Как эффективно планировать свой день примеры. Как правильно распланировать свой день, чтобы все успеть? Как правильно планировать свое время: что надо знать

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные?

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати - выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность - тайм-менеджмент - делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время , и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждый из нас способен .

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем»), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, психика. Да и, прямо скажем, «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать - тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше , на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата, удивительно банальных. Первый - если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель - вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент - целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей . Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни.

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них - синдром отдаления , «откладывания в дальний ящик»).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука , что неудивительно - исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, можно изучить и протестировать их самостоятельно - тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным.

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел - мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть - нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка - «для легкости» делать сначала то, что проще и… ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем - назначайте важное и сложное первоочередным .

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и .

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте - так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил - они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день - ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл - невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного. Можете, конечно, утром ради спортивного интереса прочитать гороскоп на сегодня и под впечатлением переиначить все планы, но стоит и оно того, решать вам. Готовьте свой новый день с предыдущего вечера, а лучше за неделю для большей эффективности.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы - сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле - еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств - это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе - свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только , но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает. // charla.ru

Как вы думаете, сколько часов во время рабочего дня сотрудники действительно работают? У кого-то дела отнимают всего 3-4 часа, всё остальное время можно проводить в соцсетях, на кухне или где-нибудь ещё. У других же работа отнимает по 12 часов вместо положенных 8, а иногда даже больше. Чаще всего проблема в неумении планировать свой день. Давайте разберёмся, как спланировать рабочий день так, чтобы всё успеть и при этом не чувствовать себя выжатым, как лимон.

Утренние ритуалы

Некоторым людям крайне сложно включиться в работу без утреннего ритуала. Это такой мостик, который помогает сонному мозгу понять: всё, дружок, пора браться за дело. Чаще всего такой ритуал ‒ чашка кофе или чая. Если это возможно, перекусите в офисе перед началом трудового дня. Даже такое простое действие, как поход к автомату с едой или чтение новостей помогают переключиться в рабочий режим. Если вы точно знаете, что не можете приступить к работе в течение первых 15‒20 минут после прихода в офис, используйте их себе на пользу. Почитайте тематические статьи, устройте мини-совещание с коллегами по задачам на текущий день, отсортируйте письма в почте.

Сложное ‒ в начале

Утро ‒ самая продуктивная часть дня. Именно поэтому так много успешных людей встают ни свет ни заря. Утром всё только начинается, вы полны энергии, поэтому на это время лучше всего планировать сложные задачи и мозговые штурмы. После них вы почувствуете, что самое тяжёлое осталось позади, а вы ‒ настоящий супергерой. Это поможет вам успешно справиться с остальными делами.

Если утренняя продуктивность ‒ не про вас, не пытайтесь перебороть себя. Найдите время, когда вы наиболее эффективны, и оставляйте его для сложных задач. Если вы не знаете, какое время подходит лучше, проведите исследование. Попробуйте в разные дни решать сложные дела в разное время: утром, в обед и вечером. После этого эксперимента проанализируйте, в какое время вы были полны энтузиазма и лучше справились с задачей.

Если ваша работа подразумевает дело, которое вам не очень нравится, выполняйте его с самого утра. Тогда остаток дня будет наполнен только приятными обязанностями.

Засеките время

Иногда бывает так, что мы планируем слишком много задач на один день. Потом в течение недели откладываем часть дел на завтра, а в пятницу до ночи доделываем то, что не успели в предыдущие дни. Проблема в том, что людям очень сложно правильно рассчитать, сколько времени уйдёт на работу. Конечно, бывают разные обстоятельства: внезапные совещания, срочные дела, командировки. Но если вы научитесь правильно оценивать время на выполнение регулярных задач, планировать работу станет гораздо проще.

Крайне сложно выработать в себе чувство времени, но есть довольно простой способ научиться делать правильные прогнозы: посчитать. Перед началом выполнения задачи поставьте секундомер, а в конце посмотрите, сколько времени прошло. Проделайте это с разными типами задач, чтобы составить полную картину своей работы. Если этот способ вам не нравится, можно делать следующее: бросать в кружку монетку за каждый час или полчаса работы. Когда выполните задачу, просто посчитайте, сколько монеток накопилось. После таких экспериментов вы сможете гораздо точнее планировать своё рабочее время.

Перерывы на отдых

Если вам кажется, что вы должны прийти в офис и усердно трудиться до конца рабочего дня, спешим обрадовать: это не так. Такой режим приводит к жизни от выходных до выходных, выгоранию, переутомлению и бесконечному стрессу. В течение рабочего дня вам обязательно нужно делать перерывы на отдых, хотя бы по 5 минут каждый час. Во время перерыва лучше уйти от компьютера, прогуляться по коридору, поговорить по телефону с кем-нибудь из друзей. Это отвлечёт вас от работы, наполнит энергией и новыми идеями.

В тёплое время года полезно прогуляться по улице, хотя бы 10 минут. Такой перерыв помогает развеяться и поднимает настроение. Вы не узник на работе, вы человек, который нужен компании для определённых задач. И чем больше сил и энергии в вас будет, тем лучше вы будете справляться с обязанностями.

Обед

Отменять обед во имя работы ‒ не лучшая идея. От питания зависит ваше здоровье, настроение и внешний вид. Диета из кофе и шоколадок вряд ли помогла кому-то стать продуктивным работником, поэтому берегите себя и не пропускайте обед. Если вы забываете покушать, можно поставить напоминание или будильник на телефоне. Здорово, если вы будете обедать с кем-нибудь из коллег, они не дадут вам променять еду на работу.

Всё под контролем!

Давайте определимся, кто здесь главный: вы или рабочие задачи? Конечно же вы. Поэтому вы контролируете, что и когда выполнять. Если в течение дня коллеги засыпают вас задачами, распределяйте их, согласовывайте сдвиг дедлайна или даже делегируйте. Главное, чтобы вы контролировали свой рабочий процесс, а не шли у него на поводу. Придумайте время, когда вам будет удобно составлять список задач на день: утром или вечером. Если вам удобно, можно записывать задачи в порядке выполнения, тогда вам не придётся в течение дня решать, за что браться.

Подведём итог:

Придумайте себе утренние ритуалы, которые помогут переключиться в рабочий режим;
Выполняйте сложные задачи в то время, когда вы наиболее продуктивны;
Засеките, сколько времени у вас уходит на выполнение каждой задачи, чтобы более эффективно планировать рабочий день;
Делайте перерывы на отдых и обед, чтобы энергия и силы наполняли вас в течение дня;
Управляйте задачами на день, чтобы работа не превращалась в хаос.

Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.

Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала .

Управляем своим временем
Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе...

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным.

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала сайт, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Что нужно включать в план?
Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.

Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.

Расставляем приоритеты
Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т. д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А.

Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре.

И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьеры
Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.

Гибкость или твёрдость?
План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».

Главная ценность
Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов Вам в планировании рабочего времени!

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

The Village с помощью экспертов продолжает находить ответы на рабочие вопросы. На этот раз мы узнали о том, как планировать свой рабочий день, чтобы успевать больше, но при этом не засиживаться в офисе допоздна.

Николай Добровольский

вице-президент Parallels

Ежедневно у меня достаточно много всевозможных встреч. Помимо этого, требуется время на подписание различных документов и работу с входящей почтой. Для того чтобы не сидеть в офисе до ночи, я взял на вооружение несколько простых правил.

Во-первых, стараюсь автоматизировать рутинные задачи. Если мне приходится делать что-то однотипное несколько раз, например, заполнять отчеты в Excel, обмениваться данными с коллегами, вносить какую-либо ежедневную информацию в управленческую отчетность, будучи программистом, мне проще написать простенький скрипт, позволяющий делать это автоматически. Во-вторых, я стараюсь по возможности сразу отвечать на входящие письма. Если не могу ответить оперативно, то в любом случае делаю это в течение 24 часов. Это позволяет не плодить «хвосты», отнимающие впоследствии дополнительное время и концентрацию. Кроме того, сберечь мое время мне помогает персональный ассистент. Она следит за моим расписанием, помогает с организацией поездок и прочим документооборотом.

Георгий Соловьев

генеральный директор онлайн-школы английского языка Skyeng

Принцип очень простой: важно научиться фокусироваться в правильных направлениях. Главное - понять, что то, на что вы тратите время в течение дня, продвигается, а соответственно, то, на что времени не хватает, - не двигается. Нужно хотя бы начать думать в интересующем направлении.

Когда я основал онлайн-школу и она начала активно развиваться, я был еще студентом технического вуза (МФТИ). Соответственно, мне пришлось учиться всему оперативно и, что называется в полях. Я понял, что, чтобы научиться управлять своим временем, не нужно особо ничего придумывать, так как есть гуру менеджмента, такие как, например, Друкер: просто берешь его книгу и смотришь, что он пишет. А пишет он, что нужно логировать время, анализировать в конце недели, на что вы потратили свои часы, сопоставлять план с фактом. Это сложно, рутинно, но это нужно научиться делать, причем регулярно.

Первое время у меня было множество тетрадок/листочков, где я старательно все записывал, чтобы ничего не забыть. Конечно, вскоре у меня накопился определенный опыт, теперь я могу заранее понять, что и в какой момент нужно делать, а на что время тратить не стоит. Кроме того, сейчас существует большое количество разнообразных приложений, которые помогают по максимуму использовать все 24 часа в сутках. От банальных методик скорочтения (в свое время я прошел такие курсы, что очень помогает мне изучать большие объемы литературы за ограниченный срок) до специальных трекеров сна, которые анализируют качество и время вашего сна, помогая просыпаться проще и чувствовать себя лучше. Я знаю порядка 10–20 приложений, которые освобождают по несколько секунд времени, но все вместе они дают довольно неплохой результат.

Игорь Шулинин,

директор Workki в России

Проблема планирования рабочего времени достаточно остро стоит перед каждым деловым человеком вне зависимости от занимаемой должности: будь то рядовой менеджер или CEO корпорации. Как водится, если есть проблема, то на рынке сразу появляются готовые решения. Так, сейчас можно пройти всевозможные тренинги по тайм-менеджменту, установить специальные приложения - помощники на любой гаджет и много всего еще, чтобы оптимизировать работу.

Свой выбор я остановил на самом доступном инструменте, который всегда под рукой, - ежедневнике. Чтобы не превращать этот процесс в рутину, я пользуюсь качественными увесистыми ежедневниками с приятной на ощупь бумагой и отдаю предпочтение черному роллеру в сочетании с цветными фломастерами, чтобы расставить акценты и добавить живости спискам и заметкам. Также в ежедневнике я отмечаю соблюдение ежедневных «ритуалов»: спорт, сон, чтение книг, медитация, самообразование и так далее. Каждый раз перед сном я планирую будущий день, составляя список задач в порядке приоритетности, а также оцениваю, насколько успешно я справился с предыдущими делами, а что придется нагонять.

Чтобы не держать в голове много всплывающих задач, я создаю to do list - некий черновик на отдельном листе, куда вношу новые дела, как только они появляются. Это позволяет очистить разум и снять беспокойство. Я вообще стараюсь все фиксировать, поэтому веду сразу несколько списков: в ежедневнике, на телефоне и на отдельных листах.

Еще один полезный способ планировать время и переключаться между делами - метод Pomodoro, смысл которого заключается в том, чтобы делить все задачи на 25-минутные интервалы, по истечении которых берется пятиминутный тайм-аут. Когда необходимо выполнить объемную задачу, ее можно разбить на несколько составляющих. Например, если речь идет о подготовке большого отчета, то за первые 25 минут можно составить план и собрать необходимые данные. Еще два-три «помидора» понадобятся, чтобы написать текст, и один-два - чтобы вычитать его и финально доработать. В перерывах между рабочими раундами тоже можно сделать что-то полезное, например, обсудить текущие вопросы с подчиненными или выпить кофе, дав глазам отдохнуть от монитора. Pomodoro реально помогает увеличить производительность труда.

Никита Рогозин

исполнительный директор системы контроля действий сотрудников «Стахановец»

Задач всегда больше, чем можно выполнить, поэтому не стоит забывать о принципе синхронизации случайностей из закона Мерфи: задачи поступают в случайном порядке, но чаще всего одновременно. Методы управления этой проблемой разнятся от того, является ли человек руководителем или же он выступает в роли исполнителя.

Если у руководителя есть подчиненные, то ему необходимо научиться контролю и правильному делегированию обязанностей: самостоятельно со всеми задачами не справиться. Но для того, чтобы это работало, нужно, чтобы коллектив доверял начальству и понимал, что он перекладывает на них задачи не просто так, а потому что это нужно организации. При этом не стоит забывать о контроле: фамильярные и панибратские отношения с сотрудниками могут отрицательно сказаться на их эффективности.

Если подчиненных нет, то человеку нужно научиться отказываться от задач, но так, чтобы не вызывать раздражения у руководителя. В этом случае лучшая стратегия - прозрачность и умение расставлять приоритеты. Задачу, на которую объективно не хватает времени, лучше обсудить с руководством. Во время разговора сотруднику стоит упомянуть, что сейчас перед ним стоят задачи А, Б, В, Г с определенными сроками и приоритетом, поэтому выполнить еще одну ему не хватит ни сил, ни ресурсов. Здесь будет правильно уточнить, какая из задач наиболее срочная, чтобы в первую очередь взяться за нее и попросить о переносе дедлайнов по остальным. Такой подход имеет очень большие стратегические плюсы, включая повышение: начальство увидит в сотруднике человека, который умеет планировать свою работу, оценивать приоритетность задач.