Что такое служебное письмо. Как правильно написать служебное письмо

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

  • Информационным – адресата о чем-либо информируют;
  • – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
  • Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
  • Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
  • Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
  • Приглашение — адресат информируется о проведении общественных мероприятий — конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

  • Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
  • Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
  • Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
  • Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
  • Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
  • Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
  • Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

  • Название компании (организации, фирмы),
  • Отдел, куда направляется служебное письмо,
  • Должность исполняющего лица, его ФИО,
  • Адрес получателя,
  • Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
  • Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов. В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование. Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

  • Оно должно быть написано на фирменном бланке;
  • Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

  • В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
  • Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
  • Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
  • Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

  • По центру бланка располагают реквизиты организации;
  • Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
  • По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
  • Изложение причин, побудивших написать письмо;
  • Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
  • Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
  • Подпись и инициалы подписавшего.

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

Как написать служебное письмо

  • Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
  • Обозначить вид письма;
  • Излагать свои мысли кратко и понятно;
  • Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

Образец служебного письма

Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

________________________________________________________________________

Директору хлебозавода №5

О посещении хлебозавода (заголовок письма)

Уважаемый Петр Тимофеевич!

Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2016 года с 13.00 до 15.00.

Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор школы Подпись Н.П. Крутая

Деловая переписка, как важная составляющая делового общения, является одной из важнейших частей делового этикета. При этом значительную часть документов любой организации занимают служебные письма, которые и связывают ее с внешним окружением: партнерами, госорганами, клиентами.

Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте.

О том, что представляет из себя деловая переписка и как правильно ее вести, мы поговорим ниже.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Общие правила деловой переписки

Сразу следует отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер влияет множество факторов, таких, например, как личности отправителя и адресата, их должности, а также ситуация.

Прежде чем отправлять письмо, необходимо позаботиться о некоторых ключевых моментах :

Все эти моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки не установлены законодательно, однако, существует несколько документов и шаблонов, согласно которым можно оформить деловое письмо.

Оформляется оно соответственно ГОСТу Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно этому ГОСТу, деловое письмо должно обладать своей структурой :

  • организация-отправитель и её наименование;
  • дата;
  • адрес получателя и конкретный корреспондент;
  • вступительное обращение и указание цели письма;
  • раскрывающая тему часть;
  • заключение в формуле вежливости и подпись;
  • указание на приложения, если таковые имеются.

В том случае, если деловое письмо было набрано при помощи текстового редактора Microsoft Word, рекомендуется устанавливать следующие параметры:

  • гарнитура Times New Roman при кегли 12-14 п. и межстрочном интервале – 1-2 п;
  • номера страниц, проставленные в правом нижнем углу листа;
  • для листа формата А4 использовать 1,5–2 междустрочных интервала.

Стиль изложения вопроса также должен быть корректен и понятен:

  • необходимо придерживаться правил делового этикета – начинать письмо с обращения («Уважаемый Ф.И.О.», «Ув. Ф.И.О.»), заканчивать формулой вежливости («С уважением,…»);
  • избегать двусмысленностей, неточностей, следить за лексиконом;
  • разделять текст на смысловые абзацы.

Кроме того, следует помнить об этикете и при ответе. На письмо, пришедшее обычной почтой, отвечать в течение 10 дней, на электронные письма – в течение двух.

О правилах делового этикета смотрите в следующем видеосюжете:

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными : первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые - составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

по видам делятся также на:

  • сопроводительные – документ, информирующий адресата о направлении к нему приложений к письму;
  • письма-приглашения – приглашения, предлагающие принять участие в каком-либо мероприятии;
  • информационные – сообщающие адресату важную информацию о каком-либо факте;
  • извещения — письма, содержащие сообщение о получении отправления (телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т.п.) и о том, что составленный ранее документ остается в силе;
  • гарантийное – тот документ, который подтверждает безусловное исполнение изложенных в нем обстоятельств (например, ).

Последний вид письма обладает повышенной правовой функцией. Следовательно, изложение текста здесь должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно содержат подписи руководителя и бухгалтера, а также на них проставляется печать.

Видов писем в зависимости от их признаков, можно выделить множество, но все они призваны решать многочисленные управленческие задачи и быть связующим звеном между организациями.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Особенности и правила применения

Целью составления и отправления служебных писем, обычно, является необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом. Отсюда проистекают основные требования к составленному тексту: ясность, четкость и лаконичность.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу (это позволит получателю ускорить обработку письма, и, в конечном счете его исполнение). Поэтому, если с одним адресатом необходимо решить несколько вопросов, принято посылать несколько писем (одно письмо - один вопрос). Допустимо объединять в один документ несколько вопросов, только если они взаимосвязаны.

Служебные письма занимают до 80% всего документооборота любой организации, и частной, и государственной или муниципальной. Сфера применения таких документов очень широка: от рекламы собственной деятельности, до переписки с контролирующими и надзорными органами.

Важно помнить, что если на письмо-приглашение или информационное допустимо не ответить, то на письма органов и организаций, обладающих властными полномочиями, во избежание негативных последствий (к примеру, штрафов), необходимо ответить в установленный в них срок.

Правила ведения деловой переписки и порядок составления шаблонов для писем представлены в следующем видеоматериале:

Правила оформления и регистрации

Несмотря на отсутствие законодательно утвержденных правил составления писем, принято соблюдать несколько обязательных моментов в деловом общении :

В зависимости от принятой в организации системы документооборота оформление писем может быть несколько упрощено. Однако, везде необходимы как минимум, два писем и другой корреспонденции (входящей и исходящей). Нумерация в них может вестись нарастающим итогом, по порядку, а сами документы – в отдельные папки для входящих и исходящих писем.

Структура, содержание и необходимые сведения

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении писем - краткость .

Размер не должен в большинстве случаев превышать одну страницу машинописного текста. Не принято делать заголовки к кратким письмам (до 6-7 строк). Такие письма могут содержать одну часть, и не требуют вступления.

Подавляющая часть писем состоит из двух частей :

  1. Вступления. Обозначается тема, причины письма, основание его составления, ссылки на что-либо, приводятся конкретные факты.
  2. Заключения. Здесь делают выводы, предложения, просьбы, гарантии.

Если в организации принято отправлять большое количество однотипных писем, рекомендуется создать и утвердить письма-трафареты (типовые тексты с прочерками, заполняемыми в каждом конкретном случае).

Написание резолюции

Резолюция на письме представляет собой надпись руководителя/должностного лица и содержит принятое решение относительно вопроса, затронутого в документе.

Такая надпись должна содержать :

Проставляется такая резолюция в правом верхнем углу листа письма, или на любом свободном месте (конечно, на лицевой стороне).

Принято формулировать резолюцию таким образом, чтобы исключить двоякое понимание и различные дополнительные вопросы («сообщить о выполнении», «к руководству», «дополнительно переговорить» и т.д.).

Правила написания резолюции также изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.

Служебные (деловые) письма выполняют важную коммуникационную функцию в деятельности любой организации, поэтому важно оформлять их в соответствии с общепринятыми правилами организационно-распорядительной документации.

Следующий видео урок поможет сделать вашу переписку более ясной, лаконичной и понятной:

СПРАВКА

Форма документа

Форма документа

«Справка»

Наименование организации Адресат

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

наименование должности расшифровка подписи

«Справка по личному составу»

Наименование организация Адресат

Справочные данные об

организации

00.00.00 № _________

Текст ____________________________________________________

Наименование должности Расшифровка подписи

ЗАО "ТЕАТР ЛУНЫ" Отдел учета и распределения

Адрес, телефон жилой площади

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

Директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

Справка о заработной плате работника.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

Код организации;

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

ОГРН, ИНН/КПП;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

- текст;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Визы согласования документа;

Отметка об исполнителе;

Отметка для автоматического поиска документа.

В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

Наименование вышестоящей организации;

Наименование организации (полное и сокращен­ное);

Справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное - под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, "неопределенное или многозначное тол­кование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей . В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 № ...».

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с... просим подтвер­дить...», «Прошу сообщить...», «Дирекция... просит...», «Дирекция и профсоюзная организация просят...» и т.п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем получен­ные...», «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена...»и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...», «Высылаем за­прошенные Вами...», «Направляем подписанный с нашей стороны договор...». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок...». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о... «, «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в извест­ность...».

Письмо-напоминание - это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что...», «Вто­рично сообщаем...».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение...», а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма - это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях...», «В соответ­ствии с...», «Во исполнение...». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.

Похожие публикации