Точность – вежливость королей. Важное профессиональное качество. Происхождение выражения «точность — вежливость королей

Елена Стучилина, бизнес-тренер

Деловая переписка (как и деловой разговор) — лицо каждого серьезного бизнесмена или политика. Но хороший оратор необязательно будет хорошим писателем. Даже если бизнесмен способен с полуслова завоевать доверие конкурентов, разговорить любого партнера, если он блестяще проводит совещания и деловые беседы, то написанные документы могут быть сухими и «тусклыми». Многие люди просто часами сидят над чистым листом, не знают, с чего нужно начинать. А ведь успех сделки или приобретение союзников могут зависеть от одного слова. Деловая переписка - это набор правил и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы.

Язык деловой переписки

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише и штампов, которые помогают лаконичнее, понятнее и конкретнее выразить мысль, полностью исключить второй смысл конкретного текста. Если располагать набором готовых, проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, то подготовить документ и деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить их эмоциональной окраски, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

Для ведения деловой переписки большое значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Факты должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком факте содержится лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо дополнительных сведений для уяснения того, что написано.

Любое деловое письмо и служебный документ должны быть убедительными. Основным условием придания убедительности является доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация — вот что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.

Речевой этикет делового письма

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т. е. того, что принято называть речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке.

Деловая переписка долгое время сохраняла форму личной переписки и потому велась от первого лица. Со временем отношения между деловыми партнерами приобретали общественный характер. Поэтому форма частного письма все чаще вступала в противоречие с общественной сущностью деловых отношений. Это привело к значительным изменениям при использовании в деловой переписке словесных формул для выражения делового этикета.

Такие изменения выразились не столько в «упрощении» делового письма, т. е. в отказе от отдельных традиционных выражений словесной вежливости, сколько в их замене современными устойчивыми словосочетаниями. Сложились устойчивые формы общения, изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т. п. Рассмотрим эти формы речевого этикета подробнее. Начнем с употребления местоимений.

Информация в деловом письме настолько стандартна, что ее выражение через личное восприятие совершенно не оправданно. В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений и организаций. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не употребляется, поскольку окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа.

Выбор формы залога глагола очень важен с этической точки зрения. В качестве примера приведем такую фразу: «Вы не выполняете принятые на себя обязательства». Та же фраза, но с использованием страдательного залога, выглядит уже по-другому: «Взятые Вами обязательства не выполняются». В первом случае невыполнение обязательств вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения обязательств, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Когда необходимо выделить юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий, используется действительный залог глагола. При этом фраза, как правило, начинается с подлежащего, а сам глагол употребляется в настоящем времени, например: «Юридическая служба разъясняет...»

Страдательный залог используется в случаях, когда само действие имеет гораздо большее значение, чем его источник. Например, «Оплата гарантируется», «Письмо отправлено», «Ваша заявка получена». А также тогда, когда источник действия вполне очевиден. Например: «Сроки начала работ еще не определены».

Выбор вида глагола также имеет отношение к нормам деловой переписки. Когда необходимо подчеркнуть нежелательность или незаконность действий, которые происходят постоянно или совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола, например: «Ваши сотрудники постоянно нарушают технику безопасности». Если же нужно подчеркнуть, что действие уже совершилось, используется совершенный вид глагола, например: «Коллектив уже приступил к своей обычной работе».

Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При помощи таких слов и выражений можно, например, понизить напряженность тона изложения, что видно при сопоставлении следующих примеров: «Просим выслать программу семинара, находящуюся в Вашем филиале». Эта же фраза, но с вводным словом: «Просим выслать программу семинара, находящуюся, по-видимому, в Вашем филиале» — сразу снимает категоричность высказывания и делает его более тактичным.

Если сравнить две фразы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена», то можно сделать вывод, что вторая с точки зрения норм этикета является более предпочтительной, так как выражает большее уважение к адресату.

Насколько вводные слова снижают сухость деловой переписки и придают ей оттенок уважительности, можно видеть на примере такой фразы: «Фирма просит, если это возможно, прислать своего представителя на заседание экспертной комиссии по качеству нашей продукции».

Таким образом, использование вводных слов и предложений помогает устранить излишнюю категоричность и сухость деловой переписки, а также дает возможность внести в нее элементы не только доброжелательности и уважительности, но и деликатности в обращении с партнером, т. е. умение щадить его политическое и профессиональное самолюбие.

Особенности этикета деловой переписки

В деловой переписке наиболее распространенной формой обращения является слово «уважаемый» (или «уважаемые»). Восклицательный знак после обращения указывает на то, что письму придается особое значение, а запятая после обращения придает письму будничный характер.

Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.

В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер.

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера.

Правила деловой переписки не приемлют излишней эмоциональности в изложении. Документы и письма должны сохранять нейтральность повествования. Это позволяет сделать их более объективными. Нельзя использовать грубые выражения, демонстрировать свое неуважение или нетактичность к адресату. Также стоит избегать излишней вежливости. В деловой переписке не должно быть фраз вроде «не откажите в любезности». Лучше придерживаться сухого и строгого изложения, чем злоупотреблять вежливыми формами.

Деловая жизнь дает много поводов для изложения различного рода просьб. В таких письмах-просьбах, помимо самой просьбы, обычно излагается обоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Просьба может излагаться:

от первого лица единственного числа («Прошу...»);

от первого лица множественного числа («Просим...»);

от третьего лица единственного числа («Политическая партия «Единство» просит...»);

от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («Президент и совет директоров фирмы просят...»).

На первый взгляд, кажется, что в написании делового письма нет ничего сложного. Но часто мы заходим в тупик уже после написания первых слов “Уважаемый Иван Иванович...”. А потом еще долго пребываем в творческих муках, созерцая пустой экран монитора.

Тем не менее, существуют как гласные, т. е. официально принятые в обществе и на государственном уровне, так и негласные правила написания деловых писем.

Но прежде чем сесть за написание письма, следует провести некоторую подготовительную работу.

Во-первых, нужно точно представлять, кому будет адресовано письмо. Необходимо знать:

Точное название организации;

Должность адресата;

Фамилию, имя и отчество адресата.

Не полагайтесь на свою память или записи в старой телефонной книге, ведь они могут оказать медвежью услугу. Так, например, секретарем одного крупного предприятия была допущена ошибка в написании редкого и достаточно сложного отчества руководителя, вследствие чего оно приобрело иной, не совсем приличный смысл.

Кроме того, в наше время перемен и реформ многое меняется не только в деятельности бюджетных учреждений, но и у их контрагентов, т. е. в коммерческих организациях. В качестве примера приведем реальный случай, произошедший с менеджером одной российской транспортной компании. Ему было поручено подготовить письмо руководителю фирмы-партнера, и он, понадеявшись на свою память, в письме указал должность руководителя фирмы и ее название, не ведая, что в компании за сравнительно короткий срок произошли серьезные структурные изменения. В результате получилось, что автор письма неумышленно “понизил” руководителя в должности.

Очевидно, что такие “ляпы” не приводят к установлению надежных партнерских отношений между учреждением и организациями-контрагентами.

Поэтому обязательно позвоните в фирму и вежливо уточните всю необходимую информацию.

О чиновниках и партнерах

Особое внимание при подготовке текста делового письма должно быть уделено тому, куда оно будет направлено: в органы государственной власти (налоговая инспекция, прокуратура, органы местного самоуправления, судебные инстанции и т. п.) или поставщикам, подрядчикам, с которыми установлены или предполагается установить партнерские отношения.

Для чиновников

Письма в государственные и муниципальные органы власти любого уровня требуют более тщательной подготовки.

Такие письма должны быть написаны строго по установленной форме. Свободная форма и вольный стиль написания недопустимы, поскольку подобное письмо просто не будет принято к исполнению. Нередко официальные органы доводят до нижестоящих организаций форму писем, которую следует выдерживать при письменном к ним обращении.

Стиль письма, адресованного представителям власти и иных официальных органов, должен быть исключительно официально-деловым. При этом недопустимы никакие “вольности” вроде “с приветом”, “с дружеским приветом”, “ждем скорейшего решения данного вопроса”, “в ожидании Вашего согласия” и проч. В официальных государственных службах это будет воспринято как моветон.

Для такого стиля характерны ясность, лаконичность и точность изложения. По своей сути язык официальных документов - это своеобразный набор клише и штампов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, да и саму подготовку официального письма. Для официальной корреспонденции типичны следующие словосочетания:

принять незамедлительные меры, поставить в известность, известить в кратчайшие сроки, обеспечить надлежащее исполнение;

установить регулярный контроль за качеством продукции;

возложить ответственность за исполнение на...;

согласно приказу..., на основании устного распоряжения...;

в связи с вводом в эксплуатацию нового комплекса;

ввиду отсутствия...;

по причине несвоевременной отгрузки партии товара и т. п.

В официальном письме, прежде всего, следует стремиться к четкому и краткому изложению существа дела, соблюдая нейтральность тона. Не стремитесь проявить свою незаурядную творческую индивидуальность и демонстрировать высокий интеллектуальный уровень, используя одно придаточное предложение за другим. Строя сложноподчиненные предложения, вы рискуете растерять смысл письма.

Кроме того, если письмо предполагает наличие приложений, то не стоит ограничиваться простым указанием на их количество, например “Приложения: на 18 листах”. Все приложения к письму следует перечислить, присвоив им соответствующий порядковый номер.

Не следует экономить свои силы и время, делая ссылку на приложения! Весьма важно писать полное наименование документа так, как оно звучит в прилагаемом оригинале. Сокращения здесь также не допускаются. Напротив наименования документа следует указать количество страниц. Затем после полного перечня документов в приложении указывается общее количество страниц всех приложений.

Все эти мероприятия позволят при необходимости проконтролировать чиновников, не дать им шанса отложить ваше письмо, сославшись на какую-то неточность или отсутствие необходимого документа.

В качестве примера письма в государственные органы можно привести следующий текст:

Уважаемый Юрий Александрович!

Сообщаем, что на основании заявки в Московском комитете по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним произведена государственная регистрация договора аренды помещения по адресу: г. Москва, улица Красногвардейская, корп. 8 за № 77-01/00-02/29741 (договор аренды прилагается).

Просим Вас внести соответствующие изменения в карту постановки на учет.

Приложения: Договор аренды № 77-01/00-02/29741 на 12 страницах.

С уважением,

Директор государственного учреждения И.И. Егоров

Партнерам

Деловые письма юридическим лицам (предприятиям, компаниям и т. п.) принято писать либо от третьего лица единственного лица, например: организация сообщает, уведомляет, примет все необходимые меры… и т. д., либо от первого лица множественного числа: уведомляем Вас, пересылаем в Ваш адрес партию каталогов, направляем по Вашей просьбе.

Многие организации, стремясь создать свой узнаваемый фирменный стиль, в дополнение к государственным стандартам по оформлению документов разрабатывают свои внутренние инструкции по делопроизводству. Так, например, многие увеличивают нижнее поле документов, где пропечатывается колонтитул, что, в свою очередь, позволяет быстро найти этот документ в электронном виде. Кроме того, в последнее время получила распространение практика, когда при подготовке договоров, контрактов и соглашений оставляют большее, чем обычно, нижнее поле документа. Такая практика связана с тем, что по правилам делопроизводства каждый отдельный лист документа должен быть завизирован сторонами, подписывающими такой документ.

Деловое письмо должны сопровождать следующие реквизиты:

1. Шапка письма (наименование организации-адресата, ИНН/КПП, почтовый адрес, номера телефонов, факса, банковские реквизиты (при необходимости))

2. Дата и номер документа

3. Указание адресата (название фирмы, должность, Ф.И.О. должностного лица)

4. Заголовок к тексту письма или основной мотив его содержания

5. Обращение

6. Текст письма

7. Заключительная формула вежливости

8. Подпись (перед подписью указывается название фирмы и должность уполномоченного лица, подписавшего письмо. Если письмо было подготовлено другим сотрудником, то обязательно указывается Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя)

9. Приложение. Наличие приложения (приложений) указывается внизу письма слева. Далее сообщается о виде приложения, указываются названия приложений и количество страниц.

Ко всему вышесказанному можно добавить, что идеальное деловое письмо - это письмо, написанное на одной странице. К этому надо стремиться.

Кроме того, если в письме есть ссылка на ранее присланные/сделанные заказы, претензии, платежи, документы, спецификации и пр., то целесообразно приложить к письму копии этих документов. Тем самым вы проявите вежливость по отношению к вашему адресату, избавив его от лишних усилий. Ведь ему не нужно будет после получения такого письма поднимать архивы, искать нужный документ в делах. Исключение составляют те случаи, когда документ, письмо и т. п., на которое делается ссылка, одинаково хорошо известен двум сторонам из предыдущей переписки, проведенных телефонных переговоров и т. д. В этом случае будет излишне прилагать еще раз копию данного документа.

Итак, подведем итоги:

Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз.

Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной.

Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;
• безупречное правописание;
• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный).

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости.

Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа “Не откажите в любезности...”; “Будьте так добры...” и т.д.

Не стоит начинать письмо с местоимения “Я”, а местоимение “Вы” в деловом письме во всех падежах пишется с прописной буквы.

Наилучший вариант — когда деловое письмо содержит ответ только на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Заключительная формула вежливости зависит от официального статуса лица, к которому вы обратились.

Подпись располагается под заключительной формулой вежливости.

В западных странах очень большое внимание уделяется формальной стороне официальной деловой переписки. Отсутствие, например, традиционного комплимента в конце письма существенно меняет тональность послания и может серьезно задеть адресата. Этикет деловой переписки необходимо строго соблюдать, если вы не хотите испортить отношения с зарубежными партнерами.

Употребленное не к месту слово здесь может загубить выгодную сделку, привести к потере союзника, разрушить доверие или испортить деловой имидж.

Почти каждый из нас знает поговорку «Точность - вежливость королей». Однако не всем известно, что это всего лишь часть поговорки. Полностью это высказывание звучит так: «Точность - вежливость королей и долг всех добрых людей». Это высказывание французского короля Людовика XIV фактически послужила причиной бурного развития этикета в Европе. С тех пор в обществе пунктуальность, точность и умелое обращение со своим и чужим временем ценились очень высоко.

В современном мире, когда деловые процессы и взаимоотношения достигли пика в своем развитии и проходят на огромных скоростях, тайм-менеджмент стал одним из самых важных бизнес-навыков. Что же дает нам умение управлять своим временем? Много достаточно влиятельных людей считают, что время является самым ценным нематериальным капиталом, который всегда находиться в дефиците. В этом время очень похоже на другой ценный человеческий ресурс – здоровье. Они являются ценнейшим богатством и, в то же время, значительной проблемой. Если человек не в состоянии управлять собственным временем, то он не сможет управлять ничем и никем другим.

Недавно проведенный опрос средименеджеров транснациональных корпораций показал, что из ста менеджеров:

• Лишь один имеет достаточно времени.
• Десятерым требуется на десять процентов больше времени.
• Сорока менеджерам нужно двадцать пять процентов дополнительного времени.
• Остальным не хватает пятидесяти процентов времени.

Ценность и истинное значение времени можно понять, искренне и честно ответив на следующие вопросы:

1. Как Вы обращаетесь со своим временем?
2. Хватает ли Вам времени?
3. Что означает для Вас время?
4. Сколько времени у Вас осталось?

Прямо сейчас Вы совершили первый шаг на пути к эффективному управлению своим временем. Подумайте, какой вопрос произвел на Вас самое сильное впечатление и довольны ли Вы своими ответами.

Как часто Вы удивляетесь тому, что Ваш рабочий день прошел, а поставленные задачи так и не выполнены полностью? Чувствуете, как быстро бегут дни? Замечаете, что ничего не успеваете и дивитесь, куда это так быстро ушло время? Добавьте к этому ежедневный стресс и нагрузки и задумайтесь, не пора ли кардинально изменить эту ситуацию? Ведь стать более эффективным и работать меньше, а делать больше не такая уж и невыполнимая задача.

Полностью контролировать свое время нам мешают так называемые «Поглотители времени». Прежде чем приступить к решительной борьбе с ними, необходимо тщательно их изучить и определить, какие из «поглотителей времени» наиболее ярко проявляются лично у Вас:

1. Недостатки кооперации или разделения труда.
2. Отсутствие самодисциплины.
3. Нечеткая постановка цели.
4. Попытка слишком много сделать за один раз.
5. Чрезмерное чтение.
6. Плохое планирование трудового дня.
7. Отсутствие приоритетов в делах.
8. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
9. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
10. Скверная система информации по проблемам Вашей профессиональной деятельности.
11. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
12. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
13. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
14. Незапланированные посетители.
15. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
16. Неспособность сказать «нет».
17. Спешка, нетерпение.
18. Неполная, запоздалая информация.
19. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
20. Неумение довести дело до конца.
21. Желание знать все факты.
22. Отвлечение (шум).
23. Синдром «откладывания».
24. Затяжные совещания.
25. Чрезмерность деловых записей.
26. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
27. Излишняя коммуникабельность.
28. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь
29. Болтовня на частные темы.

Теперь, когда Вы внимательно изучили эти «поглотители времени», пора наметить план по борьбе с ними. Для удобства советуем Вам заполнить такую таблицу

• Мой «поглотитель времени»
• Причины, по которым этот «поглотитель» в моей жизни
• Что я могу сделать для устранения этого «поглотителя»

Вы наверняка заметили, что многие из вышеописанных «поглотителей времени» так или иначе связаны с правилами делового этикета и в их устранении следует не забывать о культуре делового общения.

Личная неорганизованность.

Этот «поглотитель» не только отнимает у Вас ценное время, но и ставит под удар Вашу репутацию и отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Ведь неряшливая организация рабочего места, разбросанные по столу документы и личные вещи, невозможность быстро найти нужный документ и многое другое свидетельствуют о Вашей безответственности и легкомыслии. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия. Поэтому хорошенько задумайтесь о том, как Ваши качества будут говорить окружающим о Вашем профессионализме и деловом успехе.

Отрывающие от дел телефонные звонки.

Многие бывали в такой ситуации, когда во время ответственного разговора, деловых переговоров или важных встреч внезапно раздается телефонный звонок, причем в самый неподходящий момент. Как же поступать в таких ситуациях? Неписанное правило делового этикета гласит, что во время бизнес-переговоров телефон необходимо отключать. Если же специфика Вашей работы включает ситуации, когда Вы лично общаетесь с партнером и, в то же время, Вам очень часто звонят, старайтесь придерживаться следующих советов:

1. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и только в самом крайнем случае, проведите деловую беседу по телефону, причем, предельно кратко.
2. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку, объясните звонящему, почему Вы не можете поговорить сейчас, запишите телефон звонящего и перезвоните сами, когда закончите личную беседу.
3. Извинитесь перед партнером, снимите трубку и попросите звонящего подождать у телефона, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, сколько минут придется ждать, и спросите, есть ли у звонящего такая возможность.
4. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и попросите звонящего перезвонить позже, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, через сколько времени Вы будете готовы говорить.

Наконец, стоит иметь ввиду, что деловой партнер будет чувствовать свои значимость и Ваше уважительное отношение к нему, если Вы не станете прерывать Вашу беседу телефонными разговорами.

Затяжные совещания.

Этот «поглотитель времени» является очень распространенной проблемой в современных организациях. По данным социологического опроса американские менеджеры считают, что лишь пятнадцать процентов совещаний имели действительную пользу. Зачастую современные совещания затягиваются на несколько часов, в результате чего сотрудники подвергаются сильному стрессу, конфликтуют и не могут принять конструктивное решение.

Для проведения эффективных совещаний и принятия рациональных бизнес-решений необходимо четко ставить цели, распределять роли участников, утвердить четкий регламент и стимулировать сотрудников к плодотворной совместной работе. Только тщательно спланированное и подготовленное совещание может дать необходимый результат.

Нечеткая постановка цели.

Если человек на ставит перед собой четкую цель и надеется на «авось», то вероятность успеха в любых его делах будет резко стремиться к нулю. От неорганизованности человека, который не продумывает свою цель, страдают также его партнеры – ведь они, как и человек, который не соизволил продумать цель, теряют драгоценное время. А время, как говориться, это деньги.

Длительные ожидания.

У немцев есть замечательная поговорка: «Того, кто опаздывает, наказывает жизнь». Опаздывать – значит, не уважать своих партнеров. Опаздывая, люди крадут чужое время, которое их коллеги и партнеры могли бы потратить с пользой для дела. Посягая на чужое время, мы не сможем укрепить свою репутацию и создать позитивный имидж.

Болтовня на частые темы.

Беседы о личной жизни и болтовня на такие важные темы как политика, спорт или искусство являются нормальной практикой во многих компаниях мира. Однако, чрезмерное увлечение этим занятием отнимает время как сотрудников, так и самой компании. Обсуждение вчерашнего футбольного матча может затянуться на несколько десятков минут, нарушив тем самым важные дела. Обсуждать вопросы, не связанные с работой следует во время обеденного перерыва.

Для тотального контроля над своим временем и построения моста к личным и профессиональным успехам необходимо выработать в себе личные подходы к управлению временем. Конечно, следует при этом учитывать специфику Вашей деловой среды, личные биоритмы и особенности профессиональной деятельности. Также советуем Вам обратить внимание на такие рекомендации по управлению временем:

Правила начала дня

1. Перепроверьте план дня.
2. Утром займитесь важными и сложными задачами.
3. Начинайте день с позитивным настроем.
4. Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение.
5. Начинайте работу по возможности в одно и тоже время.

Правила, касающиеся хода дня

1. Рационально завершайте начатое.
2. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
3. Фиксируйте сроки выполнения заданий.
4. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.
5. Контролируйте время и планы.
6. Резервируй для себя спокойное время (id:276 час) для важных, но не срочных дел.
7. Между серьезными делами делайте паузы.
8. Небольшие однородные задачи выполняйте сериями.
9. Избегайте незапланированных импульсивных действий.
10. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы.

Правила завершения рабочего дня

1. Составляйте план на следующий день.
2. Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль.
3. Завершайте несделанное.
4. Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня.

Обращайтесь со своим временем как со своим здоровьем. Берегите этот ценный ресурс и уважайте время Ваших коллег, друзей и партнеров. Делайте так, чтобы не время проходило мимо Вас, а Вы проходили сквозь время! И помните, что точность - вежливость королей

Точность - вежливость королей
С французского: L \"exatitude est la politesse des rois.
Приписывается французскому королю (1814-1824) Людовику XVI11 (1755-1824).
Обычно употребляется в смысле: быть точным, не опаздывать - поступать по-королевски.
Полная версия фразы имеет другое значение: Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных.
То есть король вовсе не обязан быть точным (строго придерживаться распорядка дня, соблюдать часы приема и т. д.). Его точность - это только его любезность, знак внимания к кому-то, а отнюдь не обязательный атрибут королевского статуса.
Выражение иногда встречается и в иной, менее употребительной, редакции: Аккуратность - вежливость королей.

Энциклопедический словарь крылатых слов и выражений. - М.: «Локид-Пресс» . Вадим Серов . 2003 .

Смотреть что такое "Точность - вежливость королей" в других словарях:

Точность - вежливость королей

Выражение это, цитируется иногда и по французски, L exactitude est la politesse des rois,– приписывается французскому королю Людовику XVIII. Словарь крылатых слов. Plutex. 2004 … Словарь крылатых слов и выражений

Аккуратность - вежливость королей - крыл. сл. Аккуратность (точность) вежливость королей Выражение это цитируется иногда и по французски: L exactitude est la politesse des rois , приписывается французскому королю Людовику XVIII … Универсальный дополнительный практический толковый словарь И. Мостицкого

Сущ., ж., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? точности, чему? точности, (вижу) что? точность, чем? точностью, о чём? о точности 1. Точностью называют строгое соответствие какого либо объекта, процесса, явления какой либо известной норме,… … Толковый словарь Дмитриева

Точность вежливость королей. Людовик XVIII Неточность вежливость королев. Олег Сеин Пунктуальность вежливость зануд. Ивлин Во Пунктуальность воровка времени. Журнал «Панч», 1864 г. Пунктуальность это искусство угадывать, на сколько опоздает… … Сводная энциклопедия афоризмов

Точность — вежливость королей

Происхождение выражения «точность — вежливость королей»

Высказывание Людовика приведено в письме немецкого журналиста и публициста Конрада Энгельберта Эльснера (1764 — 1828) к немецкой писательнице еврейского происхождения Рахели Левин (после крещения Фридерика Антония Фарнхаген фон Энзе (1771 — 1833). Её огромная переписка (более 6,000 страниц) была опубликована благодаря стараниям мужа — прусского дипломата Карла Фарнхагена (1875 — 1858). Письмо, в котором упоминается сентенция Людовика о точности и вежливости, было отправлено из Парижа в Берлин 8 июля 1817 года. Опубликовано было только в 1865 году в книге Briefwechsel zwischen Varnhagen von Ense und Oelsner. Но ещё раньше афоризм был приведен в «Воспоминаниях» банкира и политика Жака Лаффита, изданных в 1844 году (Band I, S. 119; Souvenirs de J. Lafitte, Paris, 1844, t. I, p. 150).

Автор