Примеры якоря в тайм менеджменте. Тайм-менеджмент — лучшие методы управления временем

15 августа в столичной гостинце «Салют» состоялось открытие VIII Международного фестиваля социальных технологий в защиту семейных ценностей «За жизнь - 2017», приуроченного к 100-летию Февральской и Октябрьской революций, событий, подорвавших веру людей в крепкие, здоровые взаимоотношения.

Участники этого крупнейшего ежегодного форума международного русскоязычного общественного движения в защиту жизни уже много лет занимаются проблемами преодоления демографического кризиса на основе возрождения идеи многодетной семьи, оказывают всестороннюю помощь беременным женщинам и семьям с детьми.

Фестиваль завершит свою работу 17 августа. А еще до его открытия, 14 августа, его участники побывали на четырехчасовом семинаре Глеба Архангельского - ведущего российского эксперта в области тайм-менеджмента (управления временем), члена Экспертного совета при Правительстве Российской Федерации, обладателя звания «Предприниматель года». Глеб руководит проектом внедрения тайм-менеджмента в крупнейших российских корпорациях и государственных органах.

Участникам фестиваля он рассказал о целеполагании, планировании и самомотивации. Первая часть семинара была посвящена теории, вторая - инструментам по эффективному управлению временем. Очень многие люди не умеют планировать свою работу и свою жизнь, жалуются, что ничего не успевают… Щедро делясь с ними своими знаниями, Глеб Архангельский объяснил, что такое стратегическая картонка и зачем ее нужно вложить в ежедневник, как его правильно вести, для чего нужно есть лягушку натощак и нарезать слона на бифштексы (лягушка - это мелкие неприятные дела, а слон - это огромные и неподъемные проблемы вроде отмены абортов), как ставить перед собой цели и пользоваться такими техниками, как «якорь», «швейцарский сыр» и «подарок» (нельзя забывать о том, что похвала и благодарность могут стать лучшей наградой, лучшим подарком для себя и для других, ведь людям очень важно, чтобы их хвалили и благодарили). По ходу дела мы узнали, что диссертация лучше пишется под струнную музыку Баха и Моцарта, что сам Глеб любит работать под музыку Вагнера и ему, отцу четверых детей, лучше всего работается не в кабинете за письменным столом, а, например, сидя на кухне.

По словам президента фестиваля Сергея Чеснокова, «эффективное использование времени - крайне важный инструмент для руководителей и сотрудников благотворительных организаций. Подавляющая часть благотворительных НКО не в состоянии платить зарплату большому штату специалистов, что приводит к сильной загруженности нескольких сотрудников. В такой ситуации умение эффективно распоряжаться временем сможет обеспечить более высокие результаты, это профилактика многих проблем, с которыми сталкивается любой руководитель».

После первой части семинара народ кинулся покупать книги Архангельского, а в конце семинара счастливые обладатели книг выстроились в очередь за автографами. Первый день фестиваля подарил защитникам жизни бур положительных эмоций и настрой на победу.

После ужина более пятисот участников фестиваля «За жизнь», приехавшие из почти трехсот городов России, ближнего и дальнего зарубежья (Беларуси, Украины, Грузии, Сербии, Литвы, Италии, Испании), обсудили предложения власть предержащим, которые призваны улучшить демографическую ситуацию в России. Все они прибыли в Москву, чтобы обсудить вопросы укрепления семейных ценностей и выработать меры, направленные на защиту человеческой жизни, укрепление демографического суверенитета и сохранение репродуктивного потенциала внутри своих стран. В рамках фестиваля пройдут презентации различных достижений участников движения. По итогам конкурсной части фестиваля победители получат награды за достижения в деле защиты жизни.

Уже в первый день фестиваля прошли дискуссии об общих целях, задачах и программе дальнейших действий в сфере защиты жизни. Представители РПЦ, деятели культуры, искусства, политики, науки и бизнеса увидят тематические выставки, оценят выступления творческих коллективов, внесут свои предложения властям, поделятся наработанным опытом. Проведено совещание окружных координаторов Общероссийского общественного движения «За жизнь!». Итогом фестиваля должно стать принятие манифеста движения «За жизнь».

В ночь с 15 на 16 августа желающие могут принять участие в ночной Божественной литургии с молитвой о прекращении абортов (часы и исповедь в 23.30 - 00.00). По окончании литургии в храме Покрова в Ясеневе (Литовский бульвар, д. 7а) желающие смогут объехать с молитвой всю Москву на автобусе. Бесплатная поездка будет длиться около девяти часов и пройдет по пятому транспортному кольцу или бетонке. Во время поездки верующие будут читать акафисты, молиться мирским чином. Для участников предусмотрено бесплатное питание в начале поездки и трапеза по прибытии в гостиницу «Салют». Молитвы верующих москвичей крайне важны, поскольку именно в столице принимаются судьбоносные для страны решения. На поездку необходимо взять благословение духовника. По вопросам участия звонить по телефону +79685032368. Фестиваль только начинается. Вход свободный! Ждём вас, друзья!

Ирина Ахундова , член Союза журналистов Москвы

Ваша конфиденциальность очень важна для нас. Мы хотим, чтобы Ваша работа в Интернет по возможности была максимально приятной и полезной, и Вы совершенно спокойно использовали широчайший спектр информации, инструментов и возможностей, которые предлагает Интернет. Личная информация Членов, собранная при регистрации (или в любое другое время) преимущественно используется для подготовки Продуктов или Услуг в соответствии с Вашими потребностями. Ваша информация не будет передана или продана третьим сторонам. Однако мы можем частично раскрывать личную информацию в особых случаях, описанных в «Согласии с рассылкой».

С какой целью собираются эти данные

Имя используется для обращения лично к вам, а ваш e-mail для отправки вам писем рассылок, новостей тренинга, полезных материалов, коммерческих предложений. Вы можете отказаться от получения писем рассылки и удалить из базы данных свои контактные данные в любой момент, кликнув на ссылку для отписки, присутствующую в каждом письме.

Как эти данные используются

На сайте используются куки (Cookies) и данные о посетителях сервиса Google Analytics. При помощи этих данных собирается информация о действиях посетителей на сайте с целью улучшения его содержания, улучшения функциональных возможностей сайта и, как следствие, создания качественного контента и сервисов для посетителей. Вы можете в любой момент изменить настройки своего браузера так, чтобы браузер блокировал все файлы cookie или оповещал об отправке этих файлов. Учтите при этом, что некоторые функции и сервисы не смогут работать должным образом.

Как эти данные защищаются

Для защиты Вашей личной информации мы используем разнообразные административные, управленческие и технические меры безопасности. Наша Компания придерживается различных международных стандартов контроля, направленных на операции с личной информацией, которые включают определенные меры контроля по защите информации, собранной в Интернет. Наших сотрудников обучают понимать и выполнять эти меры контроля, они ознакомлены с нашим Уведомлением о конфиденциальности, нормами и инструкциями. Тем не менее, несмотря на то, что мы стремимся обезопасить Вашу личную информацию, Вы тоже должны принимать меры, чтобы защитить ее. Мы настоятельно рекомендуем Вам принимать все возможные меры предосторожности во время пребывания в Интернете. Организованные нами услуги и веб-сайты предусматривают меры по защите от утечки, несанкционированного использования и изменения информации, которую мы контролируем. Несмотря на то, что мы делаем все возможное, чтобы обеспечить целостность и безопасность своей сети и систем, мы не можем гарантировать, что наши меры безопасности предотвратят незаконный доступ к этой информации хакеров сторонних организаций.

В случае изменения данной политики конфиденциальности вы сможете прочитать об этих изменениях на этой странице или, в особых случаях, получить уведомление на свой e-mail.

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.

Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

«Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» Питер Друкер

Перфекционизм
Прокрастинация
Недостаток знаний
Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем. Пройдите

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами :

Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем?

6 лучших методов тайм-менеджмента:

Принцип Парето
Матрица Эйзенхауэра
Интеллект-карты или Mind maps
Пирамида Франклина
Метод АБВГД
Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

Эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации:
за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование:
управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм:
генерация новых идей, творчество;
коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений:
четкое видение всех «за» и «против»;
более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello - это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote - веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

Одним из важнейших критериев успешности является умение использовать свое время с высочайшей эффективностью и отдачей, так что в этой статье мы расскажем вам об инструменте, который считается одним из самых результативных, а именно — .

«Амебой, а не Человеком, можно назвать того, кто неосмысленно и безответственно плывет по течению, реагируя на внешние воздействия, но не применяя свою свободу к построению своей жизни и не беря ответственность за то, что с его жизнью и его временем происходит».

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Что может быть важнее, чем собственное время? Какой ресурс обладает такой же ценностью? Время — это источник безграничных возможностей, способность к реализации которых, всегда зависит исключительно от ваших действий.

Предположим, вы приобрели некий материальный ресурс, к примеру, акции какой-нибудь очень известной и надежной компании. Вы, безусловно, дорого за них заплатили. И дабы не остаться в дураках и одномоментно не потерять ценные бумаги, вам придется научиться правилам и тонкостям биржевого рынка, или воспользоваться услугами профессиональных брокеров, которые обучат вас в более краткие строки. Так же и со временем.

Так уж случилось, что вы получили жизнь, и вместе с этим, самый ценный ресурс на планете — время.

Абсолютно неэквивалентный в любом материальном отношении резерв, который вам достался даром, без каких либо усилий. Так что же может быть более разумным и оправданным чем желание использовать этот бесценный ресурс максимально эффективно?

В этой статье вы найдете информацию об одной из самых успешных стратегий по управлению временем, которая была представлена в трудах Глеба Архангельского.

Глеб Архангельский заслуженно считается одним из лучших экспертов по тайм-менеджменту в Европе. Он является математиком и автором множества книг о действенном управлении времени.

Методика тайм-менеджмента от Глеба Архангельского проверена многолетней практикой и объективно считается одним из лучших инструментов, который способен кардинально поменять жизнь каждого. Эта методика позволит вам выжать максимум из каждого дня. Не стоит забывать, что умение управлять временем — это навык, а значит, ему можно обучиться. В этом умении нет ничего сверхъестественного, только набор практических, проверенных рекомендаций, пошаговых действий, структурных сочетаний, которые представлены во второй книге Глеба Архангельского «Тайм Драйв». Об этом, безусловно, полезном для каждого, произведении и пойдет речь далее в данной статье.

Книга написана легким для читателя языком, четко и грамотно структурирована и состоит из глав, каждая из которых, предлагает вам обоснование потребности принятия важного шага на пути к успеху, рекомендуемых вам автором. В конце каждой главы содержится весьма конкретная рекомендация, которая позволит с легкостью выполнять задания шаг за шагом.

1. Отдых

Важнейшим аспектом, отвечающим за вашу работоспособность, является правильно организованный отдых. Ни для кого не секрет, что беспрерывная длительная умственная или физическая нагрузка приводит к снижению концентрации, а значит и работоспособности. Отдыхать так же жизненно необходимо, как и работать. Это взаимодополняющие факторы вам дается ценный совет, который призван упорядочить ваш отдых и сделать его более результативным.

Первой существенной деталью, является выбор времени для отдыха.

Автор предлагает отдыхать ритмично, используя конкретные временные интервалы. Спланировать отдых так же важно, как и рабочий процесс. Эффективнее всего будет устраивать пятиминутный отдых через каждые час-полтора работы. Попытайтесь организовать свое время таким образом, чтобы иметь возможность отдыхать по выше приведённому принципу.

Второй важной деталью, является то, каким образом вы используете эти минуты отдыха.

Очень важно как именно вы отвлекаетесь от работы. Многими учеными из различных стран и ведомств, было доказано, что лучшим отдыхом считается максимальная отвлеченность от рабочего процесса. К примеру, лучшим вариантом может стать небольшая разминка на улице или в другой части офиса. Чем кардинальнее перемена обстановки — тем лучше.

Третьей существенной деталью, является правильный режим сна.

Наш организм во время сна использует перемену циклов — быструю и медленную. Продолжительность цикла у разных людей может варьироваться от часа до двух. Таким образом, эффективнее всего будет сон, продолжительность которого будет кратна длине цикла. То есть, если ваш цикл сна составляет около полутора часов, то гораздо продуктивней будет спать семь с половиной часов чем восемь полных. Проведите личные наблюдения над своим сном, определите длительность вашего цикла и попытайтесь построить свой отдых правильным образом.

2. Мотивационный аспект

Каждый человек, порой ощущает жесткую потребность в мотивационном ресурсе, будь то вещи, определенное душевное состоянии, эмоциональный настрой, которые должны подстегивать, располагать к выполнению различного рода задач . Тайм-менеджмент Глеба Архангельского , предлагает использовать так называемые “якоря” — зацепки, которые привяжутся к вашему сознанию и будут ассоциироваться с выполнением задач конкретной направленности.

Самым распространенным “якорем” является, как ни странно, музыка.

К примеру, когда вам нужно настроиться на отдых, вы можете слушать легкую, ненавязчивую музыку и пить черный чай. Когда же вам стоит настроить себя на жесткую, энергозатратную работу, возможно больше подойдет тяжелый рок и чашка крепкого черного кофе. Не привязывайтесь к этим ассоциациям, это всего лишь пример. У каждого из вас якоря могут быть свои. Важно не использовать “якоря”, которые привязаны к конкретным задачам при выполнении работы другой направленности. К примеру, если для настроя на продуктивный труд, вы предпочитаете выпивать чашечку крепкого чая, то не стоит этого делать в момент, когда вы собрались, как следует отдохнуть. Таким образом, вы попросту расфокусируете свой “якорь” и он будет менее эффективен.

“Руководитель случайно услышал, как его секретарь по телефону жалуется подруге на жизнь: «Собираюсь увольняться… Зарплата и прочее - все устраивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу работать…» Руководитель, будучи человеком структурным и системным, вписал в график ежедневных рутинных задач - «Похвалить секретаршу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате получил высокомотивированного и преданного сотрудника.”

Архангельский Г.А. «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать»

Вторым важным действием будет поедание “лягушек”.

Да, именно “лягушек”. В тайм-драйве Глеба Архангельского , под поеданием “лягушек”, подразумевается выполнение мелких, но не самых приятных задач. К примеру, позвонить надоедливому клиенту или, наконец-то, потребовать прибавки у начальства. Зачастую, время решения данных вопросов составляет около пяти или десяти минут, но так как люди обычно откладывают такие дела неделями, они со временем накапливаются и перерастают в значительные проблемы. Согласитесь, зачем тратить несколько часов на решение вопроса, если можно своевременно его уладить за пять минут.

Автор рекомендует вам съедать “лягушку” по утрам, ведь таким образом решив неприятную мелкокалиберную задачу в самом начале дня, вы избавитесь от навязчивой и неприятной мысли её постоянного присутствия в вашем графике.

Третьим важным действием будет инженерный проект — “слон”.

Более крупные, глобальные, или масштабные задачи, которые требуют значительных затрат ресурсов времени и сил, тайм-менеджмент от Глеба Архангельского предлагает разбивать на более мелкие, но с четким выделенным периодом их решения. Автор называет глобальное дело, будь то актерская работа или инженерный проект — “слонами”. “Слона” нельзя скушать одномоментно, вы как минимум подавитесь. Но слона можно разбить на определенное количество бифштексов, разделаться с которыми, будет намного проще.

3. Целеобразование

“Страшно привязывать цели к срокам. Приходится честно и реалистично смотреть на свою жизнь. И сталкиваться с неприятными истинами. Страшно брать на себя ответственность. А вдруг не получится, а вдруг не смогу… Гораздо приятнее тешить себя мечтами о лучшей жизни, чем честно и ясно прописать — чего я хочу и собираюсь добиться. И честно признаться, что не достиг — если, конечно, не достигнешь.”

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Основополагающим аспектом, который формирует успешного человека, является умение четко формулировать цели и задачи. Правильное планирование рабочего дня и направленность ваших действий зависит от конечной цели, к которой должно привести систематическое выполнение определенных задач.

Представьте, что вы — это юридическое лицо. Да, именно юридическое, а не физическое. Представьте себя в роли какого-нибудь ЗАО “Иванов Иван Иванович”. Какие цели будут у данного предприятия? Какую стратегию развития ему следует выбрать? Какой коллектив ему нужен для достижения желаемого результата? Какой должна быть прибыль и оборот данной компании? Так же, как и на рынке, у вас не может быть одного, самого правильного или единственно верного варианта поведения. Существует множество способов достичь определенных целей.

Понимание верного варианта решения приходит с опытом. Но что у вас точно должно быть с самого начала, так это четкое понимание вектора движения. Ни одно хорошо налаженное предприятие не работает хаотично. Любая деятельность должна приводить к достижению цели.

Наводится понятие “родной цели”, то есть цели, которая вам по-настоящему близка. Определить такую цель, зачастую достаточно сложно, так как для этого необходимо некоторое время для осознания. К примеру, вам кажется, что лучшей целью в данную неделю будет покупка высококачественного классического костюма от известного кутюрье. Но будет ли это вашей “родной целью” – не вполне ясно. Возможно такому выбору способствует хорошая рекламная кампания, или просто красивый внешний вид. “Родная цель” должна быть вам действительно необходима. Она должна быть тем, в чём вы ощущаете потребность.

4. Организация рабочего времени

Одной из важнейших сторон , является правильный распорядок рабочего дня. Автор предлагает вам начать планирование дня утром или же наоборот вечером.

Положительным аспектом планирования рабочего дня вечером, станет некое переключение на отдых, при том, что следующий день начинается с четкого понимания рабочего процесса.

Утреннее планирование хорошо повлияет на уточнение некоторых задач, которые необходимо выполнить, а также для прояснения плавающих и нестабильных нюансов, которые не всегда могут зависеть от ваших решений. Полезнейшей рекомендацией от автора при планировании рабочего дня, является ведение личного ежедневника. Эта маленькая записная книжка, очень наглядно может продемонстрировать вам, насколько разумно и эффективно вы используете свой важнейший ресурс — время.

Тайм-менеджмент от Глеба Архангельского предлагает вам особый, разработанный автором метод ведения ежедневника. Общий алгоритм ведения дня предусматривает классификацию дневных задач, исходя из временных рамок. Жесткие встречи должны быть выполнены в конкретное время, тогда как гибкие встречи вы можете решать на протяжении дня, в любой удобный для вас момент.

Книга «Тайм-драйв» Глеба Архангельского является одним из лучших инструментов планирования собственного времени на отечественном и мировом рынке. В этой статье мы дали вам краткое описание некоторых глав и постулатов, описанных в книге. Попробуйте придерживаться всех принципов, и вы увидите, что управление временем отнюдь не фантастическая задача, а реальность.

Забрасываем якорь
Метод помидора
Метод швейцарского сыра
Едим лягушек
Бифштекс из слонов
Метод резиновой уточки

«Провести время! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» убеждал Алису Безумный Шляпник, даже не подозревая, что сегодня его наверняка бы засмеяли авторы многочисленных методик и правил по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности.

Сегодня как никогда модно быть организованным и мобильным: книгами по планированию рабочего дня забиты все магазины, а в интернете на каждом шагу попадается реклама семинаров по управлению временем и мультитаскингу, которые из каждого раздолбая обещают сделать приличного человека, способного справляться с пятью делами одновременно. Тех, кто требует от тайм-менеджмента чуда и мгновенною превращения в «успешную личность», ожидает разочарование: гуру модного движения вряд ли откроют кому-то Америку, а советы в духе «заранее рассчитывайте дневную нагрузку» помогут настоящему прокрастинатору не больше, чем аскорбинка - туберкулезному больному.

Универсальной и при этом супердейственной методики управления временем просто не существует, но ничто не мешает попробовать в применении разные методы и правила тайм-менеджмента и собрать по кусочкам свою собственную технологию. Наполеона из вас она вряд ли сделает, зато наверняка поможет минимизировать потерю рабочего времени . Итак, основные методы и правила тайм-менеджмента:

Забрасываем якорь

Не спешите доставать из шкафа тельняшку и белые клеши: якорем в тайм-менеджменте называют любую материальную привязку (звук, цвет, вкус, действие), настраивающую на выполнение определенной задачи. Кто-то привык проверять почту за чашкой кофе, кто-то делает отчеты под саундтреки ко второй части «Терминатора», а не задумывающиеся о вреде курения товарищи обдумывают важные дела после сигаретки-другой. Самый доступный и безопасный для легких якорь, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых, - музыка. Попробуйте составить плейлисты для разных обстоятельств, только не зацикливайтесь на книжных шаблонах типа «классическая музыка для интеллектуальной работы», «тяжелый рок перед жесткими переговорами». Якорь, как правило тайм-менеджмента - штука индивидуальная: некоторым и под Эминема думается отлично.

Метод помидора

Об этом методе тайм-менеджмента мы уже говорили в одной из статей, его итальянец Франческо Чирилло придумал еще в конце 1980-х, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Если бы изобретатели кухонной утвари были действительно изобретательными, то, возможно, мы имели бы дело с техникой сельдерея или даже артишоковой терапией. А так всего лишь метод помидора , основанный на исследованиях психологов, считающих, что человек может концентрироваться на чем-то максимум 25 минут. Это и есть один помидор непрерывной работы, после которого 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров вы заслужили право на 15-минутньй long break. В общем, до боли похоже на школьную систему уроков и перемен. Ради большей аутентичности можно заказать тот самый таймер на eBay.

Метод швейцарского сыра

Если якорь заброшен, но увяз в трясине ежедневных дел и тащит вас за собой, на помощь приходят гастрономические метафоры. Сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дырки на поверхности Эмменталя. Скучная презентация? Для начала найдите иллюстрации, выберите шрифт, затем сделайте пару интересных вам слайдов - и очень скоро в сыре будет столько дырок, что доесть его будет совсем легко.

Едим лягушек

Для применения этого метода тайм-менеджмента необязательно быть французом и откупоривать бутылку сухого белого (хотя с ним наверняка будет веселее). «Лягушка» на сленге тайм-менеджеров - мелкое, но неприятное дело, к которому не хочется подходить. Оно постоянно откладывается, грозя перерасти во что- то более серьезное. Написание неприятного письма, телефонный звонок, уборка в ящиках стола - все это и есть противные скользкие лягушки, громко квакающие в вашем пруду. И их надо есть! Каждый день по штучке. Согласитесь, это не то удовольствие, которое стоит растягивать, поэтому не нужно долго сидеть над «блюдом» - лучше съешьте с самого утра и без лишних предварительных размышлений. А вечером можно и бокал вина.

Бифштекс из слонов

Кроме неприятных мелочей есть и действительно важные, крупные задачи (выучить язык английский язык , получить права, сделать ремонт). Отпугивают они именно своей масштабностью: непонятно, с чего начать и хватит ли сил на все. Такого слона лучше всего разделать на небольшие бифштексы и есть по частям, чтобы каждый кусок не вызывал дискомфорта и поглощался с аппетитом. Прежде чем приступить к приготовлению блюда, нужно убедиться, что все кухонные принадлежности и специи находятся под рукой: на рабочем столе должно быть только то, что относится к решаемой сейчас задаче. При этом желательно как можно конкретнее ее формулировать: не «выучить грамматику за эту неделю», а «выучить правила употребления инфинитивов». Новая неделя - новый бифштекс. Так постепенно даже самый большой слон будет съеден. Главное - не ждать, пока он испортится, и не думать постоянно о его размерах. А аппетит, как известно, приходит во время еды.

Метод резиновой уточки

Если приведенные технологии так и не помогли вам справиться с особенно заковыристой задачей, можно обратиться к излюбленному способу программистов - делегированию ее мысленному помощнику. Проше говоря, достаньте где-нибудь резиновую уточку для ванной, поставьте на стол и предупредите, что сейчас вы немного с ней поработаете. Если она не против, объясните ей суть вопроса, максимально просто и подробно. Считается, что верная формулировка проблемы содержит половину решения. На одном из этапов объяснения вы наверняка поймете, что пошло не так, а утка будет счастлива от того, что помогла вашей работе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .