Просим вас прислать информацию согласно приложению. Когда без сопроводительного письма не обойтись

Сопроводительное письмо является формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Сопроводительное письмо — это один из видов делового письма, составляют которое во время отправки документов. В нем, как правило, в краткой форме перечисляются и описываются документы, у которых отсутствует адресная часть, указывается также их наименование, а также дальнейшие действия получателя данного письма.

Удобство такого сопроводительного письма состоит в том, что:

Первое. Данное деловое письмо является доказательством того, что отправлены определенные документы адресату. Поэтому такое лицо уже не сможет отрицать, что не получал их, так как в таком сопроводительном письме есть описание всех отправляемых в нем документов.

Второе. В таком письме есть вложенная инструкция адресованная получателю указывающая о его дальнейших действиях связанных с этим письмом и полученными документами. В основном перед ним стоит задача, решить какие полученные документы следует подписать и скрепить печатью, а также, какие необходимо обратно вернуть отправителю.

Способы правильного написания сопроводительного письма к документам

Данное письмо пишется согласно существующей общей его структуре. В шапке, то есть в самом верху письма, нужно указать должность, название организации и также получателя письма ФИО. Дальше следует указать дату отправки документа, его номер и написать заголовок письма. В конце пишется ваше обращение к адресату.

В сопроводительном письме к документам его текст начинается обычно со слов:

• Направляем Вам…
• Высылаем Вам…
• Мы представляем Вам…

Здесь следует указать наименование документов, которые отправляются, также их дату и номер и написать инструкцию адресату, которая разъясняет, что с полученными документами делать.

В сопроводительном письме в его основной части можно написать просьбу с такими шаблонными фразами:

• Получение просим подтвердить…
• Просим передать…
• Просим незамедлительно информировать…
• Просим вернуть…
• Настоятельно просим руководствоваться… и т.д.

Также допускается под основным текстом письма сделать отметку о имеющихся приложениях. Это позволит намного облегчить обработку почты и исчезнет вероятность потери отправленных отдельных экземпляров документов (см. пример).