Запрос производителю на подтверждение технических характеристик. Основные правила составления запроса

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется письмо-ответ

Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Письмо-просьба

Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, "Надеемся на рассмотрение обращения…". В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер.

Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов "Также просим Вас принять меры…", "Попутно просим Вас обратить внимание…", "Одновременно просим Вас рассмотреть…" и т.д.

Письмо-запрос

Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа.

Письма-запросы относятся к служебным письмам , направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение.

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом. При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше. Если же такая возможность отсутствует, то предупредить о возможном присутствии или отсутствии на мероприятии можно позвонив приглашающей стороне.

Структура и оформление письма-ответа

Как уже говорилось выше, письмо ответ на запрос является обязательным, поэтому к его составлению необходимо приступать как можно быстрее, после получения запроса. Если по каким-то причинам оформление документа затягивается, то имеет смысл предупредить автора о том, что запрос был получен, однако его обработка требует времени. Это не только будет вежливым поступком, соответствующим деловой этике, но и даст время на формулировку послания.

Важно понимать, что письмо ответ на запрос (образец представлен ниже) может иметь как положительное, так и отрицательное решение по поводу данной просьбы. Рассмотрим их более подробно.

Положительный ответ

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу). При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен.

В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.

Письмо-ответ (образец)

Инструкция

В правом верхнем углу укажите фамилию, имя, отчество и полное название должности лица, кому вы направляете письмо, например: Командующему Каспийской флотилией Министерства обороны РФ Иванову Ивану Ивановичу. Отступив одну строчку, в этом же столбце напишите свою фамилию, имя, отчество с указанием адреса постоянного местонахождения, адрес электронной почты и телефон. Это нужно для того, чтобы ответ на официальный запрос направили на ваше имя по почте, а в случае каких-либо проблем либо необходимости разъяснений связались по телефону.

Далее примерно в середине листа напишите название вашего документа. Это может быть "Официальный запрос ", "Запрос на получение информации" либо "Информационный запрос ". Начните ваше требование с обращения в адрес получателя письма, например, "Уважаемый Иван Иванович!" Далее с красной строки начните излагать суть вашего обращения. Опирайтесь на законодательство и нормативные акты по непосредственной теме письма. Ведь чем полнее вы будете знать свои права по закону, тем более высока вероятность, что к вашему письму отнесутся более ответственно.

После описания вашей проблемы отступите несколько строк и, отметив заглавными буквами слово "прошу", укажите, какая информация вас интересует. Пишите ясно, коротко и информативно, войдите в положение лица, которому каждый день приходят если не сотни, то десятки официальных запрос ов. Формулируйте свой запрос так, чтобы не было никаких сомнений в том, что вы просите. Любая неясность может повлиять на то, что вам ответят общими фразами, и вам придется отправлять запрос еще раз.

В конце письма обязательно распишитесь и поставьте дату.

Информационный запрос любой гражданин вправе адресовать в ту или иную государственную организацию, в компетенцию которой входят интересующие его вопросы. Жесткой формы этого документа нет, но есть ряд формальных требований, которым он должен соответствовать.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - доступ в интернет;
• - принтер и авторучка при подготовке запроса на бумажном носителе.

Инструкция

Укажите в первой строчке название организации, которой адресуете запрос . Можно указать должность и имя чиновника, к которому обращаетесь, но это не гарантирует, что читать ваше обращение и отвечать на него будет именно он.

Озаглавьте документ «Информационный запрос ».

Далее перечислите нумерованным списком все интересующие вопросы, относящиеся, по вашему мнению, к компетенции организации, в которую вы обращаетесь. Если вы просите прокомментировать ту или иную ситуацию, кратко изложите ее, сообщая лишь имеющие значение детали.

При планах отправить бумажную версию по почте или отнести лично распечатайте документ и не забудьте поставить дату и расписаться. Для личного визита снимите с него копию, на которой должны будут сделать отметку о принятии.

Запросы в министерства различных отраслей люди направляют для выяснения или разъяснения тонкостей российского законодательства. Существует несколько регламентированных правил отправления запроса, благодаря которым ваше обращение не останется без ответа.

Инструкция

Изучите имеющуюся информацию относительно вашего вопроса. Возможно, что вы таким образом найдете сведения, касающиеся вашего вопроса, разъяснения ваших обязанностей и прав, и сможете самостоятельно сгладить сложившуюся конфликтную ситуацию или добиться желаемых результатов в рамках дозволенных полномочий.

Коротко (только по сути дела) сформулируйте свой запрос, который отправьте в письменном виде в соответствующее вашей теме Министерство (Министерство финансов, Министерство образования, Министерство пищевой промышленности и т.д.). Любой запрос начните словами: «Прошу вас…».

Запрос в министерство , согласно регламенту, обязательно должен содержать определенные сведения. Если вы физическое лицо, то укажите полностью имя, отчество, фамилию, точный почтовый адрес, дату составления и поставьте вашу подпись. Если вы лицо юридическое, к вышеперечисленным сведениям добавьте полное название организации, идентификационный номер (ИНН), поставьте на документе печать. Если в запросе будет отсутствовать хотя бы одно из обязательных сведений, министерство вправе отказать в его рассмотрении.

Основные правила составления запроса

Статья 6. Способы реализации права на доступ к информации

Порядок реализации права на доступ к информации

Глава 2

1. Доступ к информации обеспечивается:

Обязательным доведением информации до всœеобщего сведения;

Сообщением информации для всœеобщего сведения;

Удовлетворением персональных и коллективных запросов на информацию.

2. Порядок обязательного доведения информации до всœеобщего сведения определяется законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Во всœех случаях органы и организации, их должностные лица обязаны незамедлительно всœеми имеющимися средствами довести до всœеобщего сведения ставшую им известной информацию о фактах и обстоятельствах, создающих угрозу общественной безопасности, жизни и здоровью людей.

3. Сообщение информации для всœеобщего сведения осуществляется путем опубликования официальных документов в специальных изданиях, размещения их в базах и банках данных, доступных для неограниченного круга заинтересованных лиц.

4. Доступ к информации по запросу заинтересованного лица может осуществляться в форме:

ознакомления с официальными документами, содержащими запрашиваемую информацию;

получения копии соответствующего документа или выдержек из него; получения письменной справки, содержащей запрашиваемую информацию; получения устного изложения содержания запрашиваемой информации;

5. Запрос на информацию, а также предоставление информации по запросу может осуществляться в устной или письменной форме, в т.ч. с использованием электронных технологий передачи данных.

Есть несколько правил, которые должны соблюдаться при составлении любого запроса на получение информации, находящейся в распоряжении судов, органов власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединœений, а также правила, соблюдение которых значительно ускорит получение ответа на запрос:

1) крайне важно точно и без сокращений указать название органа власти, органа местного самоуправления, суда, организации, куда направляется запрос. В случае если вы знаете ФИО должностного лица или руководителя организации, то их также стоит указать, включая должность. В случае если при написании запроса нет возможности уточнить имя должность лица, запрос следует направлять на имя руководителя организации.

2) крайне важно указать информацию о себе, поскольку анонимные запросы в России не принимаются к рассмотрению. Российское законодательство четко оговаривает, какую информацию пользователь (или заявитель) должен указать о себе в запросœе: - фамилию, имя, отчество для российских гражданин, либо наименование организации, общественного объединœения, государственного органа, органа местного самоуправления; - почтовый адрес, по которому будет направлен ответ на запрос; - номер телœефона (и/или факса), либо адрес электронной почты, по которому также должна быть направлен ответ на запрос;

3) запрос составляется на русском (государственном) языке, однако должна быть составлен на государственном языке республики, находящейся в составе России, что должно быть определœено законодательством субъекта Российской Федерации;

4) составляя основной текст запроса, старайтесь четко, лаконично и вежливо сформулировать свой запрос с использованием элементов языка деловой переписки. К примеру, можно использовать специальные речевые обороты ʼʼна основании вышеизложенногоʼʼ, ʼʼв соответствии с…ʼʼ, ʼʼкак указано вышеʼʼ и т.д. Желательно добиться того, чтобы размер запроса не превышал одной страницы.

5) вам не нужно обосновывать крайне важно сть получения запрашиваемой информации;

6) при оформлении запроса можно сослаться на нормативно-правовые документы, гарантирующие право на получение информации (желательно с указанием номера статьи). Знайте, что с 1 января 2010 вступает в силу Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ “ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ И ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ“. Статьи 18 и 19 этого закона содержат обязательные сроки ответа на обращение и объём предоставляемой информации

Указанный закон 1995 года отменен. Сейчас действует Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ“. Новый закон содержит только рамочные положения, то есть конкретных указаний на обязанность предоставить информацию нет. Но с 1 января 2010 вступает в силу Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ “ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ И ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ“. Статьи 18 и 19 указанного закона содержат обязательные сроки ответа на обращение и объём предоставляемой информации.

Вопрос: Подскажите, пожалуйста͵ как правильно составить заявление или запрос на получение информации? Сколько дней буду отвечать на мое обращение? Дело в том, что устно мне такую информацию не разъяснят детально и подробно, а вот письменно как раз ответят так, как нужно. Подробную информацию я хочу поместить на страницах газеты, чтобы потом не говорили, что устное интервью я переврал .

Ответ: Спешу вас обрадовать. Действительно, информацию можно получать и устно и письменно. В случаях, когда специфика освещаемой темы вам малознакома, надежнее будет получить официальную информацию путем письменного обращения. Иногда это вполне оправдано и пусть даже на получение письменной информации вы затратите больше времени, зато результат будет безупречный: в своем материале вы будете ссылаться на официальный ответ государственного органа за подписью первого руководителя

Наименование СМИ (логотип газеты)

Кому________

(Наименование государственного органа,

Ф.И.О. первого руководителя, кому адресуете запрос)

(полностью ваши Ф.И.О., должность)

ʼʼ___ʼʼ______2004 ᴦ.

Основные правила составления запроса - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Основные правила составления запроса" 2014, 2015.