Что такое управление временем. Есть время работать, есть время отдыхать
Вы наверняка замечали, что большинство из нас так сильно перегружены работой и личными заботами, что даже не имеют представления, каким образом можно выйти с подобной ситуации и как можно все успевать?!
У нас появляется некое эмоциональное напряжение, паника, дискомфорт, что приводит к вялости и угнетенному настроению, когда все валиться из рук и ничего не хочется делать!
Если Вы не хотите стать жертвой депрессии – нужно научиться правильно планировать свое время, то есть заняться Тайм-менеджментом !
Психологи считают, что выход из ситуации «катастрофической нехватки времени» ЕСТЬ, главное, чтобы у Вас было желание немного изменить себя, а также поменять свое отношение к личному времени.
Какая же цель тайм-менеджмента?
Тайм-менеджмент – это умение эффективно управлять и контролировать свое личное время!
Это умение сортировать, что для Вас на данный момент является главным, а что – второстепенным, что самое первое Вы должны сделать, а что можно перенести и на несколько часов вперед.
Как только человек начинает это все осознавать – у него сразу же пропадает вся суета с нехваткой времени.
Вам может показаться, что управлять своим временем это довольно таки сложно – ни капельки!
Главное, чтобы Вы для себя приняли конкретные решения, что и когда нужно сделать!
Лучший совет по тайм-менеджменту — это игнорировать идиотов…
- Отличная цитата. Кто автор?
- Представлять, что их не существует…
- Ну, а кто автор-то?
- И продолжать делать своё…
Многие уверены в том, что те люди, которые активно пользуются тайм-менеджментом – успевают делать намного больше и быстрее! Это ошибочное мнение…
Тайм-менеджмент помогает нам увеличить нашу продуктивность в разы, а также учит нас отбрасывать все ненужные дела в корзину. Появляется дополнительное время – и это уже Ваше дело куда Вы его потратите!
Те люди, которые все же научились эффективно управлять своим временем – им удается сэкономить третью часть своей жизни! Удивительно, не правда ли?
Основные правила тайм-менеджмента!
Тайм-менеджмент: Представьте, что сегодня Ваш последний день.
Возможно Вам покажется это правило нелепым, но все же…
От этого вопроса я каждое утро бодренько просыпаюсь и начинаю с умом .
А вот и мой вопрос: «Если бы я знала, что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделала и как себя вела в этот день?»Мой Вам совет, прям сейчас возьмите листочек бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос.
Я думаю Вам это будет интересно!
Тайм-менеджмент: Занимайтесь планированием.
Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни – постоянно планируют.
Каждодневное планирование НЕОБХОДИМО для повышения Вашей эффективности на протяжении всего дня.
Постоянно планируйте конкретные задания в тетрадке!
Запомните, если на бумаге нет вашей цели – тогда она просто не существует!
Когда Вы работаете с составленным списком запланированных заданий – Вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%.
Возьмите себе за привычку с вечера (перед тем как ложиться спать) записать свой план заданий на завтра!
Как только Вы придете на работу – Вы уже будете четко знать с чего надо начинать.
Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание – включите его в этот же список учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами.
Как только Вы успешно справитесь с конкретной задачей – обязательно ее вычеркивайте со списка!
Таким образом Вы будете довольны проделанной работой, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время!
Сложное задание нужно разделить на несколько подзадач – не хвататься за нее целиком (так поступают только неразумные люди, проще говоря — неудачники).
Тайм-менеджмент: Фильтруйте информацию.
Для того, чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное!
Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца.
Останавливайтесь и запоминайте только важное.
Тайм-менеджмент: Исключайте со своей жизни «пожирателей времени»!
Наверное – это самая первая проблема, которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время!
На проверку почты, на общение в ICQ и в соц.сетях (вконтакте, facebook) – мы КРАДЕМ и УБИВАЕМ у себя время, тратим его впустую!
Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!
Тайм-менеджмент: «Съешьте лягушку на завтрак!»
Что это значит?
Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня.
Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день.
Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.
Тайм-менеджмент: Соблюдайте чистоту на столе.
Богатые люди, расчетливые бизнесмены всегда работают за чистым столом. У несобранных людей на столе царит полный беспредел и аврал!
Выработайте в себе полезную привычку во время разбирать со своего стола кучугуру бумаг, выбрасывайте ненужное и работайте в чистоте.
Ученые довели, что более 30% времени мы тратим на то, чтобы найти нужный документ.
Корзинка для ненужного мусора – хороший метод управлять своим временем!
Тайм-менеджмент: Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам.
Думаю, каждый слышал, кто такой Евгений Попов и какой путь он проделал: от обычного уборщика до успешного интернет-бизнесмена.
Евгений создал эффективный Скрипт по управлению временем , который в удобной форме позволяет формировать свой день. Его можно установить, как на телефон, так и на компьютер для продуктивного планирования своего дня!
С помощью курса «Хозяин времени» от Евгения Попова, многие кардинально меняют свою жизнь и ежедневно пользуются специальным скриптом (установленном в телефоне или в компьютере) по планированию своего дня!
Успей за день сделать то, что накопилось за неделю и вот увидишь, как круто измениться твоя жизнь!
Хватит быть «овощем»! Будь активным! Живи яркой жизнью!
P.S. Я лично купила курс «Хозяин времени» от Е. Попова сразу же на 5-ый день после его выпуска! Поэтому советую всем без сомнений: покупайте и учитесь продуктивно управлять своим временем!
Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, наслаждаться каждым моментом времени, в котором мы находимся сейчас, находить время для родных и близких нам людей, выделять время для саморазвития – жизнь начнет приобретать яркие краски и становиться куда более интересней!
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.
Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.
Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.
Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.
Работать надо умнее, а не усерднее
Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.
Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.
Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.
Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.
В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.
Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.
Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.
Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.
1. Главное внимание главным вещам.
Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.
Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.
2. Научитесь говорить «нет».
Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.
3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.
Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.
Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.
4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.
Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).
Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.
5. Начните раньше.
Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.
Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.
6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.
Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.
Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.
7. Превращайте в привычку регулярные задачи.
Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!
8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.
Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.
9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.
Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .
Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.
10. Оставляйте временной зазор между задачами.
Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.
Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.
11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.
Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.
В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.
12. Физические упражнения и питание.
Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.
13. Делайте меньше.
«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.
Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.
14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.
Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.
15. Систематизируйте процесс.
Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.
Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.
16. Заполняйте свободное время.
Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.
17. Изолируйтесь.
Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.
18. Придерживайтесь плана действий.
Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!
Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.
19. Связанные задачи выполняйте вместе.
Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.
Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.
20. Находите время для тишины.
В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.
Самое ценное, что есть у каждого и что мы тратим без оглядки - . Вернуть, купить, попросить его не получится. Есть один выход - использовать его умно. Читайте статью про тайм-менеджмент кратко. Учитесь эффективно использовать .
Как добиться целей с помощью управления временем?
Выражение «время – деньги» знают все. Изрек его знаменитый ученый и политический деятель Бенджамин Франклин. Если вещь восполнимая, то время уходит навсегда. Сколько постоянно находится важных и неотложных дел, как это все успеть? В этом поможет , то есть .
Чтобы овладеть мастерством тайм-менеджмента, необходимы самоорганизация, самоконтроль и тренировки.
Этапы для внедрения
- установление цели,
- расстановка приоритетов,
- реализация,
- контроль
Тренировки должны привести к тому, чтобы все выше перечисленные процессы, стали не только необходимыми инструментами, но и образом жизни.
Цель
Как же действовать, соблюдая эти правила? Необходимо выявить, на что уходит много времени, оценить ежедневные дела по степени необходимости и полезности. Важные и срочные дела имеют приоритетность. Важные дела – это те дела, не сделав которые, есть риск получить серьезные нежелательные последствия. Для ясности можно записать дела в тетрадку. Проанализировать записанное, найти дела, которые поглощают время впустую, выделить их и постараться избавиться от таких дел. Этот инструмент называется хронометраж. Тетрадный лист следует разделить на две части, в одной записывать время в другой дело, которым было занято это время. Существуют компьютерные программы для хронометража – это тоже очень удобно.
Дополнительные фишки
Есть такой американский фразеологизм, как «съесть лягушку». Это означает сделать что-то очень неприятное. Это понятие широко используется в и означает не откладывать неприятные дела на потом, выполнить их в первую очередь, после этого приступать к вдохновляющим делам.
Зачастую требуется недюжинные силы, чтобы взять себя в руки и заставить сделать необходимое. Придя с работы, так хочется , посмотреть телевизор, здесь и необходимо призвать на помощь силу воли, взять в руки свой составленный план и переключится на нужную волну. Подумать и представить, как все будет по прошествии определенного времени. повышается при заинтересованности в деле. Это лучший стимул, заставляющий двигаться по намеченному пути запланированных дел. Виденье и представление, к чему ведут рутинные неинтересные дела, помогут ступенька за ступенькой продвигаться к цели. Цель – вот о чем необходимо думать.
Немаловажно делать все вовремя, на последний момент. В этом случае много времени занимает нервозность и лишние движения из-за опасения не успеть. Кто-то работает собрано с чувством знания и , а кто-то суетится и делает много лишних движений, очень устает, а успевает меньше. Если освободилось время, стоит сделать необходимое наперед, что поможет быстрее выполнить следующую задачу. Также следует в своих планах оставить место для непредвиденных, возникающих неожиданно, задач.
Без фанатизма
Но не стоит бросаться из одной крайности в другую. Семья, друзья – это тоже необходимая часть жизни. Потратить жизнь ради карьеры и признания, вычеркнув из нее все остальные , – при сложившейся ситуации человека может постигнуть жестокое разочарование и неудовлетворенность. Все хорошо в меру)) Выбор за нами.
В переводе с английского «тайм-менеджмент» - управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент - это учет и оперативное планирование.
Философия и практика управления временем - относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.
Основы
Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит - он и тайм-менеджмент - две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:
- оптимизация времени;
- планирование дня;
- учет времени;
- организация мотивации.
Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.
Матрица Дуайта Эйзенхауэра
На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела - важны». Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.
Принцип действия
Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:
- Это важно?
- Это срочно?
Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:
- Важные срочные.
- Неважные срочные.
- Несрочные важные.
- Неважные несрочные.
Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер. Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы. Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?
Важные срочные
Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.
Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.
Безотказность - основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.
Важные несрочные
Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте - управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.
Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.
К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.
Неважные срочные
По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.
Несрочные неважные
Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, Facebook и т.д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.
Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред - в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.
Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу - время, потехе - час».
Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.
Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.
Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.
Учимся говорить «нет»
Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе - ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда. Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.
Правило «повозки и лошади»
Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.
Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число - женщины) уверены, что хорошо трудиться - значит много трудиться. Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.
Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать временем) - стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.
«Поедание слона»
Наиболее тяжелые для выполнения - сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем - разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.
Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.
Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.
Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.
Техника «швейцарский сыр»
Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.
Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.
Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.
Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.
У.Теккерей
Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.
Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?
Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:
- Грамотная расстановка приоритетов.
- Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
- Оптимизация рабочего процесса.
Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.
Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.
Принципы тайм менеджмента
Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.
Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.
Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!
Правильная постановка целей
Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.
Принцип Вильфредо Парето
Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.
Рациональный подход к привычкам
Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.
Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.
Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты
Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.
Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование. Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок. Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.
По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.
С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.
Правила тайм менеджмента
Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.
Основные правила:
- Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
- Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
- Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
- Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
- При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
- Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
- Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
- Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
- Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.
Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.
Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.
Как управление временем влияет на жизнь?
Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.
Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.
Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.
Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.
Противоречивые мотивы
С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.
Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:
- Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
- Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
- После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.
Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.
Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.
