Претензионное письмо поставщику образец. Как составить письмо поставщику

Сложности деловой переписки знакомы многим. При составлении письменного обращения к своим поставщикам нельзя упускать ни одной мелочи. Именно от правильно составленного письма порой зависит, каким образом будут развиваться дальнейшие отношения с компанией.

Вам понадобится

Реквизиты компании;
реквизиты адресата;
регламент компании о ведении деловой переписки;
договор поставки;
законодательство РФ (гражданский кодекс).

Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как составить письмо поставщику" Как закончить официальное письмо Как написать заявление о предоставлении отпуска Как написать деловое письмо-ответ

Инструкция

При составлении письма поставщику, первым делом следует написать гриф с указанием реквизитов компании. Безликое письмо может не оказать никакого влияния на адресата. Правильно оформляйте наименование организации, если есть необходимость, напишите подразделение и должность лица, которое обращается к поставщику. Реквизиты организации следует указать в начале и конце письма. Здесь должны присутствовать юридический и физический адрес, номер телефона. Кроме того, напишите, к кому это письмо адресовано.

Обязательно укажите, на основании каких документов действует сотрудничество между организациями. Так адресат быстрее найдет нужные документы и поймет, о чем идет речь в тексте письма.

Обращайтесь к адресату уважительно, если знаете имя и отчество, то желательно адресата называть в письме именно так. Изложите в теле письма суть вашего обращения. Следует подробно, в датах и фактах описать все необходимые детали. Завершите письма сообщением о том, чего именно вы хотите от поставщика. Конкретно и адресно пишите ваши требования, просьбу, обращение. Нельзя допускать неоднозначности сказанного, потому как на неоднозначные фразы может последовать неправильная реакция.

Подпишитесь в конце текста. Проставьте дату обращения, также нужна подпись. В большинстве случаев письмо поставщику заверяется фирменной печатью или штампом. В некоторых организациях существует регламент, уточните, есть ли в вашей организации такой норматив.

Распечатайте два экземпляра письма, чтобы текст и дата письма в любой нужный момент были под рукой, желательно подшить копию в исходящие документы.

Другие новости по теме:

При получении сведений, документации, достигнутых договоренностей компания должна написать письмо-подтверждение своему партнеру. Данный документ является служебным и должен содержать обязательные реквизиты сторон, подпись руководителя организации, печать предприятия, а также исходящий номер и дату

Деловая переписка требует деликатности, тем более когда дело касается писем поставщику, ведь причиной обращения может стать неисполнение обязательств не только с его стороны, но и со стороны вашей организации. Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как написать письмо поставщику" Как написать

Получая сообщения от партнера по бизнесу, многие стараются как можно быстрее ответить на полученный запрос, чтобы не заставлять ждать партнера. И это правильно - время в этом случае нередко имеет значение, которое трудно переоценить. Но не задумываясь особо о форме ответа, мало кто думает, что этим

Оформляя письмо по делопроизводству, помните, что отношение адресата к автору письма во многом зависит от того, как оно составлено и оформлено. Для того чтобы произвести хорошее впечатление, помните, что прежде всего письмо должно быть грамотно составлено с точки зрения орфографии, пунктуации и

Деловая переписка – непременная составляющая производственной деятельности любой организации, предприятия, компании. Как и любая другая процедура, она регламентирована. К содержанию и оформлению официального письма предъявляются определенные требования. Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как

Гарантийное письмо обеспечивает исполнение обязательств, которые в нем изложены. Гарантийное письмо пишут, если хотят уверить его получателя в исполнении каких-либо обязательств в будущем. Его содержание должно быть четким и ясным. Вам понадобится Бланк организации, компьютер, принтер или ручка

Фото по теме

Деловая переписка требует деликатности, тем более когда дело касается писем поставщику, ведь причиной обращения может стать неисполнение обязательств не только с его стороны, но и со стороны вашей организации.

Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашем бизнесе.

Краткое пошаговое Бизнес-руководство

Если вы впервые обращаетесь к поставщику с намерением заказать у него товары, используйте установленную этой организацией стандартную форму заявления на доставку продукции. Если это заявление не выложено в электронном виде на сайте организации, пишите письмо в свободном стиле.

Шаг - 2

В случае заказа нескольких видов продукции в разном количестве оформите заказ в виде таблицы с указанием наименования, артикула, цвета изделия, если необходимо. Пропишите обязательства по оплате заказанных товаров, предоставьте поставщику реквизиты вашей организации, на основании этих данных поставщик составит договор. В конце письма выразите свои надежды на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Шаг - 3

Если ваше письмо поставщику касается ненадлежащего исполнения им обязательств по контракту, несвоевременной доставки товаров или товаров не того качества, сорта или вида, используйте обороты «Настоящим письмом извещаем вас...», «Сообщаем вам...». Четко пропишите причину, по которой вы не можете принять отгруженный товар. Обратитесь к контракту или договору-заявке, где указано, сколько единиц и какого именно товара поставщик должен был вам отправить. В этом случае поставщику проще будет исправить свою ошибку.

Выполнив это, переходим к следующим действиям.

Шаг - 4

Если ваше письмо касается невозможности оплаты товара в установленные контрактом сроки, уведомите об этом поставщика в максимально мягкой, но в то же время официальной форме. Используйте обороты «Приносим свои извинения за задержку оплаты...», «В силу сложившихся обстоятельств мы не можем оплатить счета в срок до...» .

Шаг - 5

Сообщите контрагенту, в какие именно сроки вы намерены погасить задолженность перед ним, и что это обязательство будет гарантированно выполнено вашей организацией. В конце письма выразите надежду, что данный эпизод не повлияет на ваши длительные партнерские отношения.

Любые деловые отношения должны быть закреплены в правильно оформленных документах. Не рекомендуется использовать устные договоренности даже при работе с проверенными поставщиками. Только в этом случае при возникновении проблем можно будет составить претензию, а впоследствии при необходимости и обратиться в суд.

Случаи составления претензии

Вопрос как написать письмо претензию поставщику, образец которого повсеместно ищут в интернете, чаще всего возникает в следующих случаях:

• когда поставщик нарушает договорные обязательства;
• если покупатель отправил предоплату, но товар не получил;
• если при поставке обнаружились повреждения, недостача или брак.

Подобные ситуации предусматривают разбирательство в суде. Но прежде чем обратиться в официальные органы, требуется провести досудебное урегулирование конфликта. Многие считают, что такого же подходящего решения подобных ситуаций, как писать претензию поставщику , больше не существует.

Прежде чем приступить к составлению претензии, следует во время приемки товара составить акт, в котором регистрируется информация о наличии расхождений по качеству, а также количеству. Сделать это следует сразу во время прихода товара. Законом конкретный срок составления акта и направления претензии не закреплен, сказано лишь, что сделать это следует в разумные сроки. Чтобы избежать проблем, период, который отводится покупателю на выставление требований, прописывается в договоре. В соответствии с деловыми обычаями он обычно составляет 30 календарных дней со дня поступления товара.

Нередко постоянные деловые партнеры обходятся без составления актов и претензий. В этом случае поставщик направляет своего представителя к покупателю или просит предоставить фото повреждений. Убедившись, что нарекания обоснованы, он осуществляет одно из следующих действий:

• заменяет поврежденный товар;
• забирает негодный товар, осуществляет возврат средств;
• бывают случаи, когда поставщик выплачивает штраф за доставленные неудобства.

Чаще всего постоянные партнеры действуют именно так, не доводя до разбирательств. Если же на словах конфликт уладить не удастся, придется все-таки документально урегулировать конфликт.

Правила оформления

Для написания претензии поставщику не существует законодательно установленных форм. Достаточно оформить письмо определенного содержания на бланке организации. Чтобы понять, как писать претензию поставщику, образец искать не требуется. Важно в письме указать следующую информацию:

• номер и дату договора;
• реквизиты сопроводительных документов;
• суть проблемы – недостача, брак в товаре;
• требования – обмен товара, возврат оплаченных средств;
• контактные данные исполнителя, занимающегося претензиями.

Для подтверждения изложенных в претензии требований можно приложить к ней фото и видеосъемку. В обязательном порядке к письму потребуется приложить акт и все необходимые документы.

Удобнее всего направить претензию поставщику по почте заказным письмом с уведомлением. Нелишним будет продублировать ее по электронке. Это повысит оперативность принятия решения. Удобно вести журнал, в котором отражаются все претензии и мероприятия по ним.

Что делать, если претензия осталась без ответа?

Обычно у специалистов, которые давно занимаются проблемными поставками, имеется на то, как пишется претензия образец. Поставщику же нелишним будет понимать: если он никак не прореагирует на такое письмо, велика вероятность начала судебного процесса.

Для подачи иска заявителю потребуются:

• непосредственно претензия;
• подтверждение ее вручения поставщику (например, почтовое уведомление);
• все документы по поставке.

Также судья может потребовать обосновать процесс работы по претензии. Поэтому все переговоры желательно фиксировать. Зачастую контрагенты с целью получения письменного подтверждения взаимодействия осуществляют его при помощи электронной почты.

Важно не только понимать, как пишется претензия поставщику , но и внимательно изучить условия договора с ним. Если в этом документе отражены штрафы и неустойки за невыполнение договорных обязательств, их смело можно включать в иск. Кроме того, от поставщика можно потребовать возместить все расходы, связанные с судебным процессом, в том числе государственную пошлину.

Таким образом, при получении некачественного товара покупателю не остается ничего другого, кроме как составить претензию поставщику. Образец при этом искать нет необходимости. Достаточно написать письмо в свободной форме. Нелишним будет знать, что если поставщик не примет меры по выставленной в его адрес претензии, покупатель имеет право обратиться в суд с целью взыскания причиненного ущерба.