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

• Составляем список задач
• Расставляем приоритеты
• Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
• Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
• Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
• В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

• Записываем самые важные задачи
• Определяем последовательность и нумеруем их
• Работаем над решением задач в заданной последовательности
• Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
• Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
• Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

• Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

• Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

• Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

• Отдых
• Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management ), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel , на бумаге или в специальных программах ,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя , т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени : год-месяц-неделя -день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц - это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта - это планирование недели . Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

ведется в файле эксель планирование работы на неделю .
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня ).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени - Тайм-менеджмент в excel и на бумаге - важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели - это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером - ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром - обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом - вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты , выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу "Книга" , тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата :
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу "поиска новых клиентов"
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист

Привет, Хабр! Краткое вступление - я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост - мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.

Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:

1. Не обманывайте себя

2. Научитесь признавать свои ошибки

3. Не ленитесь

4. Пишите задачи кратко и понятно вам.

5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше - ставьте на день.

Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет - файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:

Что сделать - в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»

Дата постановки задачи - дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели - месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.

Примерная дата завершения - тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.

Дополнительный комментарий - тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.

Для обсуждения с руководством - в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.

Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется:
желтым цветом – то задача завершена
зеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое)
красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании.
белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)

В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.

В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:

Послесловие

Время — это ограниченный ресурс, который постоянно расходуется. Вы не можете перестать использовать его и не способны восстановить его запасы, но при этом оно нужно вам, чтобы реализовывать задуманное. От планирования встреч до выполнения заказов — время стоит за каждым аспектом ведения бизнеса, и вы не можете позволить себе распоряжаться им плохо.

Неэффективный тайм-менеджмент может проявляться по-разному. Прокрастинация, отвлечения на личные дела или же затянувшиеся надолго проекты, существует множество вещей, которые ежедневно тратят наше время впустую. Из-за потерянного времени вы нарушаете свой жизненной-рабочий баланс, ощущаете больше стресса и чаще сталкиваетесь с жесткими дедлайнами.

К счастью, сегодня современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 9 приложений, которые позволят освободить ваше расписание, найти время для личной жизни и сосредоточиться на выполнении важной работы.

1. Clear

Clear — это простое, хорошо продуманное приложение для списков дел, благодаря которому вы сможете с легкостью следить за всеми вашими текущими задачами.

Порой наша жизнь становится слишком суетливой, но Clear помогает видеть приоритетные цели как ряд элементарных, пошаговых процессов. Вы можете распределять ваши ежедневные задания по отдельным категориям, используя тематические списки, и сразу же видеть то, что нужно делать дальше.

Одним из основных преимуществ Clear является его полностью настраиваемый и удобный в использовании интерфейс. С помощью простых жестов вы сможете добавлять и завершать задачи без малейших раздумий.

Clear доступен для iOS, OS X и Apple Watch.

Почему Clear?

Это приложение организовывает вашу жизнь, позволяя вам достигать ваших целей шаг за шагом.

Clear синхронизируется с аккаунтом в iCloud, благодаря чему вам не нужно постоянно обновлять ваши списки дел на всех устройствах.

Clear приучает вас к ответственности за счет напоминаний и push-уведомлений, которые акцентируют ваше внимание на том, что вам действительно нужно сделать.

Workflow — это легко настраиваемое приложение, которое сокращает ваши временные затраты на выполнение сложных ежедневных задач.

С помощью Workflow вы можете создать уникальные ярлыки на «рабочем столе» вашего телефона или планшета, которые выполняют серии задач одним кликом. Что бы вас не интересовало — автоматическое «подтягивание» маршрута к месту вашей следующей встречи из Google Maps или резервное копирование всех ваших фотографий в Dropbox’е — у вас появится возможность разрабатывать свои собственные приложения, которые будут отвечать за любые необходимые функции.

Workflow может похвастаться более чем 200 действий и интеграций с такими приложениями, как Facebook, Uber и YouTube. Этот тайм-менеджер доступен на iOS.

Почему Workflow?

Workflow помогает вам сэкономить время за счет автоматизации сложных задач, которые вы регулярно выполняете на мобильном устройстве.

Workflow отличается простотой и скоростью работы, ведь он позволяет вам быстро создавать новые приложения и ярлыки при помощи обычных «drag-and-drop» команд.

Workflow универсален и может работать внутри таких приложений, как Safari и Evernote.

3. Clara

Clara — это приложение, основанное на искусственном интеллекте, которое планирует и координирует ваши встречи.

Назначение встреч — это очень трудоемкая работа: отыскать время в своем собственном расписании сложно, но разобраться в событиях чужого графика еще тяжелее. Clara избавляет вас от беготни, связанной с организационными вопросами, благодаря автоматической обработке надоедливых back-and-forth email’ов, которым вы каждый день уделяете время.

Просто впишите Clara как вторичного получателя (СС — carbon copy) в любое письмо и приложение сразу же начнет процесс создания встречи.

Почему Clara?

Clara помогает вам тратить меньше времени на отправку писем и высвобождает ваш почтовый ящик.

С Clara вы сможете фокусироваться на выполнении своих обязанностей, так как вам не придется думать о своем расписании.

Clara ведет себя подобно реальному человеку и использует простой, естественный стиль изложения, который будет полностью понятен вашим получателям.

Wunderlist — это приложение, предназначенное для создания совместных списков дел, благодаря которым вы можете более точно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками.

Когда настанет время заняться какой-то работой, вам не придется делать все в одиночку. Wunderlist позволяет вам отслеживать, завершать цели и делиться ими одним нажатием кнопки. Вы также сможете назначать задачи, добавлять комментарии, устанавливать сроки выполнения и напоминания для вашей команды.

Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone; OS X и Windows; и Google Chrome.

Почему Wunderlist?

С Wunderlist вся ваша команда остается в курсе событий, так как это приложение позволяет делиться, комментировать и совместно заниматься любой задачей или списком дел.

Wunderlist доступен практически на всех платформах, а это значит, что он будет работать на всех ваших устройствах и у всех участников вашей команды.

Wunderlist заботится о том, чтобы вы ни о чем не забывали, предоставляя вам возможность гибкой настройки дедлайнов и напоминаний.

RescueTime — это тайм-трекер, который записывает, как и где вы проводите время в Интернете.

Хотите сбалансировать личную жизнь и рабочую сферу? RescueTime анализирует все, что вы делаете на протяжении дня — от используемых вами приложений до количества времени, которое вы проводите на ваших любимых веб-сайтах. Если вы хотите оградить себя от повседневных отвлекающих факторов и выполнять свою работу быстрее, RescueTime позволит вам определить, какие именно модели поведения отдаляют вас от более продуктивной жизни.

Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении ваших целей, RescueTime может даже временно заблокировать ресурсы, на которых вы предпочитаете проводить время, откладывая работу «на потом». RescueTime доступен для iOS и Android; OS X, Windows и Linux.

Почему RescueTime?

RescueTime сигнализирует вам о том, что вы тратите слишком много времени на ту или иную задачу за счет напоминаний.

RescueTime дает вам лучшее представление о том, как вы проводите свой день, благодаря подробным отчетам и ежедневным дайджестам.

RescueTime помогает вам выполнять работу быстрее, подбирая для вас новые способы организации вашего дня и грамотного тайм-менеджмента.

6. Timely

Timely — это инновационный тайм-трекер, который не только показывает, сколько времени у вас уходит на каждый проект, но и помогает вам организовывать вашу рабочую неделю эффективнее.

Timely заблаговременно планирует вашу неделю и позволяет оценить временные затраты на решение ваших повседневных задач. Отслеживая свое время, вы сможете сравнить ваши прогнозы с тем, как долго на самом деле выполнялась та или иная работа, и оптимизировать свое расписание в будущем.

Такой подход к тайм-трекингу позволит вам распоряжаться своим временем более эффективно и положит конец при выполнении важных проектов. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.

Почему Timely?

Timely направляет вашу команду в нужное русло и дает вам более реалистичную картину того, сколько времени на самом деле уходит на проекты.

Timely помогает вам отслеживать точное количество времени, которое вы отводите на решение рабочих задач.

Timely помогает вам понять, как именно проходить ваша неделя, и распланировать следующую «семидневку».

Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, благодаря которому вы сможете с легкостью сортировать ваши задачи и взаимодействовать с другими членами команды.

Вместо того чтобы сбивать вас с толку кучей email’ов и сообщений в Slack, Trello отображает ваши проекты в виде списков, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, которые могут представлять задачи, идеи, цели и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения, чек-листы и пользовательские заметки к картам, умещая всю эту информацию на одной странице.

Чем бы вы ни планировали заняться — отслеживанием прогресса крупных проектов или же организацией сеанса «мозгового штурма» — Trello можно адаптировать под любые нужды ваших сотрудников.

Почему Trello?

Это приложение полностью настраиваемое. В каждом бизнесе есть свои особенности, и Trello легко приспосабливается к этим потребностям.

Trello поддерживает вашу организованность, объединяя все проекты и командные коммуникации в единое цифровое окружение.

С Trello вам будет намного проще отслеживать проекты и вы сможете анализировать целые рабочие процессы с первого взгляда.

Благодаря доступу к обширной сети данных Google Now может предоставлять вам сведения, которые посчитает релевантными для вас. От результатов спортивных состязаний и близлежащих ресторанов до наличия пробок по дороге на работу, Google Now высвобождает ваше время, заботясь о всех ваших ежедневных мелочах.

Google Now также полностью интегрирован в экосистему приложений Google, что позволяет вам назначать мероприятия в Google Календаре, вносить заметки и многое другое. Этот онлайн-ассистент совместим с операционными системами iOS и Android.

Почему Google Now?

Google Now дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе, ведь он предоставляет вам нужную информацию, не заставляя вас копаться в поисковой выдаче.

Google Now всегда готов помочь, хотите вы зарезервировать столик в ресторане или пытаетесь вспомнить, где припарковали свой автомобиль.

Приложение автоматически адаптируется к вашему поведению и обеспечивает вам уникальный и полностью настраиваемый опыт, который можно изменить в любой момент.

Pocket — это приложение для закладок, которое позволяет вам сохранять статьи, чтобы прочитать их позже.

Увлекательный контент способен отвлечь вас от рабочего процесса даже в самые продуктивные дни. Благодаря Pocket вы можете сохранять все приглянувшиеся вам публикации в одном месте и откладывать их на будущее, не отрываясь от выполнения более приоритетных задач.

Pocket работает с более чем 1500 различных приложений, поэтому где бы вы ни нашли интересную статью, у вас будет возможность зафиксировать ее. Pocket совместим с iOS и Android.

Почему Pocket?

С Pocket вы не будете отвлекаться, потому что всегда сможете сохранить толковый контент и выжать максимум из своего времени.

Pocket помогает вам организовать ваш день и отделить рабочее время от времени на обучение.

Pocket упрощает обнаружение нового контента, так что решив прочитать что-то новое, вы не испытаете недостатка материалов.

Время решает все

Эффективное распределение своего времени является ключом к более продуктивной и счастливой жизни.

Если вы распоряжаетесь этим ресурсом недостаточно хорошо, вы можете запросто погрязнуть в рабочих нюансах и упустить возможности для приятного времяпровождения в компании друзей или родственников. Поддержание правильного жизненно-рабочего баланса является важнейшим фактором вашего профессионального и личного успеха, поэтому вы должны стараться извлекать максимум из своего времени при любых обстоятельствах.

С помощью перечисленных выше приложений вам удастся с легкостью оптимизировать свою жизнь для большей продуктивности и меньшего стресса.