Как делать все быстро правильно. Празднуйте маленькие победы

Здравствуйте, уважаемые друзья. В этой статье я отвечу на вопросы, которые становятся в последнее время очень актуальными: и «Где найти 25-й час?». Самое интересное, что многие читатели блога спрашивают у меня: «Али, как это вы все успеваете? Ведь, офицерская служба, общение с родными, ежедневная рутина, сон… как вы находите время на ведение своего блога? Сами же пишите, что на тратите примерно 6 часов».

Ребята, вы слышали, наверное, о таких модных понятиях последнего времени, как «тайм-менеджмент», «расстановка приоритетов», «планирование деятельности». Лично меня эти заумные фразы уже достали! Наверное, сегодня только ленивые в интернете не пишут статьи об управлении своим временем. Когда человек начинает разбираться в вопросах «тайм-менеджмента», то он заходит в такие дебри, что «мама не горюй». В итоге — вопрос «как научиться управлять временем?» остается открытым.

Для чего нужно научиться управлять своим временем или в чем подоплека вопроса «как все успевать»?

Слышали ли вы что-то подобное - «как бы убить время», «чем бы себя занять» или «я только 5 минут (на самом деле, часа полтора) в Одноклассниках посижу»? Улыбаетесь? Небось, сами не раз такое говорили? На самом деле, есть люди, которым ничего не нужно, они просто «живут как живут». Ну, что-то вроде известной массы в проруби. Какой там тайм-менеджмент, планирование целей. День прошел, да и ладно.

Господи, зачем напрягаться, что-то придумывать, писать, достигать, побеждать. Лучше, как нормальный «пацик» или «чувиха» (простите за фамильярность) прийти после работы, слопать любимых пельмешек, взять опупенную бутылочку пива, сделать умный вид, включить телик и «развиваться по самые помидоры». Благо, «высокоинтеллектуальных» программ на нашем отечественном телевидении много (Дом-2 и прочая ересь). Если вы чувствуете, что эти строки описали вашу жизнь, то сразу же закрывайте эту статью и вперед за «Клинским» (в этот раз вы идете за ним, вернее, каждый раз вы идете).

Жестко? Согласен! Иначе никак! Раз вы еще не закрыли статью, значит… Ну, ладно, идем дальше. Буквально год назад до меня «доперло», что есть три самых важных составляющих достижения успеха в моей жизни: здоровье, отношения с родными и время. О первой составляющей я уже писал статью . Отношения с родными афишировать я не очень люблю, хотя уже несколько раз писал об этом (например, ). Но, чтоб быть здоровым и иметь хорошие отношения с близкими людьми, кроме желания, должно быть и время. Но, мы же в 8 утра убегаем на работу (кто-то на службу), целый день несемся, как белка в колесе, потом впопыхах прибегаем домой, сил остается только на то, чтоб поесть и включить телевизор.

Ах да, есть же долгожданные выходные! Мы ждем их с нетерпением, но они, как назло, очень быстро пролетают. И вот снова понедельник, звук зловещего «дибильника» поднимает нас и опять все по кругу. И так до 55-60 лет, там пенсия (скорее всего, в нужде), старость и… «здравия желаю, ангел Гавриил». Все, хватит о грустном! Давайте ответим на вопрос – для чего и как научиться управлять временем?

Время – это единственный не возобновляемый наш ресурс, потому и самый ценный. Но, задавались ли вы вопросом, как тратите этот столь важный ресурс? Нет? Я тут нашел классное видео, в котором рассказано, как и на что тратит время «средний» житель планеты (обязательно посмотрите, очень сильно мотивирует):

Знаете, мне очень смешно становится, когда говорят: «У меня нет времени на то-то!». Тогда я спрашиваю: «Слушай, а сколько времени в сутках есть у меня?». В этот момент у того, кто только говорил, что «у него нет времени», начинаются бурные процессы в голове. Он начинает соображать, что Бог поступил очень справедливо в отношении всех людей! У нас у всех в сутках ровно 24 часа! И ни секундой больше!

Как вы проведете эти секунды, минуты, часы – ваше личное дело. Но, суть в том, чтоб лет через 30 вы не пожалели «за бесцельно прожитые годы» (слова настолько избитые, что вызывают уже оскомину). Если вы уверены, что такого точно не будет, то считайте, что вы самый счастливый человек!

Как я все успеваю (мой личный опыт высвобождения времени)

Признаюсь, я не все, что планирую, успеваю сделать! Вообще, прежде, чем вы научитесь управлять своим временем, нужно понять, а нужно ли оно вам? Допустим, удалось вам выкроить часик-второй из своего дня. Что вы будете делать с этим временем? Как вы его используете? Не должно получиться, как в том старом анекдоте: «Столько копил на «черный день», что жду его с нетерпением».

То есть, у вас должна быть какая-то ясная и четкая цель, на достижение которой вы и будете тратить свое высвободившееся время. Отлично! Но, как найти это «лишнее время»? Будьте уверены, в тот миг, когда вы определитесь со своей целью в жизни (главной целью), то сразу же начнете понимать, как выкроить время для ее достижения. Но, как делаю это я? За последние два года я определил для себя «формулу сбережения времени». Данная формула основывается на трех «китах»:

Планирование (куда же без него)
Анализ
Работа над ошибками

Многие коучи (тренер по личностному росту) советуют планировать свою жизнь на 5-10 лет вперед. Скажу честно, я пока так далеко не могу заглядывать. Максимум, что я позволяю себе – это планировать на 2 года вперед. Причем, на ближайший год я все очень четко и развернуто стараюсь прописать. Для этого в 20-х числах декабря беру листочек формата А4 и прописываю в нем все свои цели на грядущий год. Причем, цели я разбиваю по сферам жизни. Вот они:

Здоровье (пример – с 15 января записаться в тренажерный зал, ходить 3 раза в неделю, с 1 февраля начать ходить в бассейн и так далее)
Личная жизнь (сюда я вписываю все цели, которые хочу достигнуть в отношениях с близкими и родными)
Финансы (понятно, что в этот пункт попадает все, что связано с доходами и расходом. То есть, сколько я планирую зарабатывать на том или ином проекте к концу года)
Карьера (здесь я вписываю то, чего должен получить на работе, какую должность занять, с кем пообщаться и так далее)
Образование (сколько и какие книги я должен прочитать, какие курсы пройти и в какой время)
Проекты (каких целей мне нужно достигнуть в различных проектах. Например, цели на блоге на 2012 год можно прочитать — )
Отдых (когда и где провести отпуск, куда съездить отдохнуть, какие шаги предпринять. Например, в сентябре прошлого года мы с женой , так я уже за год знал, что именно туда и поеду)
Планирование (когда проводить планирование месяца, суток и прочее)
Прочее (сюда я записываю важные цели, которые не подходят ни к одному из вышеперечисленных сфер. Например, в прошлом году мне нужно было получить загранпаспорт и водительское удостоверение. Все было сделано, кстати)

Обязательно нужно все прописывать ручками, не на компьютере. После этого пишите, чего вы сделаете, если не достигнете поставленных целей! По мере достижения целей, на этой бумаге я ставлю «плюсик». Чем больше плюсиков, тем больше хочется работать и достигать. Такая вот самомотивация.

Еще один важный пункт – ставить цели на месяц и на сутки. На месяц я также все прописываю на листке формата А4, а для ежедневного планирования я завел ежедневник. Вот это действительно мотивирует на действие. Кстати, вот мой ежедневник (правда, он весь исписан, кстати, так должно быть и у вас):

Вторым этапом является то, что в конце дня я обязательно провожу анализ. Смотрю, что было выполнено, что нужно перенести и прочее. В конце месяца подвожу итоги месяца, а в конце года, соответственно, итоги года. Ну, и обязательно нужно проводить работу над ошибками. Смотреть, где мы теряем время, где неэффективно работаем. Поверьте, это еще не полный список того, что можно и нужно делать для того, чтоб эффективно управлять своим временем. Но, если вы хотя бы это научитесь делать, то будете удивлены тому, как много дел успеваете сделать.

Кстати, большой проблемой последнего времени является то, то что мы бесцельно проводим время в интернете. Откроешь почту, социальные сети, Youtube и не замечаешь, как пролетает время. О том, как правильно работать за компьютером тоже напишу статью. Подпишитесь на обновления блога , чтоб получать все новые статьи блога на свою электронную почту ().

В заключение этой статьи, как и обещал, хочу предложить вам пройти супер-тренинг «Властелин времени». Он АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНЫЙ, я сам когда-то проходил его, и время от времени возвращаюсь и вспоминаю задания курса. Скажу одно – ребята, вы действительно научитесь управлять своим временем. Известнейшие в российском интернете предприниматели Евгений Ходченков и Михаил Гаврилов создали настоящий бестселлер. Я просто вам советую. А проходить или нет – решать вам! Вы же знаете, что я своим читателям плохого не посоветую.

Желаю вам многократно повысить свою эффективность! На этом я хочу завершить эту небольшую статью. Очень надеюсь на то, что вы нашли ответ на вопрос «как все успевать?» . Конечно же, все невозможно успевать сделать, но стремиться к этому можно и нужно! И я в этом буду вам помогать. В завершение хочу дать вам послушать величайшую речь Аль Пачино (я несколько раз прослушал):

Друзья, а какие у вас есть способы, которые помогают вам управлять своим временем. Буду очень рад обсудить в комментариях к этой статье ваше мнение.

Тема моей статьи связана с проблемами современной жизни человека, требующей от него быстрого решения задач, без ущерба ожидаемому результату.

С проблемой выполнять работу, применяя рациональные приемы организации труда, человечество знакомо, как только появился наемный труд. Сегодня эта проблема – как научиться все быстро делать выглядит несколько иначе. Она связана с быстрым темпом жизни, с большим объемом информации, которую приходится обрабатывать на рабочих местах у компьютеров.

Обычные домашние дела тоже хочется выполнять быстрее, экономя время на более интересное времяпровождение. Поэтому не удивительно, что психологи ищут новые способы в решении этой проблемы – уметь делать все быстро и продуктивно. Особый интерес к этой проблеме проявляют бизнесмены в разных сферах бизнеса. Ведь сотрудники, умеющие быстро и качественно выполнять множество дел, незаменимы. Так в сфере менеджмента появились и стали популяризироваться как ноу-хау понятия многозадачности и тайм менеджмента . Рассмотрим подробнее эти понятия и как их можно использовать.

Что такое многозадачность

Это понятие пришло с Запада, с новыми обучающими технологиями. Мультитаскинг – умение выполнять несколько задач сразу. Это могут быть несколько видов деятельности, выполняемые человеком параллельно, или умение разбивать несколько дел на составные части так, чтобы можно было к ним возвращаться без ущерба для конечного результата. Для современного человека многозадачность понятна на таких примерах:

Работа на компьютере с одновременным разговором по телефону;
Просмотр телевизора и газеты;
Управление автомобилем и разговор по телефону.

Казалось бы, таким мультитаскингом сегодня никого не удивишь. Но для более сложных и ответственных дел отвлечение на решение других проблем требует большой концентрации внимания. Для того чтобы не страдало качество выполняемых работ необходимы четко отработанные навыки. Исследования же показали, что мультитаскинг не продуктивен. Дело в том, что решать задачи в любой сфере деятельности человек способен в довольно ограниченном секторе. Он, способен не отвлекаясь, качественно выполнять одну задачу, кроме того, постоянные переключения с одного вида деятельности на другую напрягают и интеллектуально и физически. Постоянная работа в режиме многозадачности не способствует работоспособности.

Как достичь высокой продуктивности

Высокая продуктивность – результат высокой концентрации на выполняемом задании, что позволяет выполнить ее быстрее и качественнее.

Исследования показали, что современный человек в среднем может концентрировать свое внимание на задаче всего 3 минуты! Дальше он отвлекается, думает попить чайку, или залазит в почту, или переключает внимание на параллельно открытую вкладку в браузере.

Также исследования показали, что 4 часа в день – это максимум продуктивности среднестатистического человека. После чего концентрация внимания ощутимо падает вместе с продуктивностью.

Получается часть времени из этих драгоценных часов мы тратим на неважные дела, на время для работы мозга по переключению с одного дела на другое.

Для того чтобы легче было управлять своей концентрацией внимания, стоит придерживаться некоторых рекомендаций:

Работая на компьютере, оставляйте вкладки нужные только для конкретной задачи. Музыка, параллельное видео в фоне — все это отвлекает внимание, забирает энергию и снижает продуктивность. Если необходимо заставить работать мозг на максимуме избегайте посторонних звуков и отвлекающих предметов. Кстати, о чистоте. Было проведено исследование, в котором одна группа людей работала за чистым столом, вторая за захламленным.Первая группа людей выполнила задачу гораздо быстрее, работала продуктивней. А вторая группа — выполнила гораздо медленнее, но зато креативнее. Так что думайте, что нужно вам при выполнение конкретной задачи.
Решая какую-то задачу, рекомендуется разбить ее на более мелкие, чтобы решать их постепенно, с кратковременными перерывами на отдых. Для этого придумана техника «помадоро» или «помидора».Разбивайте свою работу на короткие циклы по 25 минут, в каждый из которых вы будете решать только одну задачу, предельно на ней сконцентрировавшись и сознательно не обращая внимания на всё остальное. Потом обязательный 5-ти минутный перерыв и следующий 25-ти минутный подход. Через 4 подхода по 25 минут (т.е. через 2 часа) необходимо сделать получасовый перерыв и потом снова повторить. Если задача большая, то отведите на нее 2 — 3 помидора. Подробней о технике и о ее применении в моей жизни я расскажу в следующий раз.
Важно научиться выделять из общей массы дел наиболее важные, требующие больше сил и времени и выполнять их в самое продуктивное время. Как показали исследования, человек наиболее продуктивен через 2 часа после пробуждения, причем в течение первых 4-х часов. Поэтому сложные задачи, требующие большой концентрации и усилий запланируйте именно на это время. А прочтение почты, ответы на письма, разбор бумажек и другие дела, не требующие больших ресурсов головного мозга, оставьте на вторую половину дня.
Для качественного выполнения любых задач важна мотивация. Без осознанного вопроса – «для чего это нужно, что я буду иметь при этом», продуктивного решения задач невозможно. Если вам необходимо выполнить что-то, а выгоды в этом не видите, прибегайте к «прянику». Что поделать приходиться иногда себя мотивировать едой или развлечениями.
Используйте планирование своего рабочего дня, недели, руководствуйтесь проверенными методиками тайм менеджмента.

В чем смысл тайм менеджмента

Тайм менеджмент – это обучающая технология, помогающая правильно распределять и организовывать рабочее время. Исследуя проблему рационального использования рабочего времени, англичане пришли к ошеломительному выводу: более 70% рабочего времени приходится на второстепенные дела и только треть его остается на решение основных задач. В чем же смысл тайм менеджмента? Он дает возможность человеку самому сконструировать свой путь к успеху.

Необходимо планирование времени и четкий его контроль. План составляется на день, на неделю и более долговременный период – на месяц или год. Сразу с большого планирования начинать не стоит. Дисциплинировать себя и контролировать рабочее время научит ежедневное планирование. При этом необходимо придерживаться определенных принципов:

Прописывать цели и способы их достижения;
План составлять заранее, после обдумывания;
Цели должны быть конкретными и реально выполнимыми;
Выделить основные задачи по приоритетности;
Решать задачи надо не с самых легких, а с самых сложных, не оставляя их на конец рабочего дня;
Не распыляться на мелочи и не отвлекаться;
Привлекать к решению задач помощников;
Уметь отказывать тем, кто попусту тратит время на пустые разговоры;
Необходимо анализировать свои записи, с целью выявления ошибок и способов их устранения;
Корректировать режим рабочего дня под свой личный биоритм. Если наивысшая продуктивность организма заключается во временном промежутке между 10 часами утра и 14 часами дня, то его нужно использовать наиболее эффективно.

В любой сложной работе необходим перерыв. Он необходим по двум причинам. Во-первых, организм получает отдых и восстанавливается. Во-вторых, после отдыха на выполненную часть работы человек смотрит более объективным взглядом, видя недостатки и ошибки.

Тайм менджмент, при правильном его использовании не только учит работать быстро и продуктивно, но и высвобождает личное время, которое можно потратить на отдых, развлечения, занятия спортом и т.д.

Но только ли для работающих актуальна технология тайм менеджмента? Конечно, нет!

Тайм-менеджмент для молодых мам и неработающих женщин

У молодых мам времени катастрофически не хватает: его нет не только для себя, но и для мужа, который переживает отсутствие внимания со стороны молодой жены. В таких ситуациях и приходит на помощь организация домашних дел, ухода за ребенком. Если планирование времени выполнено грамотно и этого плана четко придерживаться, то освободится время и на уход за фигурой после родов и на обиженного вниманием мужа.

Тайм-менеджмент для детей

Временем ребенка распоряжаются взрослые. Они составляют для него режим дня, распределяя время на учебу, дополнительные занятия и отдых. Но, чтобы ребенок научился самостоятельности и дисциплине, необходимо привлекать его к планированию своего времени и четкому соблюдению плана. При четком соблюдении режима у детей остается много свободного времени. При этом умение распоряжаться свободным временем –ответственность. Расширяя границы свободы, родители расширяют границы ответственности своего ребенка. Научившись быстро и качественно делать свои дела, ребенок освобождает себе свое личное время, которое может уже сам планировать.

В заключение

Не стремитесь сделать все и сразу. Не стоит браться за решение нескольких задач одновременно, если чувствуете, что не сможете с ними справиться. Отрицательный результат не только может подорвать физическое здоровье, но и эмоциональное.

Work smarter, not harder

Мы все, кто часто, кто время от времени, оказываемся в такой ситуации, когда нужно сделать определённое задание в сжатые сроки, но в силу разных причин не успеваем. Кто-то быстро «перегорает», теряя стартовый задор, кто-то наоборот долго запрягает. , – причин много. И едва ли в мире найдётся такой человек, которому незнакомы подобные ситуации. Ситуации, когда силы и энергия уходят на блаженное «ничегонеделание», хотя впоследствии, так или иначе, необходимое приходится выполнять. «Работа не волк – в лес не убежит», – плохой подход и с точки зрения мотивации, и как показатель отношения к работе. Он не способствует выделению приоритетов и, как результат, приводит к такому положению дел, когда уже невозможно понять, с какого места начинать и за что браться в первую очередь. В итоге, всё же пересилив себя и начав делать нужное, наша работоспособность от ощущения чувства полной беспомощности сильно страдает. Чтобы этого не происходило – нужно побороть в себе привычку . Рецепт таков: немного , абсолютная на задачах и бесполезным тратам времени.

В этой статье мы подобрали некоторые приёмы, призванные помочь в развитии привычки работать продуктивно, быстро и с умом!

Структурируйте и разбивайте задания

Умение структурировать – полезный инструмент планирования. Пользуйтесь интерактивными («Google Keep», «Notes», «Evernote»), подручными органайзерами (ежедневники, блокноты, стикеры). Составляйте график работы и освобождайте вашу память от этой информации. Также возьмите на вооружение принцип «большой путь начинается с маленького шага», который не раз доказал свою эффективность. Главное – начать делать. И легче его воплотить – работая постепенно, справляясь с задачей по частям. Выполняя каждую из них, вы понемногу приближаетесь к достижению глобальной цели. Кроме того, будет срабатывать психологический эффект – вы будете чувствовать удовлетворение, поочередно вычёркивая из списка дел новый пункт. Такая себе психологическая уловка. Но при этом не забывайте и об отдыхе – ваша от него зависит не меньше, чем от умения организовывать саму работу.

Никакой мультизадачности

Об этом мы писали ранее, сейчас же сосредоточимся лишь на рассмотрении слабых и сильных сторон фокусировки на нескольких задачах одновременно. Слабые стороны: вы не сконцентрированы, уделяете понемногу внимания сразу нескольким действиям, в итоге – не делаете качественно ни одно из них. Эти наблюдения не индивидуальны, а доказаны наукой –мозг человека не может принимать и анализировать информацию, будучи одинаково сфокусированным на разных делах. Но есть и сильные стороны – при долгих тренировках у вас всё ещё есть шанс стать похожим на Юлия Цезаря и делать три дела одновременно. Правда, делать их большинство людей всё равно будет кое-как. Поэтому важно понять, что многозадачность – это не несколько дел за раз, а быстрое переключение между заданиями и чередование их с отдыхом.

Знайте грань между срочным и важным

Перед тем, как приняться за то или иное дело, проверяйте его приоритетность. В этом лучше всего вам поможет , используя которую можно получить наглядное подтверждение того, каким делам вы уделяете и каким должны уделять время. В идеальных условиях срочных и одновременно важных дел нужно не допускать. Но ещё важнее – разделять срочные и неважные дела и важные, но не срочные. Больше внимания, конечно же, следует уделять вторым, иначе, работая над тем, что срочно, но не важно, руки у вас так и не дойдут до действительно важных дел. Поэтому планируйте ваше время так, чтобы выполнять задачи не только по мере их поступления, но и в порядке важности.

Исключите отвлечение

В первую очередь речь здесь идёт о гаджетах и веб-сёрфинге. Переведите телефон в беззвучный режим и уберите подальше (если работа, конечно же, позволяет произвести такие манипуляции), выключите уведомления о новых сообщениях в социальных сетях и почте, если понадобится – установите специальные программы, которые будут на время блокировать доступ к выбранным интернет-ресурсам. После этого принимайтесь за работу. Вы увидите, что, в конечном счёте, можете сделать больше, если будете оставаться сфокусированными на задаче, разобрав входящую почту и ответив на звонки позже. Но не исключено, что, даже максимально обезопасив себя от утечек времени, вы всё равно не будете продвигаться вперёд в выполнении работы (в таких случаях и стены могут казаться интересными). Однако попробовать точно стоит.

Делайте перерывы

Исследованиями подтверждено – концентрация внимания остаётся предельно высокой на протяжении 30 минут – часа. Поэтому рациональным решением будет делать небольшие перерывы (например, 20% от проведённого за работой до этого времени). Во время таких мини-перерывов можно сделать небольшую для тела и , провести короткий сеанс , заварить чай, или же просто полюбоваться видом из окна. Но это всё может оказаться невыполнимым для тех, кто работает, например, в офисе. В таком случае следует «изобрести» другие перерывы – после напряжённой работы те же ответы на входящие письма или другая механическая работа станут для мозга отличной перезарядкой.

Политика «закрытых дверей»

Ещё один источник отвлечения – окружающие вас люди. Зачастую не телефоны и планшеты, а именно друзья, родственники, знакомые и коллеги больше всего нас отвлекают. И приступая к работе, очень важно их предупредить о том, что вы будете заняты и вас лучше не беспокоить. Это не грубость, а вынужденная мера. Таким образом, вы исключите и прямое отвлечение, и косвенное – никто у вас на глазах не будет заниматься тем, чем хотелось бы в данный момент заниматься вам. Обеспечьте себе благоприятную среду и принимайтесь за работу – это, несомненно, скажется на качестве и скорости вашей работы.

Представьте конечную цель

Результат с самого начала. Сосредоточьтесь на тех ощущениях, которые вы испытаете, когда завершите задание. И продолжайте оставаться сфокусированным на нём до завершения работы. Так вы не рискуете свернуть с пути, поскольку точно знаете, что ждёт вас в конце и какой шаг нужно сделать следующим.

Празднуйте маленькие победы

Любые масштабные проекты требуют большого количества действий для своей полной реализации. Поэтому вознаграждайте себя за каждый пройденный этап – съешьте что-нибудь вкусное, купите новую вещь, сходите в кино. Это поможет выработать позитивные установки и поспособствует . Работа будет легче продвигаться, если каждое успешное действие будет ассоциироваться с чем-то приятным.

Умейте говорить «нет»

О важности мы уже говорили выше. Но успех в данном отношении зависит не только от умения не отвлекаться на второстепенные задачи, следуя главной цели. Нужно отбросить желание сделать всё идеально. Помните о – время на шлифовку задания у вас точно будет. Также важно уметь защищать свои интересы – помощь коллеге с его частью работы это хорошо, но отнимает время, которое нужно непосредственно для работы вам. Но здесь важно найти баланс, так как принцип «каждый сам за себя» рискует оторвать вас от коллектива.

Перестаньте повторять, как вы несчастны

Жаловаться в целом не лучшая привычка. Изменить ситуацию всегда можно – даже если вина за «завалы» лежит не на вас, но с их последствиями вы постоянно сталкиваетесь. Подпитывайте свой дух и мотивацию установками. Используйте , повторяя себе, что вы идёте к намеченной цели. Попробуйте – и вы увидите, что отношение многое меняет.

Время нельзя повернуть вспять, оттого его ценность трудно преувеличить. Потерянного времени не вернешь. Каждый взрослый и самостоятельный человек вправе распоряжаться своим временем. Но почему одни люди успевают все, а другим не хватает двадцати четырех часов в сутках? Как все успевать без ущерба для физического и психического здоровья?

Управлять временем в прямом смысле этого слова нельзя. Под управлением подразумевается умение использовать время рационально, так чтобы успевать сделать все, что хотелось.

Учет и оперативное планирование времени определяется как (в переводе с английского «управление временем»).

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в рамках от одного дня до недели. Для определения способности упорядочивать жизнь в целом введено понятие лайф-менеджмент (в переводе с английского «управление жизнью»).

Бытует мнение, что знания тайм-менеджмента помогают лишь в работе, нужны только руководителям и управленцам. Это не так. Тайм-менеджмент пригодится любому человеку, который хочет упорядочить свое время и научиться его эффективно использовать. И инженер, и домохозяйка, и школьник хотят знать как повысить работоспособность и сэкономить время, ведь все они трудятся.

Основные правила управления временем подскажут занятому человеку как все успеть и на работе и дома, без вреда для здоровья.

Принцип эффективного управления временем: время измеряется не в минутах, а в событиях. Измерять время нужно жизненными событиями, поступками. Это необычное восприятие времени подарит человеку ощущение наполненности жизни.

Главная идея тайм-менеджмента: время нужно тратить на главные вещи в жизни.

Как все успевать, если не понятно, что конкретно нужно успеть сделать? Чтобы управлять временем, нужно научиться:

расставлять приоритеты;
определять достижимые, конкретные, четкие цели;
планировать день, неделю, жизнь.

Распорядок дня

Управление временем начинается с планирования дня. Хорошо когда человек умеет составлять расписание на день, а лучше – записывать его в ежедневник. Цели, задачи, планы и график дня, записанные на бумаге, скорее будут достигнуты, чем те, которые не записаны.

Составляя распорядок дня, человек лучше запоминает, что ему предстоит сделать. И забыть ничего не получится, ведь все записано!

Еще один положительный аспект распорядка дня – распределение задач на важные и менее важные. Записывая точное время, к которому нужно успеть выполнить задание, человек сортирует все дела на срочные, первостепенные и те, которые можно перенести на время.

Распорядок дня организовывает и обязывает индивида быть ответственным и пунктуальным. Нужно стараться четко придерживаться графика.

Советы, которые помогут придерживаться распорядка дня, не выбиваясь из графика:

Порядок

Чтобы не тратить время на поиск вещей, их нужно содержать в порядке. У каждой вещи должно быть свое место, чтобы не вспоминать, где она оставлена.

Если у человека все по полочкам на рабочем столе в прямом смысле, значит, также все по полочкам в голове в переносном смысле. У хорошей хозяйки все кухонные и бытовые принадлежности, белье и продукты лежат на своих местах, подписаны и отсортированы.

Отвлекающие факторы

Как все успевать, когда вокруг столько отвлекающих моментов? Телевизор, телефон, интернет, отвлекающие запахи, звуки – это все поглотители времени, отвлекаясь на которые, человек выбивается из графика. На общение, отдых и развлечение должно оставаться время, но оно тоже должно быть включено в график.

Если отвлекающих факторов слишком много, нужно принимать меры по их устранению. Да, подруга, которая звонит, чтобы просто поболтать может обидеться, если ей отказать в этом. Но нужна ли такая подруга, которая не понимает, что сейчас нет времени с ней разговаривать, и продолжает надоедать?

Автоматизмы

Некоторые каждодневные процедуры можно довести до автоматизма. Выполняя их, попутно делать что-то еще. Например, девушка хочет выучить иностранный язык самостоятельно, но не может найти время на обучение, так как занята домашним хозяйством. Она определяет то привычное занятие, которое делает автоматически (мытье посуды) и, выполняя его, учит язык (слушает самоучитель в аудиоформате).

Отдых

Упорные и трудолюбивые люди, отвечая на вопрос: «Как все успеть?», принимают решение продлить рабочий день за счет отказа от отдыха. Они просто перестают отдыхать. В результате, эффективность труда снижается, человек переутомляется, теряет интерес к труду, а вместе с ним и здоровье.

Отдыхать нужно физически, умственно и морально. Отдых на природе и культурный отдых – прекрасная возможность не только расслабиться, но и зарядиться энергией, вдохновиться на новые свершения.

Начинать день и заканчивать его вовремя

Люди, которые переводят будильник, после того, как он прозвенел еще и еще на пять минут, обрекают себя на опоздание, суету, суматоху и переживания в течение всего последующего дня.

Вставать лучше всегда в одно и то же время. Ложиться в одно и то же время также полезно, организм привыкает, и процесс погружения в сон проходит быстрее. Это профилактика бессонницы.

Как держать мозг «в форме»

Не всегда проблема нехватки времени кроется в неумении им управлять. Иногда человеку не хватает сил выполнить все запланированные мероприятия. Как повысить работоспособность мозга? , когда мозг отказывается думать?

Современная жизнь перенасыщена информацией, событиями и стрессовыми ситуациями. Это все приводит к снижению работоспособности мозга.

Некоторые люди интуитивно приходят к осознанию того, как повысить умственную работоспособность, организм как бы подсказывает им, что нужно предпринять.

Например, перед экзаменом студенты едят шоколад. Сладкое не только повышает настроение, но и улучшает работу мозга. Шоколад содержит сахар, который нужен для мозговой активности, он «заряжает» мозг.

Кроме шоколада есть другие, более действенные и полезные способы повысить работоспособность мозга:

Перерывы в работе

Возможность отвлечься от работы на некоторое время и немного отдохнуть положительно влияет на работоспособность в течение дня. После работы нужно отдыхать от нее, заниматься домашними делами, хобби, общаться с близкими людьми.

Навязчивые мысли о работе не позволяют мозгу расслабиться. Часто именно после того, как человек отвлечется от проблемы, «отпустит» ее, к нему приходят идеи о том, как ее решить.

Сознание отдыхает во время сна, а бессознательная часть психики продолжает работать. Для людей, руководствующихся принципом «утро вечера мудрее», ответ на вопрос о том, как повысить работоспособность, прост – хорошо выспаться.

Оптимальная нагрузка для здорового и работоспособного индивида составляет от тридцати пяти до сорока рабочих часов в неделю. Два выходных дня предназначены для того чтобы восстановить силы, набраться энергии и желания работать дальше. Чтобы не потратить часы отдыха впустую, выходные дни тоже лучше планировать.

Питание

Для мозга полезно употреблять в пищу продукты, содержащие натуральный крахмал и сахар: орехи, картофель, рис, бобы, черный хлеб и так далее. Так называемые медленные углеводы, в отличие от быстрых, способны надолго энергетически зарядить мозг. В рацион должны входить все необходимые организму человека и минералы.

Употребляя пишу, нужно знать меру. Если при желании увеличить работоспособность мозга, человек будет переедать, эффект будет обратный. Сытость отрицательно влияет на работоспособность мозга, организм тратит энергию на усвоение и переработку пищи вместо того, чтобы направлять ее в мозг. После слишком плотного обеда человек не знает как заставить себя работать, так как возникает желание прилечь и отдохнуть.

Разминки, гимнастика и физическая активность

В течение рабочего дня полезно делать физкультминутки. Специалисты, работающие за компьютером, должны периодически отвлекаться от него и делать гимнастику для глаз. Физическая активность улучшает кровообращение в головном мозге, а также помогает восстановить старые или создать новые нейронные связи.

Самомассаж головы и шеи. Массаж головы и воротниковой зоны улучшает кровоток в коре головного мозга. Если делать самомассаж головы минимум один раз в течение десяти минут каждый день, вопрос о том, как заставить себя работать ближе к вечеру потеряет актуальность, способность сохранять ясность мышления сохранится до конца рабочего дня.

Цветотерапия

Доказано, что цвет влияет на мозг, изменяя состояние и настроение человека. Заряжать мозг можно глядя на желтый цвет. Это цвет солнца, энергии, оптимизма. Он повышает умственную работоспособность, тонизирует и бодрит.

Можно найти или распечатать картинку, в которой преобладает желтый цвет, посмотреть на предмет интерьера желтого цвета или взглянуть на улицу в солнечный день.

Ароматерапия

В ароматерапии используют все натуральные эфирные масла. Цитрусовые и древесные ароматы лучше других стимулируют мозг. Можно зажечь аромалампу (если человек трудится дома), капнуть масло в аромакулончик и повесить рядом с собой или нанести чуть-чуть на кожу (изначально провести тест на аллергическую реакцию).

Чтение

Уделять чтению минимум тридцать минут в день – универсальный ответ на вопрос о том, как увеличить работоспособность мозга. Этот способ подойдет и детям, и взрослым, и людям преклонного возраста.

Чтение увеличивает концентрацию внимания, развивает воображение, образное и аналитическое мышление, расширяет кругозор, развивает личность и мозг. Конечно, не всякая литература полезна, предпочтение нужно отдавать классическим произведениям, научно-познавательным изданиям, учебным пособиям.

Отказ от вредных привычек

Мнение о том, что алкоголь, никотин, кофеин и все остальные вещества, вызывающие зависимость, стимулируют мозговую активность, ошибочно. Это ложные стимуляторы, создающие лишь иллюзию улучшения работы мозга.

На самом деле, все они ее ухудшают, объем выполняемых работ сокращается и качество страдает. Ответ на вопрос о том, как все успевать сделать за день, для курильщика очевиден – бросить курить. Курение отнимает массу времени и здоровья.

Часто человек не знает, как заставить себя работать, потому что не умеет мотивировать себя. В таком случае ему ничего не поможет, если он не захочет помочь себе сам.

Как все успеть, когда успевать на самом деле не хочется, лень трудиться, мысли сосредоточены на чем угодно, только не на работе? Нужно создать мотивацию!

Лучшая мотивация – личные цели. Нужно осознавать и напоминать себе ради чего нужно стараться и трудиться. Когда работа наполнена смыслом, она становится легкой и приятной. Работая осознанно, человек вдохновляет себя и стимулирует мозг на продолжение работы ради достижения целей.

Количество выполненных в течение дня дел, соблюдение сроков, а также расход внутренних ресурсов дается разным людям с различной степенью сложности. И если возникает вопрос, как успевать все делать, то не всегда ответ в сфере чрезмерного перенапряжения и отсутствия перерывов и развлечений. Тот, кто везде опаздывает, стрессует и ничего не успевает, вполне вероятно не может уделить лишней минутки развлечениям и отдыху. Проблема тут не в количестве обязанностей и сжатых сроках, а в умении определять свои возможности.

Возможность или невозможность успеть выполнить необходимое регулируется внешними факторами, то есть количеством и длительностью необходимых дел. Естественно это нельзя полностью игнорировать, но пунктуальность и оперативность являются также и внутренними привычками, схожими с ранним подъемом, соблюдением чистоты или нетерпимостью к вранью. Количество времени в сутках у всех одинаково, только кто-то способен использовать каждую отведенную минуту. Научиться приемам, как успевать все делать за короткое время можно, однако, это потребует значительных эмоциональных и волевых затрат.

Самый хороший помощник при начале изменений – это список задач. Оптимально завести ежедневник или программу в телефоне, где будут описаны задачи на предстоящий день, но также неделю и месяц. Чем детальнее будут описаны дни и задачи, тем больше шансов выполнить собственные пожелания в срок. Например, если на следующий месяц или через полгода вы записываете напоминание о дне рождения коллеги, то за пару недель до события, нужно сделать запись о необходимости покупки подарка, а еще за несколько дней до этого необходимо включить пункт предварительного выбора. Чем масштабнее мероприятие, тем больше записей относительно него должно появляться в планируемом расписании – способность разложить процесс на составляющие действия поможет избавиться от аврала, а делать все планомерно.

Многие делят такой дневник на личные и рабочие дела прямо на одной странице, кто-то заводит несколько разных блокнотов для разных сфер, некоторые выделяют цветами или по времени. Тут нет однозначного совета – главное удобство. Хорошо работает прием с выделением дел по срочности и важности, а также указание времени. Первое время можно записывать все мелочи, вплоть до протирки обуви, мытья посуды, отправки корреспонденции – эти мелкие дела в итоге способны забрать себе львиную долю вашего времени, если их не включить в ежедневную структуру и расчеты.

Список дел необходимо проверять каждый вечер и вносить те пункты, которые не были выполнены сегодня или же внезапно появились. Задачи, которые вновь возникли, ставятся в соответствии со сроками актуальности выполнения, а просроченные задачи ставятся приоритетными в следующем дне. Вообще необходимо стремиться, чтобы все запланированное за день было выполнено. Лучше посидеть до полуночи, чем переносить на завтра или конец недели. Такой подход помогает избежать накопления невыполненных задач, а также стимулирует скорость и качество, чтобы не доделывать ночами. Кроме того, благодаря такому подходу появляется возможность почувствовать свои возможности. Часть проблем со сроками возникает не из-за лени или планирования. Если вы замечаете, что прилагая все усилия, не можете успеть с обязанностями на основной работе, фрилансе и еще успеть в спортзал, то оптимальным решением будет перераспределить нагрузку или отказаться от чего-то вместо постоянных ночных бдений. Когда станете замечать, что вы успели выполнить все по основному списку задач и еще остается время, тогда можно начинать искать дополнительные занятия.

Чтобы было легче ориентироваться в выполнении, нужно периодически сверяться со списком в течение дня. Ответить на пару писем можно, пока задерживается совещание. Каждый день имеет подобные паузы, которые можно заполнить пустой болтовней или выполнением части списка.

Как все успевать и жить полной жизнью? Необходимо учитывать все сферы своей жизни, ведь паузы можно заполнять не только рабочими моментами.

Например, можно успеть записаться к врачу или парикмахеру, выпить чашечку кофе или отправить любимому человеку веселую картинку. Важно понимать разницу между эффективным использованием времени и пустой его тратой. Так, если вы отвечаете давнему другу в фейсбуке, пока едете в лифте – это рационально. Если же вы уже час вместо выполнения плана листаете ленту, то обеспечиваете вечер в стресс-режиме.

Дневное время можно структурировать так, что его с лихвой хватит для всего, но для запланированного необходим режим. Это должно касаться начала дня – будильник необходимо ставить так, чтобы на сборы у вас было достаточно времени, когда можно успеть не только продуманно и спокойно собраться, но и решить внезапные форс-мажорные ситуации (потребность погладить рубашку или заменить перегоревший фен). Дисциплина, начинающаяся с проявления в свободное время, начинает формировать весь образ жизни. Например, можно перестать переводить будильник после звонка, чтобы доспать или можно научиться заканчивать пустой разговор с подружкой, когда необходимо писать проект или выходить из соцсетей, когда пора ехать на занятия.

Выходите из дома в положенное время, выезжайте на встречу в незнакомое место с запасом, чтобы успеть сориентироваться в обстановке. Все решения можно оптимизировать, множество действий можно не выполнять. В том, что вы неверно рассчитали время, не подготовились с вечера или заснули в душе, виноваты только вы, а не люди, которые вынуждены будут вас ждать. Хорошо работает ассоциация с самолетом, который все равно взлетит в указанное время, прибудете вы на посадку или нет – подобное отношение должно появиться ко всем событиям жизни.

Чтобы максимально убрать физиологические факторы усталости, которые снижают производительность, включайте в ежедневный распорядок и режим заботу о своем самочувствии. Это регулярные медосмотры, достаточный сон, обеспечивающий бодрость и физические нагрузки, помогающие восполнить эмоциональные затраты.

Как все успевать за 24 часа? Распределяйте дела не по принципу легкости выполнения или приятности, а по их важности или близости крайних сроков.

Если у вас вылетела пломба, то утром важно записаться к стоматологу, а не мыть вчерашнюю посуду или готовить презентацию проекта. Начинайте с самого важного и сложного, снижая к вечеру уровень ответственности заданий. Если поставить рутинные дела на первую половину дня, то основные силы будут потрачены именно на это и тогда к вечеру будет довольно сложно браться за работу, требующую креативности или душевного участия. Все проекты, события, влияющие на дальнейший ход жизни необходимо выполнять максимально быстро, а вот протирание пыли и собирание пазлов можно перенести на вечер, ведь от выполнения или игнорирования таких вещей картина жизни особо не меняется.

День должен быть наполнен не только полезными и нужными планами, а также периодами отдыха. Специально отведенный временной промежуток для обеда, кофе, прогулки, просмотра предложений интернет-магазинов или общения с друзьями. Если на работе отвлекаться на предложения коллег перекусить, а посреди ужина со своей спутницей давать рабочие консультации, то эффективно проявлять себя не получится, а время будет потрачено впустую. Подобное поведение, выдерживающее рамки, вызывает уважение, а стремление поступать в угоду другим перестает восхищать довольно быстро.

Не нужно стремиться выполнить все сразу на одном дыхании, обычно это приводит только к истощению. Важность периодических перерывов сказывается как на эффективности работы, как и на скорости выполнения. При физической работе можно прилечь или присесть, если работа связана с умственными нагрузками и постоянным сидением, то стоит включить периодические прогулки. Можно сходить за хлебом в магазин под домом, полить цветы в офисе, пройтись в соседнее отделение, если с вами хотели поговорить или просто встать размяться. Кому-то проще делать перерывы по расписанию раз в час, кто-то при их помощи разделяет смысловые куски выполняемых задач. Даже задумываясь, как все успевать с маленьким ребенком, правило необходимости перерывов является главным для сохранения адекватного восприятия, вместо невменяемой погруженности в проблемы новорожденного.

Как все успевать на работе

Работа у всех связана с массой различных особенностей, начиная от выполняемых обязанностей, заканчивая местом пребывания. Но существуют универсальные правила, помогающие оптимизировать работу, а иногда и выполнить ее раньше. Начинать стоит с наведения порядка – это касается, как офисного кабинета, так и собственного дома, актуально для тех, кто в разъездах или связан с техническим обеспечением. Идеальный порядок и организация пространства изначально помогают настроиться на рабочий процесс и сконцентрироваться. Например, проблема всех фрилансеров – отсутствие организованного рабочего пространства, в то время как наличие мягких подушек, милых игрушек и постоянно подбегающих детей или домашних питомцев не дает сконцентрироваться на процессе. Но это актуально и для тех, чье рабочее место вне дома – отсутствие систематизации файлов в компьютере, хаотичное складирование расходных материалов забирает в итоге много времени.

Ищите способы оптимизации и облегчения процесса работы, благодаря использованию последних разработок, мониторьте появление новинок в вашей области. Инженеру глупо чертить все от руки, когда есть Автокад, хирургу оперировать скальпелем, если можно использовать лазер, а бухгалтеру использовать счеты вместо 1С. Приспособления, облегчающие жизнь и экономящие время присутствуют даже для творческих художников и музыкантов. Можно использовать более легкие и эргономичные инструменты или заказывать расходники через интернет, не тратя время на личные поездки в магазин.

Устанавливайте беззвучный режим или отключение поступления оповещений из соцсетей. Установить ограничения на входящие вызовы или используйте специальные функции управления входящими вызовами. Чем меньше вы будете отвлекаться на внешние раздражители, тем меньше времени понадобится на возвращение к рабочему процессу. Обговорите этот момент с близкими, договоритесь и способе связи случае непредвиденных ситуаций.

Ищите новые пути решения ситуаций не только при помощи гаджетов. Может оказаться, что неудобная работа типографии, заставляющая долго ждать ответа решается сменой самой типографии или открытием печатного центра. Автоматическую работу можно не выполнять, если однажды попросить написать для вас соответствующую программу, а не беспокоиться о своевременном поздравлении коллег можно, если оплатить классические подарки с указанием дат и доставки в необходимой службе. Старайтесь максимально автоматизировать или перепоручить рутину.

Психологический аспект – это страх показаться некомпетентным, когда человек старается все выполнять самостоятельно, даже если реально загружен сверх нормы. В такие моменты вполне можно попросить коллег о помощи – это разгрузит лично ваш график и улучшит отношения. Не нужно перекладывать абсолютно все, но можно попросить ответить на звонок или захватить на распечатку и ваши документы того, кто идет к принтеру.

Если коллеги часто пользуются вашей безотказностью, все чаще перекладывают обязанности или даже ввели это в привычку, то необходимо пресекать подобные нарушения. Ознакомьтесь еще раз со своими обязанностями и впредь отказывайте в выполнении чужих. Исключение составляют моменты, когда вы сами не перегружены работой или успели все закончить, а о помощи вас просит хороший человек. Не отказывайте из принципа, иначе, когда помощь понадобится вам, обратиться будет не к кому.

Начинайте работу с самых важных заданий, а текущие выполняйте по ходу или если останутся силы и желание. Природа человека такова, что результаты деятельности зависят от точки приложения и качества использования. Тут важно проследить за динамикой своей личной активности, чтобы зная часы своей высшей работоспособности, планировать на них важные или сложные моменты. Если вы по типу активности сова, то с утра вам подойдет плановый разбор почты, планирование следующего дня, автоматическое занесение данных или шаблонные действия, а вот потом можно начинать расчет важных траекторий или назначать встречи со сложными клиентами.

Успевать все на работе можно, когда чувствуешь свой ритм и работаешь с . Стремление выжать из себя результат любыми способами, без учета внутренней мотивации и состояния может превратиться в апатию, растянувшуюся на недели. Хорошо отдохнув, организм сам покажет прекрасные результаты, при этом вам может помочь получасовая прогулка.

Как все успевать женщине

Жизнь женщины очень разнопланова, а стремление все выполнять на должном уровне и успевать порой может привести к нервному срыву. Особенно остро вопрос становится, как все успевать с маленьким ребенком. Основные принципы повторяют приемы тайм-менеджмента, но существует и несколько абсолютно женских хитростей по экономии времени. Важно первоначально определиться, на что времени не хватает и что необходимо успеть. Ведь если все время уходит на незаметные дела, из-за чего страдают важные сферы отношений и развития, то такая ситуация корректируется совершенно иначе, чем когда женщина опаздывает по причине нежелания приходить.

Чем больше ответственности и обязанностей появляется, тем тяжелее справляться, и если вначале это еще выполнимый уровень, то на определенном этапе можно загрузиться так, что самостоятельное решение становится просто невозможным. Женщине важно научиться просить о помощи, причем это может быть кто угодно – муж может посидеть с ребенком, коллега может занести документы, подруга помочь выбрать технику. Это будет экономить время необходимое для отдыха и восполнение сил.

Обязательно должны быть перерывы и время, отведенное заботе о себе. Отдых не всегда означает лежать пластом – сюда нужно поместить все занятия, наполняющие энергией и мотивацией. Чем эффективнее процесс восстановления сил, тем быстрее можно справляться с регулярной нагрузкой, тем больше сил в жизни для осуществления желаний.

Составление списка помогает ничего не забыть, но особенности женской психологии таковы, что охотнее выполняются желания. На этом можно сыграть, если заменить список необходимых и обязательных дел на завтра списком желаний. Даже если это будет плановая поездка в автосервис, написанная как «я хочу на плановое ТО» уже дарит массу приятных эмоций и включает творческое приспособление. Например, можно выпить вкусный кофе по соседству или прочитать главу любимой книги.

Как все успевать с ребенком? Совмещайте несколько занятий. Можно не просто гулять с ребенком, а совместить это с собственными занятиями йогой на свежем воздухе, да еще и заняться физическим воспитанием ребенка. Уборка также отлично совмещается с физическими нагрузками, а также прослушиванием аудиокниг, а если общение с подругами перенести в салон красоты, то количество положительных эмоций взлетает колоссально, время при этом экономится.