Обращение госпожа в деловом письме. Как начать деловое письмо

Адрес получателя.
Выходные данные отправителя.
Обращение к получателю и/или приветствие.
Формулы вежливости, устанавливающие контакт, подготавливающие сообщение или мотивирующие обращение именно к этому адресату.
Деловое сообщение с деталями.
Практические выводы или предложения по развитию контактов.
Заключительные формулы вежливости, прощание.
Подпись, контактные данные отправителя.

Если проанализировать этот список требований к деловому письму, то станет ясно, что лишь пункты 4 и 5 передают содержание сообщения, а остальные лишь обеспечивают установление контактов и соблюдение ритуалов этикета. Однако если оставить только пункты 4 и 5, то с большой вероятностью можно утверждать, что письмо не будет успешным.

При составлении делового письма важно научиться использовать формулы и нормы делового этикета, установленного в сфере делового общения. В основе этих норм лежит вежливое, уважительное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «нет» не теряя возможности общения с этим партнером в будущем; терпимость к чужому мнению.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Следует обратить внимание на то, что на письме обращение «Уважаемый господин Петров» более применимо, нежели в устной речи, где уместнее обращение по имени-отчеству. Наиболее общими формулами обращения в деловых письмах являются следующие:
Уважаемый господин (фамилия)! Уважаемая госпожа (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к высшим должностным лицам возможно указание должности (без фамилии):
Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях следует обращаться к адресату по имени-отчеству: Уважаемый Иван Иванович!

В отдельных случаях, когда адресат обобщен или точно не определен (например, это потребители или партнеры), возможны обращения:
Уважаемые коллеги!
Дорогие друзья!

Согласно правилам делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию новый каталог программного обеспечения... (Вместо предлагаю...)
Напоминаем Вам, что срок выполнения договора истекает...
Просим Вас сообщить о необходимости замены оборудования...

Тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Убедительность делового послания зависит от выбранного стиля письма. Убеждает не только информация, изложенная в письме, но и тональность, в которой ведется переписка. Зачастую именно она определяет характер делового диалога.

Использование средств этикета может смягчить отрицательную для адресата информацию:
По нашему мнению, предлагаемые Вами цены слишком высоки, поэтому приобретение Вашей продукции невыгодно для нашего предприятия. Мы надеемся на то, что изменение Вами ценовой политики приведет к успешному сотрудничеству между нашими компаниями.

Завершение письма - важная часть эпистолярного этикета. В отличие от личной переписки, деловое письмо не предполагает прощания в стиле С приветом! Пока!

Если письмо начинается с формулы Здравствуйте!, то завершать его надо прощанием: До свидания, Всего доброго! Далее желательны формулы вежливости С надеждой на сотрудничество или более нейтральное: С уважением. И потом - имя-фамилия, если необходимо - должность и контактные данные отправителя.

Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату Уважаемый Иван Иванович!, то в конце текста можно не прощаться, но перед подписью обязательно необходимо использовать формулу вежливости: С уважением, Петр Петров.

Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие ее от традиционного «бумажного» общения. Энтузиасты Интернета давно говорят о таком понятии, как «нетикет» - набор правил, используемых для общения в Интернете. Слово «нетикет» является калькой с английского неологизма netiquette, который в свою очередь является производным от слов net (сеть) и etiquette (этикет). Часть этих правил относится к общению через электронную почту. Знание этих правил поможет с наибольшей эффективностью вести переписку со своими деловыми партнерами.

Официальные и деловые письма лучше писать на бланках фирмы, которые должны быть в Вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять те же строгие структуру и стиль письма, как и в бумажном письме.

В официальных электронных письмах не допускается использование различных шрифтов, графических изысков, в том числе и «смайликов» (графическое изображение улыбок, допускаемое в дружеской переписке; от англ. smile - улыбка), а также смешение кириллицы и латинского шрифта, используемого для транслитерации: tak pisat ne nado.

Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». К сожалению, многие компании отправляют деловые сообщения или, например, пресс-релизы, во вложенных файлах, а в письме при этом ничего не пишут. Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей. К тому же, это опасно с точки зрения заражения компьютерным вирусом. Поэтому во многих компаниях письма с вложенными файлами, но без сообщения, автоматически удаляются.

Если Вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма, чтобы отправитель не ломал голову: дошло - не дошло, прочитано - не прочитано. Более детальный ответ можно выслать позже, если это необходимо.

Электронная подпись под письмом не должна превышать 5-6 строк, количество символов в строке должно быть не более 60. Подпись должна включать в себя фамилию и имя, корпоративный электронный адрес, а также наименование компании и контактный телефон.

Как обращаться в начале делового письма, если не знаешь имён?

1. Здравствуйте, уважаемый! Добрый день!
2. - Алло брателло.
   - Уважаемые коллеги.
   - Превед кагдила.
   - Уважаемые партнеры.
3. Достопачтимые гопода. Любезный, Господин (званя должности)
4. Укажи должность! Например-Генеральному директору...предприятия или на имя управляющего.
5. Здравствуйте уважаемый (ая) господин (жа)! Приглашаем Вас... .
   или Вас приветствует...
   или Уведомляем Вас...
6. Да есть же регламентированные документы.. ." Dear Sir - если имя получателя неизвестно; Dear Madam - если имя получателя неизвестно; если имя адресата Вам неизвестно, то обращение всегда стандартное: Многоуважаемые дамы и господа, . В современных письмах восклицательный знак ставится все реже, его заменила запятая, после которой текст письма начинается с маленькой буквы и без абзацного отступа".

   Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма.

   Если автор лицо юридическое, действия передаются: от третьего лица единственного числа, например: Завод Горизонт гарантирует; от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет фабрики Коммунарка убедительно просят; от первого лица множественного числа, например: Просим; Сообщаем; Подтверждаем

   Если автор лицо физическое, действия передаются: от первого лица единственного числа, например: Прошу; Ставлю Вас в известность; Довожу до Вашего сведения; от первого числа множественного числа, например: Поздравляем... ; Одобряем; Поддерживаем

7. Просто пишете "Здравствуйте"! А потом уже суть письма.
8. Уважаемый господин. Но в конце письма нельзя писать* С уважением*. Масло масленное.
9. В традициях русского письмоводительства (ныне, к сожалению, забытых) , ОТСУТСТВУЕТ обращение "уважаемый господин". Это новояз, придуманный большевиками (уважаемый товарищ) и просто слегка переделанный под новые реалии.
   Что же было. А было вот что: если не знали имени (фамилии) того, к кому обращались, писали "милостивый государь". Если знали - то писали просто "Г-н Такой-то". "Господин" без имени считалось сущей вульгарностью, на уровне "слышь, как там тя", и в письме не употреблялось. Напротив, "милостивый государь" в деловой переписке употреблялось БЕЗ имени. Можно было написать "Милостивый госдуарь Александр Палыч", но разве что в личном письме.
   Ещ одно: слово "господин" или "госпожа" НИКОГДА не пишут полностью (так же, как "мистер" в английском или "мсье" во французском) . Только "г-н" или "г-жа". Кстати, и "милостивый государь" при письме тоже сокращали до "М. г. " или "М. гг. ", если обращались во множественном числе.

   Я понимаю, что обращение "М. г. " в наше время выглядит архаично.. . Наверно, оптимальным и достаточно нейтральным вариантом будет "Уважаемый г-н..." - но обязательно с указанием должности или фамилии. Если же этой информации нет, то можно (раз знаете, КУДА пишете) обратиться нейтрально - "В отдел новых разработок", или "Начальнику 3-го департамента", или как-то так.

10. Зависит от должности того, к кому пишите.
    Например, УВАЖАЕМЫЙ ГОСПОДИН ДИРЕКТОР,
    УВАЖАЕМЫЙ НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА,
    и т д.

    Причем Уважаемый пишите полностью, без сокращения.

11. Дорогие товарищи!
12. тебе что спам не приходил?)))))))))

Часто, начиная письмо с обращения «Уважаемый …», вспоминаю о том, как один из высоких руководителей при подготовке писем президенту, председателю правительства или президенту РАН требовал обращения «Глубокоуважаемый…». Почему-то это требование вызывало у нас много шуток. Вспоминали «человека рассеянного» с улицы Бассейной Самуила Маршака и его знаменитое обращение «Глубокоуважаемый вагоноуважатый! Вагоноуважаемый глубокоуважатый!» Язвительно интересовались, насколько глубоко товарищ уважаем.

А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение. Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям. Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.

Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый». Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».

Недавно на одном из форумов столкнулась с вопросом, какой знак препинания ставить после обращения в начале письма: восклицательный знак или запятую. Я по привычке ставлю восклицательный знак – так меня учили, но встречалась и с требованием некоторых начальников ставить после обращения запятую. Видимо те люди, которые часто ведут переписку на английском языке, автоматически переносят многие правила английской грамматики и на переписку на русском языке. Иногда вводит в заблуждение и деловая литература, в которой приводятся такого рода примеры обращения:

Уважаемые господа,
Мы внимательно рассмотрели Ваше письмо, в котором….

(Dear Sirs ! Деловая переписка по-английски. – M . Издательское объединение «Культура», 1993. – 328 с.)

Как же правильно?

Справочная служба русского языка на портале Грамота.ру допускает оба варианта. При этом обращается внимание на то, что после восклицательного знака следует предложение с прописной буквы, а после запятой – со строчной.

Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение. В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.

Почему же все-таки восклицательный знак? Приведу несколько вариантов ответа:

«Восклицательный знак (!) – знак препинания, который ставится в конце предложения для выражения изумления, призыва, сильного чувства, волнения и тому подобного».

«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».

На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».

Мой ответ – поставив после обращения восклицательный знак, мы стремимся привлечь внимание адресата и призвать его не только прочитать письмо, но выполнить нашу просьбу, «достучаться», а иногда и «докричаться». Уважаемый Иван Иванович!

А что же между словом «уважаемый» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!». На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе. По имени-отчеству к нам обычно обращаются знакомые, такое обращение вызывает расположение адресата, знакомым труднее отказать.

При обращении сразу к нескольким адресатам в настоящее время используют обращение «Уважаемые господа!», а при обращении в служебных записках в рамках одной организации – уместно использовать обращение «Уважаемые коллеги!»

В дипломатической переписке – свои правила. Там принято обращаться по титулу: «Уважаемый господин посол!», «Уважаемый господин министр»», или «Ваше превосходительство!». Но это отдельная тема

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение . Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись . Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум . Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.	-	-
	-